Aanmeldingen, wachtlijsten en afmeldregels voor trainingen instellen

Bepaal hoe trainingboekingen, wachtlijsten, afmeldingen en vervangende lesdagen worden verwerkt.

Geschreven door Martijn

Bepaal welke trainingboekingen eerst moeten worden goedgekeurd, of klanten zich bij een volle klas op de wachtlijst kunnen aanmelden en wat klanten in het klantenportaal zelf mogen doen bij een afmelding of geannuleerde les.

Wat heb je nodig?

• De module Trainingen & privélessen moet actief zijn.
• Je hebt toegang tot Instellingen nodig.
• Iedere instellingenpagina moet afzonderlijk met Opslaan worden bewaard.

Bepalen welke boekingen eerst moeten worden goedgekeurd

1. Klik op Instellingen.
2. Ga naar Trainingen & privélessen.
3. Open Boekingen.
4. Kies Goedkeuring boekingen.
5. Bepaal per boekingstype of de boeking als concept moet worden toegevoegd:
   • groepsles;
   • inlooples;
   • privéles;
   • keuze-inlooples;
   • strippenkaart;
   • abonnement.
6. Gebruik de kolom Klant voor boekingen die klanten zelf maken.
7. Gebruik de kolom Beheerder voor boekingen die intern worden toegevoegd.
8. Klik op Opslaan.

Wanneer een vakje is aangevinkt, wordt een nieuwe boeking van dat type als concept opgeslagen. De boeking moet dan eerst worden gecontroleerd en goedgekeurd. Zonder vinkje wordt de boeking niet vanwege deze instelling als concept aangemaakt.

Wachtlijsten instellen

1. Blijf onder Boekingen.
2. Open Wachtlijst.
3. Kies voor welke volle lessen klanten toch een boeking mogen maken:
   • groepslessen;
   • inlooplessen;
   • keuze-inlooplessen.
4. Klik op Opslaan.

Wanneer een gekozen les vol is, wordt de nieuwe inschrijving als wachtlijstboeking geregistreerd. Een wachtlijstboeking is nog geen gewone bevestigde deelname. Controleer en verwerk de wachtlijst wanneer een plaats vrijkomt.

Voor privélessen staat op deze pagina geen aparte wachtlijstinstelling.

De zichtbare boekingsperiode instellen

1. Open onder Trainingen & privélessen het onderdeel Aan- en afmelding.
2. Kies Registratie.
3. Vul bij Trainingen in het verleden weergeven in hoeveel maanden terug trainingen beschikbaar blijven. Je kunt maximaal vier maanden instellen.
4. Vul bij Trainingen in de toekomst weergeven in hoeveel maanden vooruit lessen beschikbaar zijn. De standaardwaarde is twee maanden.
5. Vul bij Aanvullen van lesdagen in de toekomst het minimale aantal dagen tussen vandaag en een te kiezen vervangende lesdag in.
6. Klik op Opslaan.

Deze instellingen beïnvloeden welke lesdagen in boekingsschermen en het klantenportaal beschikbaar worden gemaakt. Een grote periode kan ervoor zorgen dat de pagina langer moet laden.

Afmelden via het klantenportaal instellen

1. Open onder Aan- en afmelding het onderdeel Afmelden.
2. Stel de gewenste opties in:
   • Afmelden voor klanten uitschakelen verbergt de afmeldknop.
   • Her-aanmelden na afmelding blokkeren verbergt de knop waarmee een klant zichzelf opnieuw aanmeldt.
   • Automatisch trainers informeren bij afmelding klant stuurt gekoppelde trainers een e-mail wanneer een klant zich afmeldt.
   • Nieuwe lesdag kiezen na afmelding maakt het mogelijk om na een afmelding een andere beschikbare inlooplesdag te kiezen.
   • Zelf herboeken na afmelding laat de klant dit zelf in het klantenportaal doen.
3. Vul bij Hoeveel uur voor de les, mag een klant zich afmelden? de gewenste deadline in.
4. Klik op Opslaan.

Let vooral op de eerste twee opties. Een aangevinkt vakje schakelt daar juist een mogelijkheid voor de klant uit.

Herplannen na een geannuleerde les instellen

1. Open onder Aan- en afmelding het onderdeel Annuleren.
2. Zet Zelf herplannen na annulering inlooples aan.
3. Klik op Opslaan.

De klant kan bij een geannuleerde inlooples dan een beschikbare vervangende lesdag kiezen. Hiervoor moet het verplaatsen van deelnemers binnen jullie abonnement beschikbaar zijn en moet er een geschikte alternatieve lesdag bestaan.

Wat is het resultaat?

Nieuwe trainingboekingen volgen voortaan de gekozen regels:

• geselecteerde boekingstypen komen eerst als concept binnen;
• klanten kunnen zich bij geselecteerde volle lessen op de wachtlijst aanmelden;
• het klantenportaal toont of verbergt de ingestelde afmeld- en heraanmeldmogelijkheden;
• klanten kunnen waar toegestaan een vervangende lesdag kiezen.

De instellingen veranderen de bestaande status van oudere boekingen niet automatisch.

Problemen oplossen

Een boeking blijft als concept binnenkomen

Controleer bij Goedkeuring boekingen het juiste boekingstype en de juiste kolom, Klant of Beheerder.

Een klant kan een volle les niet boeken

Controleer bij Wachtlijst of de optie voor het betreffende lestype aanstaat.

De knop Afmelden ontbreekt

Controleer:

• of Afmelden voor klanten uitschakelen uitstaat;
• of de ingestelde afmelddeadline nog niet is verstreken;
• of de boeking bevestigd is en niet op de wachtlijst staat;
• of de boeking of les niet is geannuleerd;
• of de factuur niet is gecrediteerd.

De klant kan zich niet opnieuw aanmelden

Controleer of Her-aanmelden na afmelding blokkeren uitstaat. Opnieuw aanmelden kan ook worden verhinderd wanneer de les vol is, al is begonnen of wanneer bij een strippenkaart geen tegoed meer beschikbaar is.

De klant kan na annulering geen nieuwe lesdag kiezen

Controleer of:

• Zelf herplannen na annulering inlooples aanstaat;
• er een beschikbare alternatieve lesdag bestaat;
• de boeking bevestigd is;
• de boeking niet op de wachtlijst staat;
• de factuur niet is gecrediteerd;
• de benodigde abonnementsfunctie beschikbaar is.