Factuurnummerformaat en volgend nummer instellen

Stel onder Instellingen > Administratie > Facturen het nummerformaat en het eerstvolgende volgnummer in en controleer het live voorbeeld vóór je opslaat.

Geschreven door Martijn

Aniday bouwt een zichtbaar factuurnummer op uit Formaat factuurnummer en Volgende factuurnummer. Wijzig deze instellingen alleen wanneer je verantwoordelijk bent voor de factuurnummering en hebt afgestemd welk nummer als volgende gebruikt mag worden.

De instellingen openen

1. Klik in Aniday op Instellingen.
2. Open in het instellingenmenu de sectie Administratie.
3. Klik op Facturen.
4. Zoek bovenaan het blok met Formaat factuurnummer, Volgende factuurnummer en Live voorbeeld (eerst volgende factuurnummer).

Begrijpen hoe het formaat werkt

Formaat factuurnummer is een sjabloon van minimaal 5 en maximaal 14 tekens. Bij het tonen van een factuurnummer vervangt Aniday de tekens aan de rechterkant van dit sjabloon door het volgnummer.

Voorbeeld:

• formaat: 2026000000
• volgende nummer: 123
• live voorbeeld: 2026000123

Het volgnummer is dus de rechterkant van het uiteindelijke factuurnummer. Maak het formaat lang genoeg voor de gewenste jaar- of bedrijfsaanduiding én het verwachte aantal volgnummers.

Het formaat en volgende nummer wijzigen

1. Noteer vooraf het huidige formaat, het getoonde volgende nummer en het live voorbeeld.
2. Vul bij Formaat factuurnummer het afgesproken sjabloon in.
3. Vul bij Volgende factuurnummer een geheel getal van minimaal 1 in.
4. Controleer Live voorbeeld (eerst volgende factuurnummer).
5. Vergelijk dit voorbeeld met het nummer dat volgens de administratie als volgende mag worden uitgegeven.
6. Klik bovenaan op Opslaan.
7. Open de instellingen opnieuw en controleer dat formaat en volgend nummer bewaard zijn.

Aniday controleert bij uitgifte of dezelfde combinatie van opgeslagen formaat en volgnummer al bestaat. Een bestaand nummer wordt overgeslagen en het systeem zoekt verder. Gebruik deze controle niet om bewust dubbele of lagere reeksen in te voeren; stem de nummerreeks vooraf goed af.

Wanneer wordt een nummer gebruikt?

Een gewone conceptfactuur krijgt pas bij Definitief maken haar definitieve factuurnummer. Ook een nieuw aangemaakte creditfactuur verbruikt het op dat moment beschikbare volgende nummer. Daarna verhoogt Aniday de instelling voor de volgende factuur.

Een wijziging van deze instellingen hernummert bestaande definitieve facturen en creditfacturen niet. Zij bewaren het formaat en volgnummer waarmee ze zijn aangemaakt.

Werk veilig bij een overgang

• Spreek een moment af waarop niemand anders facturen definitief maakt of crediteert.
• Controleer vlak vóór het opslaan opnieuw het eerstvolgende vrije nummer.
• Maak na de wijziging één vooraf afgesproken testfactuur definitief.
• Controleer het factuurnummer op de factuur en in de PDF.
• Controleer daarna welk volgend nummer de instelling toont.
• Verwijder of corrigeer de testfactuur alleen volgens jullie normale administratieve proces; probeer een uitgegeven nummer niet opnieuw te gebruiken.

Stop wanneer het live voorbeeld onverwacht is of wanneer in dezelfde periode elders facturen worden uitgegeven. Laat de administratie dan eerst de gewenste reeks bevestigen.