Boekingnummers en hun voorvoegsels herkennen
Herken het hoofdboekingsnummer met B en de dienstboekingen met D, T, G, W, P of S, zodat je steeds naar de juiste boeking of factuur verwijst.
Geschreven door Martijn
Een bestelling in Aniday heeft één hoofdboekingsnummer met een B. Iedere gekoppelde dienst kan daarnaast een eigen boekingsnummer hebben. Aan de eerste letter herken je welk type dienst het nummer aanwijst.
Overzicht van de voorvoegsels
| Voorvoegsel | Verwijst naar | Opbouw |
|---|---|---|
| B | De volledige hoofdboeking of bestelling waaraan diensten, producten en de factuur zijn gekoppeld | B + jaar van aanmaken + intern nummer van minimaal zes cijfers |
| D | Overnachting en dagopvang, waaronder reguliere dagopvang, periode-dagopvang, abonnementen en strippenkaarten/tickets | D + jaar van aanmaken + intern nummer van minimaal zes cijfers |
| T | Training of privéles | T + intern nummer van minimaal vijf cijfers |
| G | Trimsalonafspraak | G + intern nummer van minimaal vijf cijfers |
| W | Uitlaatservice | W + intern nummer van minimaal vijf cijfers |
| P | Dierenoppas | P + intern nummer van minimaal vijf cijfers |
| S | Asielintake of adoptie | S + intern nummer van minimaal vijf cijfers |
Voorbeelden van de structuur zijn B2026000123, D2026000456, T00123 en W00123. Dit zijn alleen vormvoorbeelden, geen bestaande boekingen.
Het hoofdboekingsnummer vinden
Open een boeking. Bovenaan toont Aniday het B-nummer naast de klantnaam. In het facturenoverzicht staat hetzelfde nummer in de kolom Boeking nr; via dat nummer open je de bijbehorende factuur.
Gebruik het B-nummer wanneer je verwijst naar:
- de volledige bestelling;
- de verzameling gekoppelde diensten en producten;
- de factuurcontext van die boeking;
- een zoekopdracht die de hele boeking moet vinden.
Het jaar in een B-nummer is het jaar waarin de hoofdboeking is aangemaakt. Het verandert niet wanneer de boekingsdatum later wordt verplaatst.
Het nummer van een afzonderlijke dienst vinden
Open vanuit de hoofdboeking de gewenste boekingsregel. In de kop van de detailkaart staat het eigen dienstnummer, bijvoorbeeld een D-, T- of G-nummer.
Gebruik het dienstnummer wanneer je verwijst naar precies die overnachting, dagopvang, training, trimafspraak, uitlaatservice, dierenoppas of asielhandeling. Eén B-nummer kan meerdere dienstnummers bevatten.
Ook bij een D-nummer is het jaar het jaar waarin die dienstboeking is aangemaakt. Het is niet per definitie het jaar waarin het verblijf of de opvang plaatsvindt.
Zo voorkom je verwarring met een factuurnummer
Een factuurnummer volgt het nummerformaat dat onder Instellingen > Administratie > Facturen is ingesteld. Dat nummer is administratief en kan er per organisatie anders uitzien. Het B-nummer en de dienstnummers worden automatisch door Aniday opgebouwd en zijn boekingsreferenties.
Vermeld bij een vraag daarom bij voorkeur:
- het B-nummer van de hoofdboeking;
- het afzonderlijke dienstnummer wanneer de vraag één boekingsregel betreft;
- het factuurnummer wanneer de vraag over de definitieve factuur of boekhouding gaat;
- de klantnaam als extra controle, maar niet als enige identificatie.
Pas boekingnummers niet handmatig aan en leid uit het interne cijferdeel geen klant-, dier- of prijsinformatie af.