Automatische e-mails instellen

Stel automatische e-mails stap voor stap in, pas de tekst aan en controleer een voorbeeld, testmail en de eerste verzending.

Geschreven door Martijn

Met automatische e-mails stuurt Aniday bijvoorbeeld een boekingsbevestiging of herinnering voor je. Je stelt één keer in wie het bericht krijgt en wanneer. Daarna verstuurt Aniday het bericht als iemand aan de beurt is.

Waar vind je de nieuwe instellingen?

  1. Open Instellingen in Aniday.

  2. Zoek links het kopje E-mail.

  3. Klik op Automatische e-mails.

Onder E-mail staan twee onderdelen:

Je hebt toegang tot Instellingen nodig. Welke berichten je ziet, hangt af van je modules, pakket en bijbehorende instellingen. Het aantal berichten kan dus per bedrijf verschillen.

Eerst bekijken wat er al aanstaat

  1. Klik bovenaan op Toon alleen wat aan staat.

  2. Loop de berichten na. Klik bij een bericht op Aanpassen.

  3. Controleer de ontvanger en het verzendmoment. Klant is je klant; Jouw bedrijf is het adres voor bedrijfskopieën. Sommige berichten gaan naar een trainer of gekoppelde medewerkers.

  4. Klik op Sluiten om terug te gaan.

  5. Klik op Toon alles om ook uitgeschakelde berichten te zien. Kies eventueel een module boven de lijst.

Een herinnering instellen

Hieronder gebruiken we Boekingsherinnering als voorbeeld. Andere geplande berichten werken op dezelfde manier, maar hebben soms andere keuzes.

  1. Zoek Boekingsherinnering en klik rechts op Aanpassen.

  2. Open Instellingen, of klik op het aantal dagen in de uitlegzin.

  3. Vul in hoeveel dagen vóór de aankomst de klant de herinnering moet krijgen. Kies bijvoorbeeld 2 dagen. Blijf binnen het bereik dat onder het veld staat.

  4. Klik buiten het veld en wacht op Wijziging opgeslagen of het groene vinkje. Deze instellingen worden automatisch opgeslagen. Er is hier geen aparte knop Opslaan.

  5. Lees de uitlegzin opnieuw. Het dagelijkse tijdstip ligt vast en staat op het scherm. Twee dagen vooraf betekent bijvoorbeeld dat de herinnering voor een aankomst op vrijdag op woensdag aan de beurt is.

  6. Controleer de tekst via Voorbeeld bekijken. Staat er bijvoorbeeld 'morgen', terwijl je twee dagen vooraf hebt ingesteld? Pas de tekst dan aan via Bewerken.

  7. Open Wie krijgt deze mail de komende 7 dagen en controleer de verwachte ontvangers. Staat de mail nog uit, dan zie je Wie zou deze mail krijgen als hij aanstond. Dat is alleen een vooruitblik.

  8. Kies Aan als alles klopt. Verschijnt een bevestiging met het eerste verzendmoment en aantal ontvangers? Controleer die en klik op Aanzetten.

  9. Wacht op de melding dat het bericht aanstaat en klik op Sluiten.

Vanaf dat moment verstuurt Aniday deze herinnering automatisch als een klant aan de voorwaarden voldoet. Je hoeft de pagina niet open te houden. Controleer de eerste verzending in het logboek.

Een instelling met Geldt ook voor verandert ook de genoemde andere berichten. Controleer die dus na je aanpassing.

Een bericht na een handeling instellen

Een bericht zoals Nieuwe boeking of Factuur bevestigd gaat na een handeling uit. Je stelt daarvoor geen aantal dagen in.

  1. Klik bij het bericht op Aanpassen.

  2. Kies per beschikbare ontvanger Aan of Uit, bijvoorbeeld bij Klant en Jouw bedrijf.

  3. Wacht op de melding dat de wijziging is opgeslagen.

  4. Controleer Voorbeeld en sluit het venster.

Altijd aan betekent dat je dat onderdeel hier niet kunt uitschakelen. n.v.t. betekent dat die ontvanger voor dit bericht niet van toepassing is.

Bij Nieuwe boeking geldt de klantinstelling voor boekingen die de klant zelf in het klantenportaal maakt. Maak je zelf een boeking, dan kies je tijdens het boeken of je een bevestiging verstuurt. Zet je de klantmail uit, dan krijgt de klant ook vanuit het portaal geen automatische bevestiging meer. Zet je de klantmail bij Factuur bevestigd uit, dan moet je de factuur zelf versturen. Lees daarom de waarschuwing voordat je zo'n mail uitzet.

Onderwerp en tekst aanpassen

  1. Klik in het venster van een automatische e-mail bij E-mail op Bewerken. Je kunt de tekst ook vinden via Instellingen > Mailteksten & afzender.

  2. Pas Onderwerp en Inhoud aan. De naam van een standaardtemplate staat vast.

  3. Wil je een naam, datum of ander gegeven automatisch laten invullen? Klik eerst op de plek in je tekst en daarna op de passende knop onder Variabelen. Aniday vult zo'n invulveld bij het versturen in. Gebruik de knoppen van deze mail; typ de codes liever niet zelf.

  4. Los eventuele meldingen over verkeerd geschreven of onbekende variabelen op. Controleer ook of de tekst past bij je ingestelde verzendmoment.

  5. Klik op Opslaan en wacht op Template opgeslagen. Mailteksten worden dus niet automatisch opgeslagen.

  6. Bekijk daarna het Voorbeeld. Een voorbeeld met voorbeeldgegevens kan andere namen en datums tonen dan een echte klantmail.

Onder Gebruikt door bij Mailteksten & afzender zie je welke automatische berichten een tekst gebruiken. Een wijziging kan dus voor meerdere berichten gelden. Heeft een bericht een vaste tekst, dan kun je die niet bewerken.

Met Standaardtekst herstellen zet je de standaardtekst in de editor. Klik daarna op Opslaan om die te gebruiken, of op Annuleren om je bestaande opgeslagen tekst te houden.

Een testmail naar jezelf sturen

  1. Open het gewenste geplande bericht via Aanpassen.

  2. Klik, als deze knop aanwezig is, op Stuur testmail naar mijzelf.

  3. Controleer het adres bij Gaat naar. De test gaat naar het e-mailadres van je ingelogde account, niet naar de klant.

  4. Open je mailbox en controleer ook de spammap. Bekijk de afzender, tekst, ingevulde gegevens en handtekening.

Een testmail kan gegevens uit een echte komende boeking gebruiken. De test verstuurt geen klantmail en verschijnt niet als echte verzending in het logboek. Voor directe berichten is er een voorbeeld, maar geen testmailknop. Als er geen geschikte komende ontvanger is, kan een testmail niet worden gemaakt. Je hoeft daarvoor geen echte klantboeking aan te maken; controleer dan het tekstvoorbeeld bij Mailteksten & afzender.

Een automatische e-mail stoppen

Open het bericht via Aanpassen, kies Uit en wacht op de opslagmelding. Bij een direct bericht zet je de betreffende ontvanger uit. Al verstuurde mails kun je daarmee niet terughalen.

Archiveren bij Mailteksten & afzender verbergt alleen de tekst in de lijst. De tekst blijft bruikbaar voor automatische mails. Gebruik dus de aan/uit-keuze bij Automatische e-mails om verzending te stoppen.

Als iets niet lukt

Lees ook Geplande en verzonden automatische e-mails bekijken en Handtekening voor automatische e-mails aanpassen.