Afsprakenmodule instellen: diensten, medewerkers, duur en buffers

Stel diensten, categorieën, medewerkers, duur, buffers en beschikbaarheid voor afspraken correct in.

Geschreven door Martijn

Stel eerst de diensten en beschikbaarheid in voordat je afspraken toevoegt of klanten online laat boeken. Je bepaalt per dienst onder meer de prijs, duur, buffer, medewerker en diersoort.

De afsprakenmodule kan binnen jouw organisatie een eigen naam hebben. In deze handleiding noemen we deze Afspraken & taken.

Wat heb je nodig?

• Je abonnement ondersteunt de afsprakenmodule.
• De module Trimsalon staat aan via Instellingen > Systeem > Modules.
• Je hebt toegang tot Instellingen.
• Voor online boeken moeten ook het klantenportaal en Boekbaar in klantenportaal actief zijn.

Stap 1: een categorie toevoegen

Categorieën houden de diensten overzichtelijk en bepalen mede de volgorde waarin ze worden getoond.

1. Klik op Instellingen.
2. Open Afspraken & taken.
3. Klik bij Diensten op de tab Categorieën.
4. Klik op Categorie toevoegen.
5. Vul de gegevens in:
   • Categorie naam: de naam waaronder je diensten groepeert.
   • Categorie kleur: een herkenningskleur voor de categorie.
   • Sorteervolgorde: een laag nummer toont de categorie eerder in de lijst.
6. Klik op Opslaan.

Maak bijvoorbeeld categorieën als Verzorging, Consulten of Behandelingen.

Stap 2: een dienst toevoegen

1. Ga naar Instellingen > Afspraken & taken > Diensten.
2. Open de tab Diensten.
3. Klik op Dienst toevoegen.
4. Vul de dienst zorgvuldig in:
   • Dienst naam: de zichtbare naam van de afspraak.
   • Hoofdcategorie: de categorie waaronder de dienst komt te staan.
   • Btw tarief: het btw-tarief dat op de factuur wordt toegepast.
   • Prijs / Uurtarief: het vaste bedrag of het bedrag per uur.
   • Type tarief: kies Vast tarief voor een vast bedrag of Uurtarief voor een berekening op basis van de ingestelde duur.
   • Grootboeknr.: het grootboek waarop de omzet moet worden geboekt.
   • Medewerkers: selecteer alle medewerkers die deze dienst uitvoeren.
   • Dienst omschrijving: leg uit wat de dienst inhoudt. Deze tekst kan ook aan de klant worden getoond.
   • Duur (min.): de tijd waarin de dienst wordt uitgevoerd.
   • Buffer (min.): extra gereserveerde tijd voor bijvoorbeeld opruimen, uitloop of voorbereiding.
   • Totaal: de totale gereserveerde tijd, bestaande uit duur plus buffer.
   • Zichtbaar v. klant: zet dit aan als klanten de dienst in het klantenportaal mogen zien.
   • Actief: zet dit aan om de dienst te kunnen gebruiken.
   • Sorteervolgorde: bepaalt de positie van de dienst binnen de lijst.
   • Diersoort: bepaalt voor welke dieren de dienst beschikbaar is.
5. Klik op Opslaan.

Hoe werken duur en buffer?

De duur en buffer worden samen gereserveerd in de agenda.

Een dienst met een duur van 45 minuten en een buffer van 15 minuten blokkeert in totaal 60 minuten. De buffer wordt niet meegenomen in de prijsberekening van een uurtarief. Daarvoor gebruikt Aniday alleen de ingestelde duur.

Kiest een klant meerdere diensten, dan telt Aniday de duur en buffer van alle gekozen diensten bij elkaar op. Er moet één medewerker beschikbaar zijn die aan alle geselecteerde diensten is gekoppeld.

Stap 3: medewerkers boekbaar maken

Een medewerker die aan een dienst is gekoppeld, heeft ook werktijden nodig.

1. Ga naar Instellingen > Systeem > Gebruiker(s).
2. Open de betreffende gebruiker.
3. Klik bij Medewerker op Bewerken.
4. Zet Boekbaar aan en sla de wijziging op.
5. Open de tab Werktijden.
6. Voeg per werkdag een begin- en eindtijd toe.
7. Klik op Opslaan.

Controleer ook de tab Afwezigheid. Een afwezigheid blokkeert de betreffende medewerker tijdens die periode.

Stap 4: openingstijden instellen

Online afspraken kunnen alleen binnen de openingstijden van de module worden geboekt.

1. Ga naar Instellingen > Basis > Openingstijden.
2. Zoek Openingstijden Trimsalon of de eigen naam van jouw afsprakenmodule.
3. Klik per gewenste dag op Openingstijd toevoegen.
4. Vul de begin- en eindtijd in. Je kunt per dag meerdere tijdsblokken toevoegen.
5. Klik op Opslaan.

Wanneer is een dienst online boekbaar?

Een dienst verschijnt voor een klant wanneer:

• de afsprakenmodule en het klantenportaal actief zijn;
• Boekbaar in klantenportaal aanstaat;
• de dienst Actief en Zichtbaar v. klant is;
• de gekozen diersoort overeenkomt met het dier van de klant;
• de klant rechten heeft om dit boekingstype te gebruiken;
• ten minste één gekoppelde medewerker boekbaar en beschikbaar is;
• de volledige duur inclusief buffer binnen de openingstijden en werktijden past.

Geen dienst of tijd beschikbaar?

Controleer in deze volgorde:

1. Staat de dienst op Actief en Zichtbaar v. klant?
2. Is de juiste Diersoort gekozen?
3. Is er minimaal één medewerker aan de dienst gekoppeld?
4. Staat deze medewerker op Boekbaar?
5. Zijn de werktijden van de medewerker ingevuld?
6. Zijn de openingstijden van de afsprakenmodule ingevuld?
7. Is de medewerker afwezig of staat er al een afspraak?
8. Past de totale duur inclusief buffer volledig in het beschikbare tijdsblok?
9. Bij meerdere diensten: is één medewerker aan al deze diensten gekoppeld?

Krijg je bij Categorie toevoegen of Dienst toevoegen een upgradevenster, dan is waarschijnlijk de limiet van je abonnement bereikt.

Maak een dienst bij voorkeur inactief als klanten hem niet meer mogen kiezen. Verwijder een dienst of categorie alleen wanneer je zeker weet dat deze niet meer nodig is.