Online afspraken en conceptaanvragen instellen en beoordelen

Laat klanten online afspraken aanvragen en bepaal wanneer een aanvraag eerst als concept wordt beoordeeld.

Geschreven door Martijn

Laat klanten zelf een afspraak aanvragen via het klantenportaal. Je kunt afspraken direct bevestigen of eerst als concept binnen laten komen, zodat een medewerker ze controleert.

Wat heb je nodig?

• De afsprakenmodule en het klantenportaal zijn onderdeel van je abonnement.
• Je hebt toegang tot Instellingen en voldoende rechten om boekingen te beoordelen.
• Er is minimaal één actieve, voor klanten zichtbare dienst met een boekbare medewerker.
• De openingstijden en werktijden zijn ingevuld.

Stap 1: online boeken activeren

1. Ga naar Instellingen > Systeem > Modules.
2. Zet Trimsalon aan.
3. Zet daaronder Boekbaar in klantenportaal aan.
4. Sla de instellingen op.

Zie je deze opties niet of kun je Boekbaar in klantenportaal niet activeren? Controleer dan of het klantenportaal actief is en of beide onderdelen in je abonnement zitten.

Stap 2: bepalen welke klanten mogen boeken

1. Ga naar Instellingen > Basis > Klantenportaal.
2. Open de tab Rechten.
3. Zoek de regel van de afsprakenmodule.
4. Bepaal bij Boekbaar voor alle klanten of alle klanten dit type afspraak mogen boeken, of dat je het recht per klant wilt toekennen.
5. Klik op Opslaan.

Kies je voor klantgebonden rechten, open dan de betreffende klant, kies Rechten beheren en zet het recht voor de afsprakenmodule aan.

Stap 3: het online boekingsproces instellen

1. Ga naar Instellingen > Afspraken & taken > Communicatie.
2. Open de tab Klantenportaal.
3. Stel de volgende opties in:
   • Geen voorkeur medewerker kiezen bij boeken in Klantenportaal: klanten slaan de medewerkerskeuze over. Aniday zoekt zelf een beschikbare medewerker die alle gekozen diensten kan uitvoeren.
   • Uurtarief tonen bij boeking toevoegen in klantenportaal: toont bij diensten met een uurtarief het tarief aan de klant.
   • Aantal maanden vooruit boeken: bepaalt hoe ver vooruit een klant een afspraak kan kiezen. Je kunt 1 tot en met 48 maanden instellen.
4. Klik op Opslaan.

Een klant doorloopt achtereenvolgens Dier, eventueel Medewerker, Diensten en Datum/tijd. Zijn er klantvelden voor afspraken ingesteld, dan verschijnt ook Extra velden. Daarna klikt de klant op Toevoegen aan winkelwagen.

Stap 4: de tijdsintervallen instellen

1. Ga naar Instellingen > Afspraken & taken > Agenda.
2. Kies bij Agenda tijd interval hoe groot ieder zichtbaar blok in de beheeragenda is: 5, 10, 15 of 30 minuten.
3. Kies bij Afspraak boeking tijd interval welke starttijden klanten aangeboden krijgen: iedere 10, 15 of 30 minuten.
4. Klik op Opslaan.

Het Agenda tijd interval verandert alleen de weergave van de beheeragenda. Het maakt geen extra tijden boekbaar. De beschikbare tijden worden bepaald door openingstijden, werktijden, afwezigheid, bestaande afspraken en de totale duur inclusief buffers.

Stap 5: bepalen of afspraken eerst concept worden

1. Ga naar Instellingen > Afspraken & taken > Boekingen.
2. Open de tab Concept boekingen.
3. Stel onder Afspraken goedkeuren (concepten) de gewenste opties in:
   • Wil je dat (beheer) afspraken eerst binnen komen als concept? Afspraken die medewerkers in het beheer invoeren, moeten dan eerst worden beoordeeld.
   • Wil je dat (het klantenportaal) afspraken eerst binnen komen als concept? Online aanvragen van klanten komen dan nog niet direct als bevestigde afspraak binnen.
   • Mogen klanten (in het klantenportaal) concept afspraken direct betalen? Hiermee bepaal je of een klant al kan betalen voordat de afspraak is goedgekeurd.
4. Klik op Opslaan.

De instellingen voor beheer en klantenportaal staan los van elkaar. Je kunt online afspraken dus laten beoordelen terwijl afspraken van medewerkers direct worden bevestigd.

Nieuwe instellingen gelden voor afspraken die daarna worden aangemaakt. Bestaande conceptafspraken blijven in de beoordelingslijst staan.

Stap 6: een conceptafspraak beoordelen

1. Open op het dashboard Concept boekingen.
2. Zoek de afspraak en controleer de klant, het dier, de datum, tijd, gekozen diensten, medewerker, het bedrag en de betaalstatus.
3. Selecteer de afspraak.
4. Kies Boeking bevestigen of Boeking verwijderen.

Bij Boeking bevestigen kun je:

• Verstuur e-mail naar klant aanvinken;
• Factuur definitief maken aanvinken;
• zonder e-mail direct op Boeking bevestigen klikken;
• met e-mail op E-mail opstellen klikken, de tekst controleren en vervolgens verzenden.

Bij Boeking verwijderen controleert Aniday ook de gekoppelde factuur. Het scherm geeft aan of die factuur kan worden verwijderd of moet blijven bestaan, bijvoorbeeld doordat zij al definitief is, een betaling bevat, andere boekingen bevat of losse factuurregels heeft.

Let op bij betalingen en facturen

• Zet Factuur definitief maken alleen aan nadat je klant, diensten, bedrag en betaalstatus hebt gecontroleerd.
• Als klanten conceptafspraken direct mogen betalen, kan er al geld ontvangen zijn voordat je de afspraak beoordeelt.
• Controleer daarom altijd de betaalstatus voordat je een betaalde conceptafspraak verwijdert.
• Een verwijderde boeking kan niet simpelweg worden hersteld. Controleer de gegevens voordat je bevestigt.

Geen dienst, datum of tijd zichtbaar?

Controleer achtereenvolgens:

1. Staat Boekbaar in klantenportaal aan?
2. Heeft de klant het juiste boekingsrecht?
3. Is de dienst Actief en Zichtbaar v. klant?
4. Komt de diersoort van de dienst overeen met het gekozen dier?
5. Is een boekbare medewerker aan alle gekozen diensten gekoppeld?
6. Zijn de openingstijden en werktijden ingevuld?
7. Is de medewerker afwezig of al bezet?
8. Past de totale duur inclusief buffers in het beschikbare tijdsblok?
9. Valt de datum binnen Aantal maanden vooruit boeken?

Verschijnt een online afspraak niet bij Concept boekingen, controleer dan of Wil je dat (het klantenportaal) afspraken eerst binnen komen als concept? aanstaat. Staat deze instelling uit, dan wordt de afspraak direct bevestigd.