Herberekenen, crediteren en betalingen beheren op de vernieuwde factuurpagina

Vind de verplaatste factuuracties en leer hoe je een betaling terugstort of naar het tegoed van de klant verplaatst.

Geschreven door Martijn

Op de vernieuwde factuurpagina staan acties op verschillende plekken. Meer bovenaan bevat acties voor de hele factuur. Herbereken staat bij de drie puntjes van Totalen. Terugstorten en verplaatsen naar tegoed vind je bij de drie puntjes van de afzonderlijke betaling.

Welke versie gebruik je?

Deze handleiding geldt wanneer Nieuwe factuurpagina is ingeschakeld onder Instellingen > Beta. Zie je nog de oude pagina, dan kunnen de knoppen op een andere plek staan. Laat een beheerder de beta inschakelen als je geen toegang tot deze instelling hebt.

Je hebt rechten nodig om facturen te bekijken en te wijzigen. Voor Terugstorten zijn daarnaast de rechten nodig om betalingen te wijzigen én te verwijderen.

Snel de juiste actie vinden

Factuur herberekenen: drie puntjes in de kaart Totalen.
Betaling terugstorten of naar tegoed verplaatsen: drie puntjes op de regel van die betaling, in Betalingen.
Crediteren, pdf downloaden, betaallink delen of op schade zetten: Meer bovenaan de factuur, voor zover de actie bij deze factuur beschikbaar is.
Factuurregel toevoegen, regels bewerken of kortingscode toevoegen: bovenaan Factuurregels.
Klant- of factuurgegevens wijzigen: bij de betreffende gegevens op de factuurpagina.

Op een telefoon staan kaarten onder elkaar. Scroll daarom naar Totalen of Betalingen als je de actie niet bovenaan vindt.

Een factuur herberekenen

Open Financiën > Facturen en open de juiste factuur. Je kunt ook vanuit de boeking naar Factuur schakelen.
Controleer de klant, dieren, periode en factuurregels. Corrigeer eerst een verkeerde tariefgroep of instelling.
Zoek de kaart Totalen.
Klik op de drie puntjes in de kop van deze kaart.
Kies Herbereken.
Vergelijk Huidig totaal en Nieuw totaal. Bekijk welke regels wijzigen, erbij komen of verdwijnen. Dit voorbeeld heeft de wijziging nog niet doorgevoerd.
Los eventuele ontbrekende diergegevens eerst op via Dier openen.
Klik op Herbereken doorvoeren als het voorstel klopt. Als niets verandert heet de knop Toch doorvoeren. Bij een grote afwijking kan Toch herberekenen verschijnen.
Controleer na de bevestiging het totaal, de btw, de prijsopbouw en het openstaande bedrag.

Herberekenen gebruikt de huidige tarieven en instellingen. Een betaalde of definitieve factuur kan daardoor een ander saldo krijgen. Beoordeel bij zo'n factuur eerst of een creditfactuur de passende correctie is.

Herbereken ontbreekt? De actie is niet beschikbaar zonder wijzigingsrecht, op een creditfactuur, op een factuur met creditfacturen of wanneer de gekoppelde boekingen zijn verwijderd.

Een betaling naar de Wallet verplaatsen

Open de factuur en ga naar Betalingen.
Zoek de positieve betaling die je wilt omzetten. Controleer datum, methode en bedrag.
Klik op de drie puntjes op die betaalregel.
Kies Naar tegoed van klant.
Vul Bedrag naar tegoed in. Je kunt een deel kiezen of Volledig bedrag gebruiken.
Lees welk bedrag op de factuur weer open komt te staan.
Klik op Zet om naar tegoed.
Controleer de factuur en het tegoed op het tabblad Financiën van de klant.

Het geld wordt als tegoed in Aniday gezet. De klant kan het bij een volgende boeking of factuur gebruiken. Er wordt hiermee geen geld naar de bankrekening van de klant overgemaakt. Het openstaande bedrag van de oorspronkelijke factuur stijgt met het verplaatste bedrag.

Voorbeeld: je verplaatst € 25 van een betaalde factuur naar tegoed. De klant krijgt € 25 tegoed en op de factuur staat weer € 25 open. Is de betalingsverplichting vervallen, dan moet ook de factuur inhoudelijk worden gecorrigeerd.

Een negatieve betaalregel of verrekening van een creditfactuur kun je niet op deze manier naar tegoed verplaatsen. Verschijnt een fout bij het bijschrijven, controleer eerst de betaalregels én het tegoed voordat je de actie opnieuw uitvoert.

Een online betaling terugstorten

Open Betalingen op de factuur.
Zoek de oorspronkelijke online betaling.
Klik op de drie puntjes op die betaalregel en kies Terugstorten.
Kies het bedrag. Gebruik eventueel Volledig bedrag.
Vul een Omschrijving in van maximaal 30 tekens. De klant ziet deze op het bankafschrift.
Controleer de betaling en het bedrag en klik op Stort terug.
Controleer de terugstorting op de factuur. Wordt verwerkt betekent dat de terugstorting nog loopt.

De terugstorting gaat via Mollie naar dezelfde rekening waarmee is betaald. Verwerking kan meer dan een dag duren. De factuur kan de terugstorting al tonen terwijl de bank deze nog verwerkt. Een terugstorting verlaagt de betaling; zij corrigeert niet vanzelf de factuurregels.

Terugstorten ontbreekt of is grijs? Deze actie vereist een gekoppelde Mollie-betaling, de juiste rechten en een ondersteunde methode, zoals iDEAL, Wero, Bancontact of automatische incasso. Een handmatige bankbetaling of contante betaling kun je hier niet terugstorten. Een betaling ouder dan 13 maanden krijgt een grijze actie met de reden erbij.

Zolang een terugstorting nog daarvoor in aanmerking komt, verschijnt op de terugstortingsregel Terugstorting annuleren. Lees de gevolgen in het bevestigingsvenster voordat je annuleert.

Een factuur geheel of gedeeltelijk crediteren

Open de oorspronkelijke definitieve factuur.
Klik bovenaan op Meer > Crediteren.
Controleer het voorstel in het creditvenster. Kies voor een gedeeltelijke creditering de gedeeltelijke optie en selecteer de bedoelde regels of delen daarvan.
Controleer wat er met een al betaald bedrag gebeurt en lees de gevolgen voordat je bevestigt.
Open na opslag de creditfactuur vanuit de melding en controleer zowel de creditfactuur als de oorspronkelijke factuur.

Crediteren, terugstorten en tegoed zijn verschillende handelingen. Crediteren corrigeert de factuur; terugstorten stuurt geld terug; tegoed blijft beschikbaar bij de klant in Aniday.

Overige knoppen en betalingen

De knoppen bovenaan volgen de status van de factuur. Bij een concept zie je bijvoorbeeld Bevestigen. Na versturen kan opnieuw versturen onder Meer staan, terwijl Herinnering versturen vooraan verschijnt.

Een gewone handmatig geregistreerde betaling kun je via de drie puntjes wijzigen. Online transacties, Wallet-betalingen, credits en strippenkaarten hebben deze bewerkactie niet. Betaling verwijderen verwijdert de registratie; het stort geen geld terug. Boekhoudregels voor verrekening met een creditfactuur hebben geen afzonderlijk actiemenu.