Klanten toestaan boekingen te wijzigen of annuleren

Stel in wanneer klanten boekingen mogen wijzigen, annuleren of een wijzigingsverzoek indienen.

Geschreven door Martijn

Bepaal of klanten een boeking via het klantenportaal mogen wijzigen of annuleren, hoeveel dagen vooraf dit mag en of een wijziging direct wordt verwerkt of eerst moet worden beoordeeld.

Deze instellingen verschijnen alleen voor boekingstypen die in jouw Aniday-omgeving actief zijn. Je hebt toegang tot Instellingen nodig.

Annuleren voor overnachting en dagopvang instellen

Klik op Instellingen.
Open onder Basis het onderdeel Klantenportaal.
Scrol naar Boeking wijzigingen klantenportaal.
Open het blok Overnachting en dagopvang annuleren.
Zet Boeking annulering in het klantenportaal aan.
Vul bij Hoeveel dagen van te voren mag een klant annuleren de gewenste termijn in.
Schakel eventueel in:
- Boeking annulering ongedaan maken in het klantenportaal
- E-mail beheerder als er een annulering wordt gedaan
Klik op Opslaan.

Binnen de toegestane termijn ziet de klant bij de boeking de actie Boeking annuleren.

Wanneer annuleren ongedaan maken is toegestaan, verschijnt die mogelijkheid alleen als er nog voldoende capaciteit voor de oorspronkelijke periode beschikbaar is.

Bepalen of wijzigingen direct worden goedgekeurd

In het blok Wijzigingen boeking staan afzonderlijke instellingen voor dagopvang en overnachting:

Wijzigingen in boeking dagopvang automatisch goedkeuren
Wijzigingen in boeking overnachting automatisch goedkeuren

Staat automatisch goedkeuren aan, dan wordt de wijziging direct in de boeking en planning verwerkt. Staat dit uit, dan komt de wijziging als verzoek binnen en moet een medewerker deze beoordelen.

Deze instelling bepaalt bij het betreffende boekingstype ook of een annulering direct wordt verwerkt of als verzoek wordt ingediend. Laat automatisch goedkeuren daarom uit wanneer je wijzigingen eerst wilt controleren.

Een extra melding aan klanten tonen

Zet Extra melding bij wijzigen boeking aan.
Vul bij Tekst melding wijzigen boeking een korte toelichting in.
Klik op Opslaan.

Deze tekst wordt in het klantenportaal getoond wanneer de klant een wijziging indient. Er zijn maximaal 110 tekens beschikbaar.

Wijzigen van een overnachting instellen

Open het blok Overnachting wijzigen en stel het volgende in:

Klanten toestaan om een boeking te wijzigen in het klantenportaal
Boekingen wijziging indienen pas na goedkeuring
Aantal dagen van tevoren wijzigen
Aantal keer een boekings wijziging indienen

Met Boekingen wijziging indienen pas na goedkeuring bepaal je dat een klant pas een wijziging kan indienen nadat de oorspronkelijke boeking is goedgekeurd.

Bij de termijn en het maximale aantal betekent 0 dat er geen aparte beperking geldt totdat de boeking is verstreken.

Klik daarna op Opslaan.

De klant opent de boeking in het klantenportaal, kiest Verblijfsperiode wijzigen, selecteert nieuwe breng- en ophaalmomenten en klikt op Aanpassingen indienen.

Instellingen voor abonnementen en strippenkaarten

Als deze onderdelen actief zijn, verschijnen aanvullende blokken:

Onder Dagopvang abonnementen stel je in of klanten een abonnementsdag mogen annuleren, hoeveel dagen vooraf dit mag en of zij een annulering mogen terugdraaien.
Onder Strippenkaarten stel je in of een klant een geplande strippenkaartdag mag annuleren en welke termijn daarvoor geldt.

Sla ieder gewijzigd blok op.

Wanneer wijzigen of annuleren niet beschikbaar is

Controleer:

of de juiste boekingsmodule actief is;
of de klant binnen de ingestelde termijn zit;
of het maximale aantal wijzigingsverzoeken is bereikt;
of de boeking eerst moet worden goedgekeurd;
of de factuur bij de boeking niet is gecrediteerd;
of er nog capaciteit beschikbaar is wanneer een annulering wordt teruggedraaid.

Na een ingediend wijzigings- of annuleringsverzoek kan een medewerker dit beoordelen in het overzicht voor boekingsverzoeken.