Uitlaatservice instellen: voertuigen, capaciteit en wandelingen

Stel de uitlaatservice zorgvuldig in met een dienst, locatie, voertuig, medewerker, capaciteit en boekbare wandelingen.

Geschreven door Martijn

Voordat klanten of medewerkers een wandeling kunnen boeken, moeten een dienst, locatie, voertuig en wandeling zijn ingesteld. Het voertuig bepaalt niet alleen de beschikbare capaciteit, maar ook welke medewerker aan de wandeling is gekoppeld.

Wat heb je nodig?

• De module Uitlaatservice moet actief zijn.
• Je moet instellingen mogen bekijken en wijzigen.
• Je hebt toegang nodig tot Planning > Wandelingen.
• De medewerker die het voertuig gebruikt moet al als gebruiker of medewerker in Aniday bestaan.
• Het maximale aantal voertuigen en locaties kan afhankelijk zijn van jullie abonnement.

Stel de onderdelen in deze volgorde in:

1. Dienst.
2. Locatie.
3. Voertuig, medewerker en capaciteit.
4. Wandeling.
5. Testboeking.

Een dienst maken

1. Klik op Instellingen.
2. Open Uitlaatservice.
3. Klik op Diensten.
4. Klik op Dienst toevoegen.
5. Vul bij Dienst naam een herkenbare naam in.
6. Laat bij Uitlaat type de optie Groep geselecteerd.
7. Vul een duidelijke Beschrijving in.
8. Kies de juiste Diersoort.
9. Kies het juiste Btw tarief en indien van toepassing het Grootboeknr.
10. Vul de prijs voor één dier in.
11. Vul ook de prijzen voor twee, drie en vier dieren in wanneer klanten meerdere dieren tegelijk mogen boeken.
12. Klik op Opslaan.

Een dienst wordt alleen aangeboden voor het gekozen aantal dieren wanneer daarvoor een prijs groter dan nul is ingesteld. Zonder prijs voor bijvoorbeeld twee dieren kan die dienst niet voor twee dieren worden geselecteerd.

Meerdere dieren in één uitlaatserviceboeking moeten van dezelfde diersoort zijn.

Een locatie maken

1. Ga binnen Instellingen > Uitlaatservice naar Instellingen.
2. Open Locaties.
3. Klik op Locatie toevoegen.
4. Vul de locatienaam, het adres, de postcode en de plaats in.
5. Vul indien gewenst het land en een beschrijving in.
6. Klik op Opslaan.

Iedere wandeling moet aan een locatie zijn gekoppeld.

Een voertuig en medewerker instellen

1. Ga binnen Instellingen > Uitlaatservice > Instellingen naar Voertuigen.
2. Klik op Voertuig toevoegen.
3. Vul het Kenteken in.
4. Selecteer bij Medewerker degene die met dit voertuig rijdt.
5. Vul Merk en Model in.
6. Vul bij Capaciteit het maximale aantal dieren in dat met dit voertuig kan worden vervoerd.
7. Klik op Opslaan.

De capaciteit is het aantal dieren, niet het aantal klanten of boekingen. Een boeking met twee dieren gebruikt dus twee plaatsen.

De medewerker wordt via het voertuig aan een wandeling gekoppeld. Klopt de medewerker bij een wandeling niet, controleer dan eerst welk voertuig is geselecteerd en welke medewerker bij dat voertuig staat ingesteld.

Eén losse wandeling toevoegen

1. Open in het hoofdmenu Planning.
2. Klik op Wandelingen.
3. Klik op Losse wandeling.
4. Kies de Datum en Tijd.
5. Vul de Duratie in minuten in.
6. Selecteer de juiste Dienst.
7. Selecteer de Locatie.
8. Klik onder Voertuigen op Voertuig toevoegen.
9. Kies het voertuig. In de keuzelijst zie je ook de medewerker en capaciteit.
10. Klik op Wandeling toevoegen.

Selecteer minimaal één echt voertuig. Laat de keuze Selecteer een voertuig niet staan.

