Facturen filteren, omzet controleren en exporteren

Filter facturen op status, betalingstype en periode, controleer de omzet en exporteer de juiste resultaten.

Geschreven door Martijn

In het facturenoverzicht kun je facturen zoeken, financiële statussen combineren en de gevonden resultaten naar Excel of PDF exporteren. Met Omzet & inzicht controleer je vervolgens hoe definitieve facturen in de omzet zijn verwerkt.

Wat heb je nodig?

Een factuur zoeken

  1. Open Financiën.
  2. Klik op Facturen.
  3. Gebruik het zoekveld voor een factuurnummer, boekingsnummer, klantnaam of diernaam.
  4. Klik op Filter voor aanvullende selecties.

Je kunt onder meer filteren op:

Combineer alleen filters die samen passen. Met Status: Definitief en Betaalstatus: Betaald zie je bijvoorbeeld alleen facturen die zowel definitief als volledig betaald zijn.

De juiste datumsoort kiezen

Nadat je een periode hebt geselecteerd, kun je aangeven waarop deze periode betrekking heeft:

Gebruik voor een controle van gefactureerde omzet meestal Factuur. Gebruik Boeking wanneer je wilt weten welke facturen bij uitgevoerde of geplande boekingen uit een bepaalde periode horen.

Controleer altijd welke datumsoort actief is. Dezelfde factuur kan een boekingsdatum, aanmaakdatum en factuurdatum in verschillende maanden hebben.

Bedragen en btw-kolommen tonen

Onderaan het overzicht staat een kolommenknop. Daarmee kun je aanvullende kolommen tonen, zoals:

De blokken Totaal, Openstaand, Concepten en Betaald helpen bij een eerste controle van de gevonden resultaten. Controleer daarnaast altijd de individuele facturen wanneer bedragen niet aansluiten.

Facturen exporteren

  1. Stel eerst alle gewenste filters in.
  2. Controleer onderaan hoeveel resultaten zijn gevonden.
  3. Selecteer alleen specifieke facturen wanneer je niet de hele gefilterde lijst wilt exporteren.
  4. Klik onderaan op Export.
  5. Kies Excel of PDF.
  6. Gebruik het printericoon wanneer je het overzicht direct wilt afdrukken.
  7. Open het bestand en controleer de periode, het aantal regels en de totalen.

Wanneer je facturen selecteert, exporteert Aniday alleen die geselecteerde facturen. Zonder selectie worden alle resultaten geëxporteerd die aan de ingestelde zoekopdracht en filters voldoen.

De export volgt de beschikbare en gekozen kolommen in het overzicht. Zet daarom vóór het exporteren bijvoorbeeld Exclusief BTW, Betaald en de relevante btw-kolommen aan.

Per export kunnen maximaal 5.000 regels worden verwerkt. Verklein bij meer resultaten de periode of voeg extra filters toe.

Deze overzichtsexport is bedoeld voor controle en analyse. Gebruik voor een officiële boekhoudexport de daarvoor bedoelde boekhoudkoppeling of exportfunctie.

Omzet controleren

  1. Open Financiën.
  2. Klik op Omzet & inzicht.
  3. Klik bij Filter op datum en kies de gewenste periode.
  4. Controleer het totaal en de grafiek.
  5. Vergelijk dit met het facturenoverzicht met Status: Definitief en datumsoort Factuur.

De bedragen op Omzet & inzicht worden, tenzij anders vermeld, exclusief btw weergegeven.

De gefactureerde omzet wordt berekend op basis van definitieve facturen en wordt gekoppeld aan de factuurdatum. Een conceptfactuur telt daarom niet mee als gerealiseerde omzet.

Afhankelijk van jullie pakket zie je onder Omzet per periode ook:

Verwachte omzet en gefactureerde omzet hoeven dus niet gelijk te zijn. Ze gebruiken een andere bron en kunnen aan een andere periode zijn gekoppeld.

Betaald is niet hetzelfde als definitief

De betaalstatus geeft aan hoeveel van een factuur is betaald. De factuurstatus bepaalt of een factuur concept of definitief is.

Daarom kan:

Gebruik voor omzetcontrole daarom niet alleen het filter Betaald. Controleer ook altijd de factuurstatus.

Let op bij definitieve en betaalde facturen

Wijzig of herbereken een definitieve of betaalde factuur niet uitsluitend om een rapport of export passend te maken. Een aanpassing kan gevolgen hebben voor omzet, btw, het openstaande bedrag en de aansluiting met de geregistreerde betaling.

Laat een verschil eerst beoordelen door de verantwoordelijke beheerder of boekhouder. Gebruik bij een echte correctie de daarvoor bedoelde credit- of correctieprocedure, zodat de oorspronkelijke factuur en de correctie zichtbaar blijven.

Zet een factuur alleen op Schade wanneer dit inhoudelijk juist is. Een schadefactuur wordt niet meer als normale omzet meegenomen.

Waarom sluiten de bedragen niet aan?

Controleer achtereenvolgens:

  1. Staat in beide schermen dezelfde periode ingesteld?
  2. Gebruik je in het facturenoverzicht Factuur, Toevoeg of Boeking?
  3. Vergelijk je bedragen inclusief of exclusief btw?
  4. Zijn er nog conceptfacturen?
  5. Zijn er creditfacturen of gecrediteerde facturen?
  6. Zijn facturen op Schade gezet?
  7. Vergelijk je omzet met betalingen in plaats van met definitieve facturen?
  8. Is een factuur recent definitief gemaakt of gecorrigeerd?

Wijzig bij een verschil niet direct financiële gegevens. Noteer de gebruikte filters en exporteer eerst de betreffende facturen, zodat een beheerder of boekhouder de aansluiting kan controleren.

Exporteren lukt niet