Een no-show bij de hondenschool registreren en meldingen instellen
Markeer een deelnemer als no-show, bepaal of de klant en trainer een e-mail ontvangen en lees wat dit betekent voor de les en facturatie.
Geschreven door Martijn
Met No-show leg je vast dat een deelnemer zonder gewone afmelding niet bij een hondenschoolles aanwezig was. De les blijft daarbij als gebruikt en doorberekend meetellen. Dit is dus iets anders dan de status Afgemeld.
No-showmeldingen instellen
Open Instellingen.
Ga naar Trainingen & privélessen > Aan- en afmelding > Afmelden.
Zoek het onderdeel No-show meldingen.
Zet één of beide instellingen aan:
Klant informeren bij no-show stuurt een e-mail naar de klant wanneer de deelnemer als no-show wordt gemarkeerd.
Trainer informeren bij no-show stuurt een e-mail met klant- en lesgegevens naar de trainer of trainers die aan de les zijn gekoppeld.
Klik op Opslaan.
De twee instellingen werken los van elkaar. Je kunt dus alleen de klant, alleen de trainer(s), beiden of niemand automatisch informeren.
De e-mailteksten controleren
De no-showmeldingen gebruiken aparte e-mailtemplates:
Klant inlichten no-show voor de klant;
Trainer inlichten no-show voor de gekoppelde trainer(s).
Open Instellingen > Systeem > E-mail en controleer deze templates voordat je de automatische meldingen activeert. De standaardtekst vermeldt dat de deelnemer als no-show is gemarkeerd en dat de les wordt doorberekend. Gebruik bij het aanpassen alleen variabelen die in de template-editor beschikbaar zijn.
Een deelnemer als no-show markeren
Open Planning > Klassen.
Open de juiste klas en kies de betreffende les.
Open het onderdeel Les.
Zoek de deelnemer onder Presentie.
Kies No-show.
Op de vernieuwde klaspagina wordt de presentiestatus direct opgeslagen. Gebruik No-show alleen als de deelnemer niet is verschenen. Kies Afgemeld wanneer er sprake is van een gewone afmelding.
Wanneer wordt de e-mail verstuurd?
Aniday verstuurt de ingestelde no-showmail direct wanneer de presentiestatus daadwerkelijk naar No-show verandert. Dit is geen geplande e-mail en er is geen nachtelijke verwerking nodig.
Voor verzending gelden de volgende voorwaarden:
de bijbehorende instelling voor klant of trainer staat aan;
de e-mailfunctie is beschikbaar in het abonnement;
de ontvanger heeft een bruikbaar e-mailadres;
voor een trainermail is minimaal één trainer met e-mailadres aan de les gekoppeld.
Een gewone status Afgemeld verstuurt geen no-showmail. De instellingen gelden ook niet met terugwerkende kracht: zet je een melding pas later aan, dan worden bestaande no-shows niet alsnog gemaild.
Op de vernieuwde klaspagina wordt dezelfde no-showmail niet nogmaals verstuurd wanneer de status niet verandert. Corrigeer je een no-show later, dan wordt een al verzonden e-mail niet ingetrokken. Eventuele mails over opnieuw aanmelden vallen onder de aparte instellingen voor af- en aanmelden.
Gevolgen van een no-show
Bij een no-show registreert Aniday de deelnemer als afwezig én als no-show. Daarbij geldt:
de les blijft als gebruikte en doorberekende les meetellen;
de les wordt niet overgeslagen in de lesnummering zoals een gewone afmelding dat kan doen;
de factuurplanning van de boeking wordt opnieuw gecontroleerd;
de status blijft bij de boeking en presentie zichtbaar.
Wanneer Inzichten voor trainingen beschikbaar is, telt de no-show ook mee in het no-showpercentage van de afgelopen 90 dagen.
Een onjuiste no-show corrigeren
Open dezelfde les opnieuw en wijzig de presentiestatus naar de juiste waarde, bijvoorbeeld Aanwezig of Afgemeld. Controleer daarna ook de boeking en factuurplanning wanneer de verkeerde status gevolgen had voor de administratie.
Let op: de correctie maakt een eerder verzonden e-mail niet ongedaan. Informeer de klant of trainer daarom zelf als de no-showmelding onterecht was.
Geen e-mail ontvangen?
Controleer achtereenvolgens:
of de juiste no-showinstelling aanstaat en is opgeslagen;
of de status echt naar No-show is gewijzigd;
of de klant of gekoppelde trainer een geldig e-mailadres heeft;
of de e-mailfunctie in het abonnement beschikbaar is;
of de juiste e-mailtemplate actief en correct ingevuld is;
of de e-mail niet in de spammap of bij de verzonden e-mails is terug te vinden.
De presentiematrix is bedoeld als overzicht. Pas de status aan bij de betreffende les of via de presentiemodus wanneer die voor jouw pakket beschikbaar is.