Handtekening voor automatische e-mails aanpassen
Pas je algemene afsluiting, afzender en kopieadressen aan en controleer de handtekening in je mails.
Geschreven door Martijn
De handtekening is de afsluiting onder een e-mail, bijvoorbeeld 'Met vriendelijke groet' met je bedrijfsnaam. In Aniday beheer je deze afsluiting op één plek. Een wijziging geldt voor de nieuwe mails die deze handtekening gebruiken.
Je hebt toegang tot Instellingen nodig. Controleer na de overstap naar de nieuwe e-mailinstellingen hoe je afsluiting eruitziet. Een apart geschreven afsluiting in een bestaande mailtekst kan nog in die tekst staan.
De handtekening aanpassen
Open Instellingen.
Klik links onder E-mail op Mailteksten & afzender. Dit staat direct onder Automatische e-mails.
Klik bovenaan op het blok met je afzendergegevens, of op Aanpassen in dat blok.
Het venster Afzender & handtekening opent. Ga naar Handtekening.
Pas de afsluiting aan. Je kunt bijvoorbeeld 'Met vriendelijke groet' typen, een lege regel invoegen en daarna je naam of bedrijfsnaam toevoegen.
Klik op Opslaan en wacht op Afzender & handtekening opgeslagen. Pas dan is de wijziging bewaard.
Wil je je wijziging niet bewaren? Klik vóór het opslaan op Annuleren.
Je naam en adres automatisch laten invullen
Onder de handtekening staan drie knoppen. Zet eerst de cursor op de plek waar het gegeven moet komen en klik daarna op de gewenste knop:
{{ afzendernaam }}: gebruikt de naam uit Afzendernaam.{{ bedrijfsnaam }}: gebruikt de ingestelde bedrijfsnaam.{{ afzenderemail }}: gebruikt het ingestelde afzenderadres.
Zo'n code heet een variabele. De klant ziet in de verstuurde mail de ingevulde naam of het adres. Gebruik de invoegknoppen zodat de code goed geschreven is. Klik daarna op Opslaan.
Controleren hoe de klant de afsluiting ziet
Ga terug naar Mailteksten & afzender.
Zoek een boekingsmail en klik op Voorbeeld. Controleer onderaan de afsluiting.
Controleer ook een factuurmail. De algemene handtekening kan in meerdere soorten mails worden gebruikt.
Wil je hem ook in je eigen mailbox bekijken? Ga naar Automatische e-mails, open een geplande mail via Aanpassen en gebruik Stuur testmail naar mijzelf als die knop beschikbaar is. Controleer het adres bij Gaat naar en kijk ook in je spammap.
Een voorbeeld stuurt geen mail. Een testmail gaat naar het adres van je ingelogde account en niet naar de klant. De handtekeningwijziging verandert geen mails die al verstuurd zijn.
Een mail mist de handtekening of heeft twee afsluitingen
Onder Mailteksten & afzender herken je een tekst zonder de algemene handtekening aan Zonder handtekening. Een eigen afsluiting kan nog wel in de tekst staan.
Wil je de algemene handtekening gebruiken?
Klik bij die mailtekst op Bewerken.
Controleer onderaan de Inhoud of er al een eigen afsluiting staat. Verwijder die als je haar wilt vervangen, zodat je geen dubbele groet krijgt.
Zet de cursor onderaan en voeg via Variabelen de code
{{ handtekening }}in.Klik op Opslaan en bekijk daarna het Voorbeeld.
Gebruik de variabele één keer. Zie je hem niet in de beschikbare lijst, of heeft het bericht een vaste tekst? Vraag dan via de Aniday-chat om hulp.
Terug naar de standaardhandtekening
Open opnieuw Afzender & handtekening.
Klik bij de handtekening op Standaard herstellen.
Controleer de ingevulde afsluiting: 'Met vriendelijke groet' met de afzendernaam.
Klik op Opslaan om dit te bewaren. Annuleren houdt de eerder opgeslagen handtekening.
De afzender en kopieadressen controleren
In hetzelfde venster staan:
Afzendernaam: de naam die de klant bij de e-mail ziet.
Afzender e-mailadres: het adres waar antwoorden van klanten binnenkomen.
Kopie naar: het adres voor de bedrijfskopieën die bij een bericht zijn ingeschakeld. Als dit veld leeg is, gaan die kopieën naar het afzenderadres.
Facturen in kopie naar: een extra adres voor factuurkopieën, bijvoorbeeld van je boekhouder.
Pas een adres alleen aan als je zeker weet dat het klopt en klik op Opslaan. Krijg je de melding dat een adres ongeldig is, controleer dan de spelling en probeer opnieuw.
Een kopieadres kan klant- en factuurgegevens ontvangen. Het invullen van Kopie naar zet de bedrijfskopie niet zelf aan: kies bij het gewenste bericht onder Automatische e-mails ook Aan bij Jouw bedrijf.
Lees ook Automatische e-mails instellen.