Aanmeldingen, wachtlijsten en afmeldregels voor trainingen instellen

Bepaal hoe trainingboekingen, wachtlijsten, afmeldingen en vervangende lesdagen worden verwerkt.

Geschreven door Martijn

Bepaal welke trainingboekingen eerst moeten worden goedgekeurd, of klanten zich bij een volle klas op de wachtlijst kunnen aanmelden en wat klanten in het klantenportaal zelf mogen doen bij een afmelding of geannuleerde les.

Wat heb je nodig?

• De module Trainingen & privélessen moet actief zijn.

• Je hebt toegang tot Instellingen nodig.

• Iedere instellingenpagina moet afzonderlijk met Opslaan worden bewaard.

Bepalen welke boekingen eerst moeten worden goedgekeurd

1. Klik op Instellingen.

2. Ga naar Trainingen & privélessen.

3. Open Boekingen.

4. Kies Goedkeuring boekingen.

5. Bepaal per boekingstype of de boeking als concept moet worden toegevoegd:

   • groepsles;

   • inlooples;

   • privéles;

   • keuze-inlooples;

   • strippenkaart;

   • abonnement.

6. Gebruik de kolom Klant voor boekingen die klanten zelf maken.

7. Gebruik de kolom Beheerder voor boekingen die intern worden toegevoegd.

8. Klik op Opslaan.

Wanneer een vakje is aangevinkt, wordt een nieuwe boeking van dat type als concept opgeslagen. De boeking moet dan eerst worden gecontroleerd en goedgekeurd. Zonder vinkje wordt de boeking niet vanwege deze instelling als concept aangemaakt.

Wachtlijsten instellen

1. Blijf onder Boekingen.

2. Open Wachtlijst.

3. Kies voor welke volle lessen klanten toch een boeking mogen maken:

   • groepslessen;

   • inlooplessen;

   • keuze-inlooplessen.

4. Klik op Opslaan.

Wanneer een gekozen les vol is, wordt de nieuwe inschrijving als wachtlijstboeking geregistreerd. Een wachtlijstboeking is nog geen gewone bevestigde deelname. Controleer en verwerk de wachtlijst wanneer een plaats vrijkomt als de automatische opvolging niet is ingeschakeld.

Voor privélessen staat op deze pagina geen aparte wachtlijstinstelling.

Automatische wachtlijst-opvolging instellen

Deze automatisering is beschikbaar in het Business-abonnement. De gewone wachtlijst voor het gewenste klastype moet eerst zijn ingeschakeld.

1. Blijf onder Instellingen > Trainingen & privélessen > Boekingen > Wachtlijst.

2. Zet Automatische wachtlijst-opvolging aan.

3. Vul bij Hoeveel uur blijft een aanbod geldig voordat de plek naar de volgende op de wachtlijst gaat? een waarde van 1 tot en met 336 in. De standaardwaarde is 48 uur.

4. Klik op Opslaan.

Zodra er een plek vrijkomt, ontvangt de eerste geschikte klant op de wachtlijst een e-mail met een bevestigingslink. Bevestigt de klant op tijd, dan verlaat de boeking de wachtlijst. Staat er nog een bedrag open, dan toont de bevestigingspagina ook Direct betalen.

Verloopt het aanbod zonder bevestiging, dan kan de volgende klant op de wachtlijst een aanbod krijgen. Is de plek ondertussen handmatig gevuld, dan kan het eerdere aanbod niet meer worden geaccepteerd.

De wachtlijst via de vernieuwde klaspagina beheren

Gebruik deze route wanneer de beta Vernieuwde klas/les-pagina actief is en je de hondenschool mag wijzigen.

Een boeking op de wachtlijst zetten

1. Open Planning > Klassen.

2. Open de gewenste klas.

3. Zoek de deelnemer onder Deelnemers, of selecteer eerst de lesdag waarop de deelnemer staat.

4. Open bij de deelnemer Acties.

5. Kies Op wachtlijst zetten.

6. Wacht op Opgeslagen en controleer of de boeking onder Wachtlijst staat.

Deze actie is alleen beschikbaar wanneer de wachtlijst voor het klastype is ingeschakeld. De gekoppelde boeking en factuurplanning worden bijgewerkt.

