Een nieuw seizoen plannen met Seizoens-kopie
Kopieer meerdere klassen van één training naar een nieuw seizoen en controleer datums, wachtlijsten en niet-gekopieerde gegevens.
Geschreven door Martijn
Met Seizoens-kopie kopieer je meerdere klassen van één training in één keer naar een nieuwe periode. Iedere geselecteerde klas krijgt een eigen titel en nieuwe eerste les. De oorspronkelijke klassen en hun historie blijven bestaan.
Wat heb je nodig?
De module Trainingen & privélessen en de beta Vernieuwd klassenoverzicht moeten actief zijn.
Je moet Hondenschool mogen bekijken en wijzigen.
Seizoens-kopie is beschikbaar met het Business-abonnement.
De training moet minimaal één niet-privélesklas met lessen hebben.
Een privelesklas heeft geen vaste lessenreeks om naar een seizoen te verschuiven en verschijnt daarom niet in Seizoens-kopie. Kopieer zo'n klas afzonderlijk via Klas-acties > Klas kopiëren.
Seizoens-kopie openen
Open Planning > Klassen.
Zoek de training waarvoor je een nieuw seizoen wilt plannen.
Open Training-acties.
Klik op Seizoens-kopie.
Je kunt de functie ook openen via het zichtbare signaal dat een training afloopt zonder vervolg, of via de link naar het hele seizoen in Klas kopiëren.
De klassen en datums instellen
Controleer welke klassen zijn aangevinkt.
Zet het vinkje uit bij een klas die je niet wilt kopiëren.
Zet het vinkje aan bij een oudere klas wanneer juist die klas als basis moet dienen.
Vul per geselecteerde klas een herkenbare titel voor de nieuwe klas in.
Kies per geselecteerde klas de nieuwe klas-datum. Dit is de eerste les van de nieuwe periode.
Controleer de eventuele aantallen wachtenden die bij de klassen staan.
Kies of de wachtenden mee moeten naar de kopie van hun eigen klas.
Klik op Kopiëren of op [aantal] klassen kopiëren.
Actieve, lopende of recent afgeronde klassen zijn standaard aangevinkt. Oudere klassen blijven zichtbaar maar beginnen zonder vinkje. Controleer de selectie altijd zelf, vooral wanneer dezelfde training meerdere oude seizoenen bevat.
De datumkeuze begrijpen
Iedere klas wordt afzonderlijk met een heel aantal weken verschoven.
De nieuwe eerste les moet minimaal morgen zijn.
Je kunt voor een klas alleen dezelfde weekdag kiezen als de eerste les van die bronklas.
Aniday stelt standaard 52 weken na de oorspronkelijke eerste les voor.
Wanneer die voorgestelde datum al in het verleden ligt, kiest Aniday de eerstvolgende mogelijke datum op dezelfde weekdag.
Alle andere lessen van die klas verschuiven met hetzelfde aantal weken en behouden hun weekdag en tijd.
Een ingevulde datum waarop inschrijving opent verschuift met hetzelfde aantal weken.
Klassen binnen dezelfde training kunnen verschillende weekdagen of startweken hebben. Controleer daarom iedere datumregel afzonderlijk.
Wachtenden meenemen
Wanneer geselecteerde klassen actieve wachtenden hebben, staat Verplaats de wachtenden mee naar de kopieën standaard aan.
Iedere wachtende verhuist naar de kopie van de eigen bronklas.
Met de optie uit blijven de wachtenden bij hun huidige klas staan.
Als automatische wachtlijstopvolging actief is, kan Aniday de verplaatste wachtenden daarna automatisch een plek aanbieden.
Controleer vóór het kopiëren of iedere nieuwe klas de juiste capaciteit, periode en online zichtbaarheid krijgt. De wachtenden worden verplaatst en staan daarna niet meer op de wachtlijst van de bronklas.
Wat wordt per klas gekopieerd?
Per geselecteerde klas kopieert Aniday de klasinstellingen en alle lessen, inclusief lesdetails en trainers. De nieuwe titel en periode komen uit de keuzes in Seizoens-kopie.
Niet gekopieerd worden:
actieve deelnemers en hun gewone boekingen;
lesplandocumenten;
bestaande plaatsaanbiedingen uit de wachtlijstopvolging.
De tekst van een klaslesplan en de tekst van afzonderlijke lesplannen gaan wel mee. Voeg documenten na afloop opnieuw toe wanneer het nieuwe seizoen die nodig heeft.
Het nieuwe seizoen controleren
Zoek iedere nieuwe klas in Planning > Klassen.
Controleer de titel en de eerste en laatste lesdatum.
Open enkele tussenliggende lessen en controleer tijd, locatie, lestype, thema, trainers, capaciteit en lesnummer.
Open Klas bewerken en controleer prijs, btw, inschrijfperiode, online zichtbaarheid, wachtlijst en het benodigde certificaat.
Controleer de wachtlijsten wanneer je wachtenden hebt verplaatst.
Voeg ontbrekende lesplandocumenten toe.
Schrijf deelnemers pas in nadat de nieuwe periode volledig is gecontroleerd.
Belangrijke waarschuwingen
De nieuwe klassen staan los van hun bronklassen. Latere wijzigingen worden niet tussen seizoenen gesynchroniseerd.
Actieve deelnemers gaan niet mee en ontvangen door de kopie geen deelnemersmail.
Een kopie kan meteen actief en online zichtbaar zijn wanneer de bronklas dat was. Controleer de nieuwe periode daarom direct na het kopiëren.
Gebruik Klas kopiëren wanneer je maar één klas nodig hebt. Seizoens-kopie is bedoeld voor meerdere klassen binnen dezelfde training.
Problemen oplossen
Seizoens-kopie opent alleen een abonnementsmelding
Controleer of jullie het Business-abonnement hebben en of je wijzigingsrecht voor de hondenschool hebt.
De knop is niet beschikbaar
De training heeft geen geschikte klas. Alleen niet-privélesklassen met minimaal één les kunnen in een seizoenskopie worden opgenomen.
Een privelesklas ontbreekt
Dat is de bedoelde werking. Gebruik bij die klas Klas-acties > Klas kopiëren. Daarbij worden ook de privelesdagen, trainers, duur, interval, buffer en eventuele eigen tijdblokken per dag gekopieerd.
De gewenste datum is niet te kiezen
Kies een datum vanaf morgen op dezelfde weekdag als de eerste les van de bronklas.
Deelnemers of documenten ontbreken
Actieve deelnemers en lesplandocumenten worden bewust niet gekopieerd. Schrijf deelnemers alleen bewust in en voeg benodigde documenten opnieuw toe.