E-mailtemplates en afzenderinstellingen beheren

Beheer afzendergegevens, automatische ontvangers, e-mailtemplates en de variabelen in berichten.

Geschreven door Martijn

Stel in onder welke naam Aniday e-mails verstuurt, bepaal wanneer een e-mail wordt verzonden en pas de inhoud van automatische berichten aan.

Wat heb je nodig?

• Toegang tot Instellingen.
• De e-mailfunctie moet binnen jullie abonnement beschikbaar zijn.
• De templates van een module zijn alleen zichtbaar wanneer die module actief is. Zo verschijnen templates voor trainingen alleen wanneer Trainingen & privélessen actief is.

De e-mailinstellingen openen

1. Klik in het hoofdmenu op Instellingen.
2. Ga onder Systeem naar E-mail.
3. Gebruik op deze pagina de onderdelen:
   • E-mail templates voor onderwerp en inhoud;
   • Te versturen e-mails voor de ontvangers van automatische berichten;
   • E-mail instellingen voor afzender- en kopieadressen.

De afzender instellen

1. Ga op de e-mailpagina naar E-mail instellingen.
2. Vul bij Afzendernaam de naam in die de ontvanger bij de e-mail ziet, bijvoorbeeld jullie bedrijfsnaam.
3. Vul bij Afzender e-mail het e-mailadres in dat als afzender moet worden gebruikt.
4. Vul eventueel Kopie e-mail in. Dit adres ontvangt een kopie van reserveringsberichten waarvoor een kopie wordt verstuurd.
5. Vul eventueel Factuur bcc e-mail in wanneer bijvoorbeeld de boekhouder automatisch een blinde kopie van verzonden facturen moet ontvangen.
6. Klik bovenaan op Opslaan.

Controleer de afzendernaam en adressen zorgvuldig. Een verkeerd ingevuld kopie- of bcc-adres kan bedrijfs- of klantinformatie bij de verkeerde ontvanger bezorgen.

Bepalen welke automatische e-mails worden verstuurd

1. Ga naar Te versturen e-mails.
2. Zoek de gewenste gebeurtenis, bijvoorbeeld een nieuwe boeking, een bevestigde factuur of een verwerkte betaling.
3. Zet de optie in de kolom Naar klant aan wanneer de klant het bericht moet ontvangen.
4. Zet de optie in de kolom Naar beheerder aan wanneer de beheerder een melding moet ontvangen.
5. Klik bovenaan op Opslaan.

Niet iedere gebeurtenis heeft beide keuzes. Wanneer een vakje ontbreekt, kan voor die gebeurtenis geen aparte ontvanger worden ingesteld.

Een bestaande e-mailtemplate aanpassen

1. Ga naar E-mail templates.
2. Zoek op de naam van de template of open de juiste groep, zoals Administratie templates, Boeking templates of Overnachting en dagopvang templates.
3. Klik op de naam van de template.
4. Pas E-mail onderwerp aan.
5. Pas onder Inhoud de tekst en opmaak aan.
6. Controleer onder Beschikbare variabelen welke persoonlijke gegevens automatisch kunnen worden ingevuld.
7. Klik op Opslaan.

Bij een standaardtemplate kun je de naam niet aanpassen. Het onderwerp en de inhoud kun je wel wijzigen.

Variabelen correct gebruiken

Neem een variabele exact over uit Beschikbare variabelen. De spaties binnen de dubbele accolades zijn onderdeel van de notatie. Wanneer Aniday bovenaan meldt dat een variabele verkeerd is gebruikt, controleer dan vooral:

• de spatie na {{;
• de spatie vóór }};
• de spelling van de variabele;
• of de variabele bij deze specifieke template beschikbaar is.

Verstuur na een belangrijke wijziging eerst een testbericht of controleer de eerstvolgende e-mail voordat je meerdere klanten benadert.

Een eigen template toevoegen

1. Klik bij E-mail templates op Template toevoegen.
2. Vul bij Template naam een herkenbare naam in.
3. Kies eventueel bij Kopieer template inhoud een bestaande template als startpunt.
4. Vul E-mail onderwerp en Inhoud in.
5. Klik op Opslaan.

Een eigen template kun je later via het menu met de drie puntjes verwijderen. Controleer vóór het verwijderen of medewerkers de template nog gebruiken; verwijderen kan niet worden teruggedraaid vanuit het templateoverzicht.

Een standaardtemplate archiveren of terugzetten

1. Zoek de standaardtemplate in E-mail templates.
2. Klik rechts op de drie puntjes.
3. Kies Archiveren.

Een gearchiveerde template vind je via Archief. Open daar opnieuw de drie puntjes en kies Activeren om de template terug te zetten.

Resultaat

Nieuwe e-mails gebruiken de opgeslagen afzendergegevens en de actuele inhoud van de gekozen template. De keuzes onder Te versturen e-mails bepalen per gebeurtenis of de klant en/of beheerder een automatisch bericht ontvangt.

Problemen oplossen

Een template staat niet in het overzicht

Controleer of de bijbehorende module actief is. Templates van niet-actieve modules worden niet getoond. Kijk ook in Archief of de template eerder is gearchiveerd.

De ontvanger ziet geen persoonlijke gegevens

Controleer of de variabele exact is overgenomen uit Beschikbare variabelen. Gebruik geen variabele uit een andere template wanneer deze niet in de lijst staat.

De verkeerde persoon ontvangt een kopie

Open direct E-mail instellingen, corrigeer Kopie e-mail of Factuur bcc e-mail en klik op Opslaan. Controleer daarna welke berichten al naar het oude adres zijn verzonden.

Een automatische e-mail wordt niet verstuurd

Controleer eerst Te versturen e-mails en sla de juiste keuze opnieuw op. Controleer daarna of het e-mailadres van de klant of beheerder is ingevuld. Blijft het probleem bestaan, noteer dan de gebeurtenis, de klant en het tijdstip voor support.