Een boeking handmatig van de wachtlijst halen

1. Open op dezelfde klaspagina Wachtlijst.

2. Zoek de juiste klant en controleer de positie en eventuele aanbodstatus.

3. Open Acties.

4. Kies Van wachtlijst halen.

5. Wacht op Opgeslagen en controleer of de boeking onder Deelnemers staat.

6. Open de volledige boeking en controleer de lessen en factuur.

7. Informeer de klant zelf dat er plek is.

Handmatig van de wachtlijst halen verstuurt geen automatische klantmail. Een nog openstaand automatisch wachtlijstaanbod voor dezelfde boeking wordt gesloten, zodat die plek niet dubbel gereserveerd blijft.

De zichtbare boekingsperiode instellen

1. Open onder Trainingen & privélessen het onderdeel Aan- en afmelding.

2. Kies Registratie.

3. Vul bij Trainingen in het verleden weergeven in hoeveel maanden terug trainingen beschikbaar blijven. Je kunt maximaal vier maanden instellen.

4. Vul bij Trainingen in de toekomst weergeven in hoeveel maanden vooruit lessen beschikbaar zijn. De standaardwaarde is twee maanden.

5. Vul bij Aanvullen van lesdagen in de toekomst het minimale aantal dagen tussen vandaag en een te kiezen vervangende lesdag in.

6. Klik op Opslaan.

Deze instellingen beïnvloeden welke lesdagen in boekingsschermen en het klantenportaal beschikbaar worden gemaakt. Een grote periode kan ervoor zorgen dat de pagina langer moet laden.

Afmelden via het klantenportaal instellen

1. Open onder Aan- en afmelding het onderdeel Afmelden.

2. Stel de gewenste opties in:

   • Afmelden voor klanten uitschakelen verbergt de afmeldknop.

   • Her-aanmelden na afmelding blokkeren verbergt de knop waarmee een klant zichzelf opnieuw aanmeldt.

   • Automatisch trainers informeren bij afmelding klant stuurt gekoppelde trainers een e-mail wanneer een klant zich afmeldt.

   • Klant informeren bij weer aanmelden stuurt de klant een e-mail wanneer een medewerker op de vernieuwde klaspagina Weer aanmelden gebruikt voor een afmelding of no-show.

   • Nieuwe lesdag kiezen na afmelding maakt het mogelijk om na een afmelding een andere beschikbare inlooplesdag te kiezen.

   • Zelf herboeken na afmelding laat de klant dit zelf in het klantenportaal doen.

3. Vul bij Hoeveel uur voor de les, mag een klant zich afmelden? de gewenste deadline in.

4. Klik op Opslaan.

Let vooral op de eerste twee opties. Een aangevinkt vakje schakelt daar juist een mogelijkheid voor de klant uit.

De klantmail bij Weer aanmelden gebruikt de template Klant inlichten weer aangemeld onder Instellingen > Systeem > E-mail > E-mail templates. De actie herstelt eerst de deelname. Zonder e-mailadres of beschikbaar e-mailonderdeel kan de deelname dus wel actief zijn terwijl geen klantmail is verzonden.

No-showmeldingen instellen

1. Blijf onder Aan- en afmelding > Afmelden.

2. Ga naar No-show meldingen.

3. Zet Klant informeren bij no-show aan als de klant een e-mail moet ontvangen.

4. Zet Trainer informeren bij no-show aan als gekoppelde trainers een e-mail moeten ontvangen.

5. Klik op Opslaan.

De melding wordt verstuurd wanneer een medewerker een deelnemer in de klas of les als no-show markeert. De klant krijgt daarbij te zien dat de les in rekening wordt gebracht. De trainer ontvangt de gegevens die nodig zijn om de betreffende deelnemer en klant te herkennen.

Voor deze e-mails moet het e-mailonderdeel in jullie abonnement actief zijn. De instellingen werken niet met terugwerkende kracht. Een gewone afmelding of afwezigheidsregistratie verstuurt deze no-showmails niet.

Herplannen na een geannuleerde les instellen

1. Open onder Aan- en afmelding het onderdeel Annuleren.

2. Zet Zelf herplannen na annulering inlooples aan.

3. Klik op Opslaan.

De klant kan bij een geannuleerde inlooples dan een beschikbare vervangende lesdag kiezen. Hiervoor moet het verplaatsen van deelnemers binnen jullie abonnement beschikbaar zijn en moet er een geschikte alternatieve lesdag bestaan.

Een klant mailen wanneer een geannuleerde aanmelding weer actief wordt

Gebruik deze instelling wanneer een medewerker een geannuleerde trainingsaanmelding kan herstellen en de klant daarvan automatisch bericht moet krijgen.

