Een factuur crediteren en een betaling terugstorten

Controleer eerst de gevolgen voor boekingen en planning, start een beschikbare online terugstorting vóór het crediteren en maak daarna de volledige creditfactuur.

Geschreven door Martijn

Een creditfactuur en een terugbetaling zijn twee afzonderlijke handelingen. Crediteren maakt een volledige negatieve factuur en kan gekoppelde boekingen annuleren. Terugstorten verplaatst daadwerkelijk geld via een betaalprovider. Voor handmatige betaalmethodes moet je het geld zelf teruggeven en registreert Aniday alleen de financiële correctie.

Controleer eerst de gevolgen

Open de definitieve factuur en controleer vóór je verdergaat:

• klant, factuurnummer, regels en totaalbedrag;
• alle geregistreerde betalingen;
• de boekingen en diensten die aan de factuur zijn gekoppeld;
• de planning die bij die boekingen hoort;
• of je de hele factuur wilt crediteren.

De actie Crediteren maakt geen gedeeltelijke creditfactuur. Alle factuurregels worden als negatieve regels overgenomen.

Bij het crediteren doorloopt Aniday ook de gekoppelde boekingsregels. Overnachtings- en dagopvangboekingen worden geannuleerd en hun planning en verblijfsindeling worden verwijderd. Gekoppelde trainingen, trimsalonafspraken, uitlaatservice- en dierenoppasboekingen worden eveneens als geannuleerd gemarkeerd. Voor asielregels bestaat in deze creditroute geen overeenkomstige annuleringshandeling; controleer die daarom afzonderlijk.

Crediteer de factuur niet wanneer een gekoppelde boeking actief moet blijven. Laat bij een correctie van slechts één regel eerst bepalen welk correctieproces nodig is.

Een geschikte online betaling eerst terugstorten

Voer een beschikbare providerterugstorting uit voordat je de factuur crediteert. Na crediteren zijn de betalingsacties op de oorspronkelijke factuur niet meer beschikbaar.

1. Open de factuur via Financiën > Facturen of vanuit de gekoppelde boeking.
2. Klik bij de oorspronkelijke betaling op de drie verticale puntjes en kies Terugstorten. Je kunt ook Meer > Crediteren openen en daar bij een geschikte betaling op Terugstorten klikken zonder de credit al te bevestigen.
3. Controleer in Betaling terugboeken het oorspronkelijke bedrag.
4. Vul bij Bedrag het bedrag in dat werkelijk moet worden teruggestort. Dit mag niet hoger zijn dan de geselecteerde betaling.
5. Vul bij Omschrijving een herkenbare tekst van maximaal 30 tekens in.
6. Klik op Terugboeken.
7. Wacht op de bevestiging en controleer daarna de negatieve terugstortingsregel en de getoonde providerstatus.

De actie wordt in de actuele interface aangeboden voor daarvoor geschikte betalingen via Wero, iDEAL | Wero, iDEAL, Bancontact en Automatische incasso, mits de betaling niet ouder is dan dertien maanden en je de benodigde betaalrechten hebt.

Bij Mollie kan een terugstorting eerst In behandeling zijn. Zolang Mollie de status queued of pending teruggeeft, kan Aniday de actie Annuleren tonen. Gebruik die alleen wanneer de terugstorting werkelijk niet meer door mag gaan.

Een oude Pay.nl-transactie kan in een Mollie-omgeving niet via deze Aniday-knop worden teruggestort. Het venster verwijst je dan naar Pay.nl en toont de Order ID waarmee je de transactie kunt vinden.

Een handmatige terugbetaling registreren

Open Meer > Crediteren. Als er nog een betaald bedrag op de factuur staat, vraagt Aniday hoe je dit bedrag aan de klant terugbetaalt:

• Niet terugbetalen: Aniday voegt geen negatieve betaling toe.
• Terug pinnen (handmatig): Aniday registreert de negatieve betaling; voer de pin-terugbetaling zelf uit.
• Overboeking: Aniday registreert de negatieve betaling; maak het geld zelf via de bank over.
• Contant: Aniday registreert de negatieve betaling; geef het geld zelf aan de klant.
• Wallet: Aniday verhoogt het walletsaldo van de klant met het gecrediteerde betaalde bedrag en voegt een wallet-historieregel toe.

De opties pin, overboeking en contant starten dus geen automatische geldstroom. Controleer dat het bedrag werkelijk is teruggegeven en voorkom dat een collega dezelfde terugbetaling nogmaals uitvoert.

De volledige creditfactuur maken

1. Open de definitieve factuur.
2. Klik op Meer.
3. Klik op Crediteren.
4. Controleer in Creditfactuur aanmaken alle betalingen en het bedrag.
5. Kies alleen wanneer er nog een betaald bedrag staat hoe dat bedrag wordt verwerkt.
6. Klik op Crediteer - € .... Als er geen betaald bedrag meer staat, heet de knop Factuur crediteren.
7. Wacht tot de pagina opnieuw is geladen. Klik niet nogmaals terwijl Bezig... wordt getoond.

Aniday maakt een definitieve creditfactuur met een eigen factuurnummer, neemt alle factuurregels negatief over, koppelt de credit aan de oorspronkelijke factuur en markeert de oorspronkelijke factuur als gecrediteerd.

Controle na afloop

1. Open de oorspronkelijke factuur en controleer de melding dat deze is gecrediteerd.
2. Open de gekoppelde creditfactuur en vergelijk alle regels en het negatieve totaal met het origineel.
3. Controleer de oorspronkelijke betaalregel en iedere negatieve terugstortings- of correctieregel.
4. Controleer bij Wallet de klantkaart en Wallet historie.
5. Controleer bij bank, pin of contant ook de werkelijke geldstroom buiten Aniday.
6. Controleer alle gekoppelde boekingen en de planning.

Stop bij een mislukte providerterugstorting. Maak niet alsnog een tweede terugstorting of credit voordat je hebt vastgesteld wat de eerste poging heeft gedaan.