Btw-tarieven en grootboekrekeningen instellen
Maak btw-tarieven en grootboekrekeningen aan en voorkom onjuiste wijzigingen in je administratie.
Geschreven door Martijn
Maak de btw-tarieven en grootboekrekeningen aan die je bij tarieven, diensten en producten gebruikt. Een zorgvuldige inrichting voorkomt dat omzet op het verkeerde tarief of grootboek terechtkomt.
Stem de gebruikte percentages, btw-codes en grootboeknummers vooraf af met je boekhouder.
Een btw-tarief toevoegen
- Klik op Instellingen.
- Open onder Administratie het onderdeel Btw.
- Klik op Nieuw tarief.
- Vul bij Naam tarief een herkenbare naam in.
- Vul bij Btw tarief het percentage in.
- Vul eventueel bij Btw code de code in die je boekhouding gebruikt.
- Bepaal bij Is het tarief actief? of het tarief direct gekozen mag worden.
- Klik op Opslaan.
Het tarief verschijnt daarna in het overzicht Btw tarieven en kan worden gekoppeld aan tariefgroepen, diensten en producten.
Een bestaand btw-tarief wijzigen
Open het tarief via het potlood. Je kunt de naam, btw-code en actieve status aanpassen.
Het percentage van een bestaand tarief kan niet worden gewijzigd. Dit voorkomt dat een bestaand tarief met historische koppelingen achteraf een andere betekenis krijgt.
Moet het percentage veranderen?
- Maak met Nieuw tarief een apart btw-tarief met het nieuwe percentage.
- Koppel nieuwe of gewijzigde tarieven, diensten en producten aan het nieuwe btw-tarief.
- Controleer met je boekhouder vanaf welke datum het nieuwe percentage moet worden gebruikt.
- Maak het oude btw-tarief pas inactief wanneer het niet meer voor nieuwe regels gekozen hoeft te worden.
Het inactief maken van een tarief wijzigt bestaande facturen niet.
Een grootboekrekening toevoegen
- Ga naar Instellingen > Administratie > Boekhouding.
- Klik op Grootboeknummer toevoegen.
- Vul bij Grootboeknummer het nummer uit je boekhouding in.
- Vul bij Grootboeknaam een duidelijke omschrijving in.
- Zet Actief op Ja wanneer de rekening direct gebruikt mag worden.
- Klik op Opslaan.
Een grootboeknummer mag maximaal 16 tekens bevatten. De naam mag maximaal 128 tekens bevatten.
De nieuwe rekening kan daarna worden gekozen bij onderdelen die een grootboeknummer ondersteunen, zoals diensten of producten.
Een grootboekrekening wijzigen
- Open Instellingen > Administratie > Boekhouding.
- Klik bij de rekening op het potlood.
- Pas het nummer, de naam of de actieve status aan.
- Klik op Opslaan.
Pas een nummer dat al in de administratie wordt gebruikt alleen aan na overleg met je boekhouder. Controleer ook de koppeling met eventuele boekhoudsoftware.
Een grootboekrekening verwijderen
Gebruik Grootboeknummer verwijderen alleen als de rekening niet meer wordt gebruikt.
De standaardrekening met het label Standaard kan niet worden verwijderd. Ook een grootboekrekening die nog aan een product is gekoppeld, kan niet worden verwijderd.
Wil je zo'n rekening opruimen? Pas dan eerst de betrokken producten of diensten aan en controleer of het alternatief correct is. Maak een rekening bij twijfel liever inactief.
Problemen oplossen
Het percentage van een btw-tarief is niet bewerkbaar
Dit is de bedoelde werking. Maak een nieuw btw-tarief aan en koppel nieuwe regels aan dat tarief.
Boekhouding of Grootboeknummer toevoegen ontbreekt
Controleer of grootboekrekeningen binnen jullie abonnement beschikbaar zijn en of je toegang hebt tot de administratie-instellingen.
Een grootboekrekening kan niet worden verwijderd
Controleer of het de standaardrekening is of nog aan een product is gekoppeld. Verwijder of wijzig eerst die koppeling.
Een nieuw tarief of grootboeknummer verschijnt niet in een keuzelijst
Controleer of het onderdeel op actief staat. Herlaad daarna het scherm waarin je de koppeling wilt maken.
Controleer na wijzigingen altijd een nieuwe conceptfactuur of financiële export voordat je definitieve facturen verwerkt.