1. Open Instellingen > Trainingen & privélessen > Aan- en afmelding.

2. Kies Annuleren.

3. Zet Klant informeren als een annulering ongedaan wordt gemaakt aan.

4. Klik op Opslaan.

Aniday verstuurt de e-mail zodra een medewerker de annulering van een trainingsaanmelding ongedaan maakt. Hiervoor moeten het e-mailonderdeel en een bruikbaar e-mailadres van de klant beschikbaar zijn. De instelling werkt niet met terugwerkende kracht.

De inhoud pas je aan via Instellingen > Systeem > E-mail > E-mail templates > Annulering ongedaan gemaakt.

Wat is het resultaat?

Nieuwe trainingboekingen volgen voortaan de gekozen regels:

• geselecteerde boekingstypen komen eerst als concept binnen;

• klanten kunnen zich bij geselecteerde volle lessen op de wachtlijst aanmelden;

• bij automatische opvolging krijgt de eerste geschikte wachtlijstboeking een tijdelijk aanbod per e-mail;

• het klantenportaal toont of verbergt de ingestelde afmeld- en heraanmeldmogelijkheden;

• klanten kunnen waar toegestaan een vervangende lesdag kiezen;

• klanten en trainers ontvangen de gekozen melding wanneer een deelnemer als no-show wordt gemarkeerd;

• klanten ontvangen de gekozen melding wanneer een medewerker een afmelding of no-show via Weer aanmelden herstelt;

• klanten ontvangen de ingestelde herstelmail wanneer een medewerker een geannuleerde trainingsaanmelding weer actief maakt.

De instellingen veranderen de bestaande status van oudere boekingen niet automatisch.

Problemen oplossen

Een boeking blijft als concept binnenkomen

Controleer bij Goedkeuring boekingen het juiste boekingstype en de juiste kolom, Klant of Beheerder.

Een klant kan een volle les niet boeken

Controleer bij Wachtlijst of de optie voor het betreffende lestype aanstaat.

Een automatisch wachtlijstaanbod wordt niet verstuurd

Controleer of:

• het Business-abonnement actief is;

• de gewone wachtlijst voor het klastype aanstaat;

• Automatische wachtlijst-opvolging is ingeschakeld en opgeslagen;

• er werkelijk een plaats beschikbaar is;

• de eerste wachtlijstklant een bruikbaar e-mailadres heeft;

• er niet al een geldig aanbod voor dezelfde plaats openstaat.

De knop Afmelden ontbreekt

Controleer:

• of Afmelden voor klanten uitschakelen uitstaat;

• of de ingestelde afmelddeadline nog niet is verstreken;

• of de boeking bevestigd is en niet op de wachtlijst staat;

• of de boeking of les niet is geannuleerd;

• of de factuur niet is gecrediteerd.

De klant kan zich niet opnieuw aanmelden

Controleer of Her-aanmelden na afmelding blokkeren uitstaat. Opnieuw aanmelden kan ook worden verhinderd wanneer de les vol is, al is begonnen of wanneer bij een strippenkaart geen tegoed meer beschikbaar is.

De klant kan na annulering geen nieuwe lesdag kiezen

Controleer of:

• Zelf herplannen na annulering inlooples aanstaat;

• er een beschikbare alternatieve lesdag bestaat;

• de boeking bevestigd is;

• de boeking niet op de wachtlijst staat;

• de factuur niet is gecrediteerd;

• de benodigde abonnementsfunctie beschikbaar is.

Een no-showmail wordt niet verstuurd

Controleer of:

• de juiste optie onder No-show meldingen aanstaat en is opgeslagen;

• de deelnemer daadwerkelijk als no-show is gemarkeerd en niet alleen als afwezig;

• het e-mailonderdeel in jullie abonnement actief is;

• de klant of gekoppelde trainer een bruikbaar e-mailadres heeft.

De klant ontvangt geen mail na het herstellen van een annulering

Controleer of:

• Klant informeren als een annulering ongedaan wordt gemaakt aanstaat en is opgeslagen;

• het om een geannuleerde trainingsaanmelding gaat die daarna door een medewerker is hersteld;

• het e-mailonderdeel in jullie abonnement actief is;

• de klant een bruikbaar e-mailadres heeft;

• de template Annulering ongedaan gemaakt een correcte inhoud heeft.