Periodieke dagopvang instellen en boeken

Stel de lengte van een periodieke dagopvangperiode in, maak de periodeboeking en voeg daarna de daadwerkelijke dagen toe.

Geschreven door Martijn

Met periodieke dagopvang bundel je meerdere losse dagopvangdagen binnen een periode van een aantal weken of maanden. Het aanmaken van de periodieke boeking legt eerst alleen de periode vast. Daarna voeg je de daadwerkelijke dagopvangdagen afzonderlijk toe.

Een lege periodieke boeking reserveert nog geen capaciteit. Alleen de dagen die je daarna toevoegt, staan in de planning en tellen mee voor beschikbaarheid en daglimieten.

Periodieke dagopvang instellen

1. Klik op Instellingen.
2. Open Overnachting & dagopvang.
3. Kies Boekingen.
4. Open Periodieke dagopvang.
5. Schakel Periodieke dagopvang in.
6. Schakel desgewenst Activeer periodieke dagopvang voor klantenportaal in.
7. Bepaal of Periodieke dagopvang boekingen gelijk goedkeuren aan moet staan.
8. Vul bij Periodieke dagopvang periode een getal van 1 tot en met 52 in.
9. Kies Maand(en) of Weken.
10. Vul bij Hoeveel dagen van tevoren mag een klant een dag boeken? het gewenste aantal dagen in. Vul 0 in wanneer je naast de overige controles geen extra vooruitboeklimiet wilt gebruiken.
11. Klik bovenaan op Opslaan.

De klantenportaaloptie is alleen beschikbaar wanneer het klantenportaal en de benodigde abonnementsfunctie actief zijn. Periodieke dagopvang boekingen gelijk goedkeuren bepaalt of geschikte boekingen vanuit het klantenportaal direct worden goedgekeurd; de instelling verandert niet de interne beheerflow van een medewerker.

Vooraf controleren bij een wijziging van de periode

De gekozen lengte en eenheid worden ook gebruikt om de geldige periode van bestaande periodieke boekingen te bepalen. Wijzig je later bijvoorbeeld van één maand naar vier weken, dan kan de weergegeven of geldige periode van bestaande boekingen daardoor veranderen.

Maak vóór zo'n wijziging een overzicht van de bestaande periodieke boekingen en controleer na het opslaan hun begin- en eindperiode. Wijzig deze algemene instelling niet alleen voor één klant.

Een periodieke boeking in beheer aanmaken

1. Klik op Boeking toevoegen (uitgebreid).
2. Selecteer de juiste klant.
3. Kies Periodieke dagopvang.
4. Selecteer één of meer actieve dieren.
5. Kies bij Selecteer datum een datum die als basis voor de periode moet dienen.
6. Controleer de tekst bij Geselecteerde periode.
7. Klik op Volgende stap.
8. Vul eventuele verplichte aanvullende velden in en ga verder.
9. Controleer het boekingsoverzicht en klik op Boeking afronden.

Na het afronden bestaat de periodieke boeking, maar deze bevat nog geen concrete dagopvangdagen.

De daadwerkelijke dagen toevoegen

1. Open de zojuist gemaakte periodieke dagopvangboeking.
2. Klik onderaan op Dag toevoegen.
3. Selecteer één of meer datums binnen de getoonde periode.
4. Kies per datum bij Brengen: het aankomstdagdeel.
5. Kies per datum bij Ophalen: het vertrekdagdeel.
6. Selecteer de dieren waarvoor de dag geldt.
7. Controleer meldingen over beschikbaarheid, daglimieten, vaccinaties en dubbele datums.
8. Klik op Toevoegen.

Controleer daarna of iedere bedoelde dag zichtbaar is in de periodieke boeking én in de planning. Een datum buiten de actuele periode of een datum die niet door de overige controles komt, wordt niet als geldige dag toegevoegd.

Een dag verplaatsen

Een bestaande dag heeft geen algemene knop om de datum direct te wijzigen. Gebruik daarom deze volgorde:

1. voeg eerst de juiste vervangende datum toe via Dag toevoegen;
2. controleer de nieuwe datum, dagdelen en dieren;
3. open bij de oude dag de knop met de drie puntjes;
4. kies Dag verwijderen;
5. controleer daarna opnieuw de boeking, planning en factuur.

Controle in het klantenportaal

Als klanten periodieke dagopvang mogen gebruiken, test dan ook het klantenportaal met een testklant. Controleer:

• of Periodieke dagopvang als keuze verschijnt;
• of de getoonde periode overeenkomt met Periodieke dagopvang periode;
• of de vooruitboeklimiet wordt toegepast;
• of alleen beschikbare datums kunnen worden toegevoegd;
• of een portaalboeking de bedoelde concept- of goedgekeurde status krijgt.

Openingstijden, aangepaste openingstijden, daglimieten, vaccinatiecontroles en dubbele boekingen kunnen een datum nog steeds tegenhouden, ook wanneer die datum binnen de periodieke periode valt.