Een overnachtingsboeking toevoegen

Maak via de uitgebreide boekingsflow een overnachting met dieren, aankomst, vertrek, kamer, opties en een gecontroleerde factuur.

Geschreven door Martijn

Met Boeking toevoegen (uitgebreid) leg je een overnachting vast. Je kiest eerst klant en dieren, daarna de verblijfsperiode en eventuele kamer, opties en verplichte velden. De boeking is pas definitief opgeslagen nadat je Boeking afronden hebt gebruikt.

De boeking starten

1. Klik linksboven op het plusteken.
2. Kies Boeking toevoegen (uitgebreid).
3. Zoek bij Zoek op klant- en diergegevens op klant of dier.
4. Selecteer de juiste klant.
5. Kies bij Selecteer wat je wilt toevoegen aan je boeking voor Overnachting.

Zie je Overnachting niet, controleer dan of overnachtingen voor de organisatie aanstaan, of je de module mag bekijken en wijzigen, of de gekozen dieren een grootte hebben en of de factuurstatus een nieuwe regel toestaat.

Dieren en periode kiezen

1. Selecteer de dieren die samen op deze overnachtingsboeking horen.
2. Kies bij Aankomstdatum & tijd de aankomstdatum en het juiste dagdeel of tijdsblok.
3. Kies bij Vertrekdatum & tijd de vertrekdatum en het juiste dagdeel of tijdsblok.
4. Verschijnt Kamer, selecteer dan een beschikbare kamer. Een optie met (vol) blijft in deze stap selecteerbaar; kies die niet. Is kamerkeuze voor medewerkers verplicht, dan kun je zonder kamer niet verder.
5. Verschijnt de annuleringsservice, kies deze alleen wanneer dit met de klant is afgesproken. De naam kan voor jullie organisatie zijn aangepast. Controleer het financiële gevolg later in het boekingsoverzicht en op de factuur; in deze stap staat geen bedrag of percentage bij de schakelaar.
6. Klik op Volgende stap.

Los eerst iedere melding op over dubbele boekingen, capaciteit, openingstijden, kamerbeschikbaarheid of verplichte vaccinaties.

Extra opties kiezen

1. Controleer bij Extra opties per dier welke opties van toepassing zijn.
2. Kies per optie bewust geen optie, een losse dag, iedere dag, eerste dag, tweede dag, voorlaatste dag of laatste dag, afhankelijk van wat beschikbaar is.
3. Controleer de prijs en op welke dag de optie wordt berekend.
4. Klik op Volgende stap.

Verplichte formuliervelden invullen

Verschijnt Formuliervelden, vul dan alle verplichte velden volledig in. Klik daarna op Toevoegen aan boeking.

De boeking afronden

1. Controleer in het overzicht klant, dieren, aankomst, vertrek, kamer, annuleringsservice, extra opties en bedragen.
2. Klik op Volgende stap.
3. Controleer factuur- en betaalkeuzes.
4. Kies bij E-mail bevestiging versturen? bewust of Versturen aan of uit moet staan.
5. Klik op Boeking afronden.

Controle na afloop

Open de nieuwe boeking en controleer:

• boekingsstatus en boekingsnummer;
• klant, dieren, aankomst en vertrek;
• dagdelen of voorkeurstijden;
• kamer of verblijf en de volledige planning;
• extra opties en annuleringsservice;
• factuurregels, btw en totaal;
• de bevestigingsmail wanneer die moest worden verstuurd.

Vernieuw eerst het overzicht wanneer de boeking niet direct zichtbaar is. Start niet opnieuw voordat je klant en factuur hebt gecontroleerd, om een dubbele boeking te voorkomen.