Maandboekingen maken en meerdere dieren beheren op de nieuwe abonnementspagina

Vind Boeken en Meerdere maanden boeken en beheer gekoppelde abonnementen per dier.

Geschreven door Martijn

De nieuwe abonnementspagina toont de maanden en de boekingen samen in Looptijd per maand. Bij een nog niet geboekte maand staat Boeken. Voor een reeks gebruik je Meerdere maanden boeken boven deze tijdlijn. Koppelen en ontkoppelen van andere dieren staan op afzonderlijke kaarten.

Wat heb je nodig?

Deze handleiding geldt voor de beta Nieuwe abonnementspagina. De abonnementsfunctie moet voor de betreffende dienst beschikbaar zijn en je hebt wijzigingsrechten voor die dienst nodig. Controleer vooraf de klant, het dier, de abonnementsvorm, de periode en of het abonnement actief is.

Eén maand boeken

1. Open Abonnementen en het juiste abonnement.

2. Zoek de gewenste maand in Looptijd per maand.

3. Klik op Boeken bij die maand. Bij een verleden maand kan Deze maand alsnog boeken staan.

4. Controleer in Boeking(en) toevoegen de optie Enkele maand en Selecteer een maand.

5. Bij dagopvang lees je de controle van dagen, geschat bedrag en waarschuwingen.

6. Bij gekoppelde dagopvangdieren controleer je Ook boeken voor.

7. Klik op Boeking(en) toevoegen.

8. Controleer of de boeking bij de juiste maand staat. Open Boeking bekijken en controleer dagen, dieren, bedrag en factuur.

Alleen een abonnement koppelen of een dag als gepland tonen maakt nog geen daadwerkelijke opvangboeking. Na het boeken controleer je ook de algemene planning.

Meerdere maanden boeken

1. Klik boven Looptijd per maand op Meerdere maanden boeken.

2. Kies Meerdere maanden in het venster.

3. Kies de eerste maand bij Van en de laatste bij T/m. Beide maanden worden meegenomen.

4. Lees de controle en controleer voor welke dieren je boekt.

5. Klik op Boeking(en) toevoegen.

6. Controleer iedere maand afzonderlijk, ook wanneer één van de maanden een foutmelding gaf.

Bij een fout kunnen eerdere maanden al wel zijn aangemaakt. Boek daarom niet meteen de hele reeks opnieuw. Controleer eerst wat bestaat en vul alleen de ontbrekende maanden aan.

Waarschuwingen bij dagopvang

• Een maand is al geboekt: opnieuw boeken kan een tweede boeking voor dezelfde maand maken. Dagen die al voor het dier in een andere boeking staan, vallen af. Controleer dus eerst de bestaande boeking.

• Dagen zijn al voorbij: die dagen kunnen nog in de boeking en op de factuur terechtkomen. Controleer of dat de bedoeling is.

• Gesloten of vol: lees de genoemde datums. Zonder aanvullende keuze worden de geblokkeerde dagen niet meegenomen. Vink Deze dagen alsnog toevoegen alleen aan als je die dagen bewust toch wilt boeken.

• Geen dagen over: een andere boeking kan alle geselecteerde dagen voor het dier al bevatten. Controleer de bestaande planning.

Het bedrag met ongeveer-teken is een schatting. Controleer het daadwerkelijke bedrag na aanmaken. Daglimieten, overlap en groepskeuze kunnen beïnvloeden welke dagen en dieren werkelijk worden geboekt.

Een hondenschoolmaand boeken

Bij een hondenschoolabonnement gebruik je dezelfde maandkeuze, maar er is geen dagopvangcontrole met gesloten of volle opvangdagen. De maandboeking bevat het lesrecht voor de betreffende abonnementsperiode; het maken van de maandboeking plant op zichzelf nog geen lessen in.

Voor hetzelfde hondenschoolabonnement wordt een overlappende maandboeking geweigerd. Controleer bij een melding eerst de bestaande periode. Open de maandboeking om de gekozen lessen en het resterende gebruik te bekijken of aan te passen.

Een abonnement van een ander dier koppelen

1. Open de abonnementspagina van het eerste dier.

2. Zoek de kaart Ook bij deze klant.

3. Controleer het abonnement van het andere dier.

4. Klik op het koppelicoon met de uitleg Koppelen aan dit abonnement als dit wordt aangeboden. Een passend aandachtspunt kan ook een knop Koppelen tonen.

5. Controleer de kaart Gecombineerd abonnement.

6. Klik op de naam van ieder dier om het eigen abonnement en schema te controleren.

Je kunt abonnementen van verschillende dieren van dezelfde klant koppelen. Een dagopvang- en hondenschoolabonnement kun je niet met elkaar koppelen. Een abonnement dat al bij een andere groep hoort, moet je daar eerst ontkoppelen.

Bij wijkt af kun je de verschillen bekijken. Controleer of de dagen, tijden en periode nog samen passen voordat je nieuwe maandboekingen maakt.

Wat betekent samen boeken?

Koppelen alleen bepaalt niet dat ieder dier altijd in één boeking komt. De instelling voor samen boeken en de overeenkomst van de schema’s bepalen de verwerking. De kaart Gecombineerd abonnement legt uit of de dieren samen of apart worden geboekt.

Bij dagopvang staat in het boekingsvenster Ook boeken voor wanneer de groepsoptie beschikbaar is. Zet je die uit, dan boek je alleen het huidige dier als losse boeking, zonder meerdierenkorting. Bekijk de dieren en de verdeling in de controle voordat je bevestigt.

Dagen en afmeldingen blijven per dier beheerd. Dieren met dezelfde dagen kunnen in de tijdlijn samen op één regel staan. Een bedrag bij een gedeelde boeking is voor de hele boeking; de uitleg bij het bedrag kan de verdeling per dier tonen.

Een dier ontkoppelen

1. Zoek Gecombineerd abonnement.

2. Klik op de drie puntjes op de regel van het bedoelde dier.

3. Kies de actie met de diernaam en ontkoppelen en lees het bevestigingsvenster.

4. Bevestig en controleer beide abonnementen.

De abonnementen blijven bestaan. Bestaande boekingen veranderen niet. Volgende boekingen worden volgens de nieuwe groepssituatie verwerkt.

Controle van facturen en incasso

Gebruik Boeking bekijken bij een maand om naar de bron te gaan. De tijdlijn toont bijvoorbeeld Concept, Betaald, Nog te betalen of een incassostatus. Een gemaakte boeking bewijst niet dat de factuur definitief of betaald is.

Handmatig een maand boeken verschuift de algemene incassoplanning niet. De verwerking van een open abonnementsfactuur volgt de bestaande incasso-instellingen. Controleer een mislukte incasso of onbetaalde factuur afzonderlijk.

De vroegere knop om alle toekomstige boekingen in één keer te verwijderen staat niet als gelijkwaardige actie op deze nieuwe pagina. Gebruik Beëindigen als het abonnement stopt en controleer daar welke boekingen verwijderd worden of blijven staan. Voor een afzonderlijke correctie open je de betrokken boeking.