Meerdere wandelingen toevoegen

1. Open Planning > Wandelingen.
2. Klik op Meerdere wandelingen of Wandelingen beheren.
3. Klik op Wandeling(en) toevoegen.
4. Selecteer de Locatie.
5. Selecteer de Dienst.
6. Vul bij Duur wandeling de duur in minuten in.
7. Selecteer een of meer Voertuigen.
8. Kies Meerdere dagen of Eén dag.
9. Selecteer de weekdagen, begin- en einddatum en de starttijd.
10. Klik op Datums toevoegen.
11. Controleer iedere toegevoegde wandeling. Je kunt per regel de tijd, duur, dienst, locatie en voertuigen nog aanpassen.
12. Klik op Wandelingen opslaan.

Let op wanneer je bestaande wandelingen via Wandelingen beheren wijzigt of verwijdert. Controleer eerst of er al deelnemers zijn geboekt en pas alleen de bedoelde regels aan.

Hoe de capaciteit wordt berekend

De capaciteit van een wandeling is de optelsom van de capaciteit van alle gekoppelde voertuigen.

Voorbeeld:

• Voertuig A heeft capaciteit voor zes dieren.
• Voertuig B heeft capaciteit voor vier dieren.
• Wanneer beide voertuigen aan dezelfde wandeling zijn gekoppeld, is de totale capaciteit tien dieren.

In het wandelingenoverzicht zie je bij Capaciteit het aantal deelnemers en de totale capaciteit. Je ziet daar ook hoeveel voertuigen aan de wandeling zijn gekoppeld.

Conceptboekingen, geannuleerde boekingen en dieren op de wachtlijst nemen geen definitieve plaats in de beschikbare capaciteit in.

Zonder voertuig kan de wandeling niet worden geboekt

Een wandeling zonder gekoppeld voertuig heeft geen boekbare capaciteit. De datum of wandeling verschijnt daardoor niet als beschikbare keuze tijdens het maken van een uitlaatserviceboeking.

Alleen het instellen van een dienst, medewerker en tijd is dus niet voldoende. Er moet minimaal één voertuig met een geldige capaciteit aan de wandeling zijn gekoppeld.

De inrichting testen

1. Open Planning > Wandelingen.
2. Zoek de nieuwe wandeling.
3. Controleer de dienst, locatie, begin- en eindtijd, voertuigen en capaciteit.
4. Klik op Bekijk wandeling.
5. Controleer of de juiste medewerker bij het voertuig wordt getoond.
6. Start een testboeking voor een klant.
7. Kies Uitlaatservice.
8. Selecteer één of meer dieren.
9. Kies de ingestelde dienst.
10. Controleer of de wandeling onder Beschikbare wandelingen verschijnt.
11. Selecteer de wandeling en klik op Toevoegen.
12. Controleer daarna opnieuw het aantal deelnemers en de capaciteit.

Gebruik voor de eerste test bij voorkeur één dier. Test daarna ook de aantallen waarvoor je afzonderlijke prijzen hebt ingesteld.

De wandeling verschijnt niet bij het boeken

Controleer het volgende:

• Is er een prijs groter dan nul ingesteld voor het geselecteerde aantal dieren?
• Hebben alle geselecteerde dieren dezelfde diersoort?
• Past de diersoort bij de dienst?
• Is de wandeling aan de juiste dienst gekoppeld?
• Heeft de wandeling een locatie?
• Is minimaal één voertuig aan de wandeling gekoppeld?
• Heeft dat voertuig een capaciteit groter dan nul?
• Is er nog voldoende capaciteit voor alle geselecteerde dieren?
• Kijk je in de juiste maand en op de juiste datum?

De medewerker of capaciteit klopt niet

• Open Instellingen > Uitlaatservice > Instellingen > Voertuigen.
• Open het betreffende voertuig.
• Controleer de geselecteerde medewerker en capaciteit.
• Klik op Opslaan.
• Open daarna de wandeling en controleer of het juiste voertuig is gekoppeld.

Wijzig voertuigen bij een wandeling met bestaande boekingen alleen zorgvuldig. Controleer na de wijziging of alle deelnemers nog aan een voertuig zijn toegewezen en of de totale capaciteit voldoende blijft.