Een verkeerde tariefberekening herstellen en de factuur herberekenen

Vind de tariefregel die een verkeerd bedrag veroorzaakt en herbereken daarna uitsluitend de juiste conceptfactuur.

Geschreven door Martijn

Klopt het bedrag van een boeking of factuur niet? Controleer dan eerst welke tariefregel de afwijking veroorzaakt, pas alleen die regel aan en herbereken daarna bij voorkeur uitsluitend de bijbehorende conceptfactuur.

Wat heb je nodig?

Het recht om instellingen te bekijken.
Het recht om facturen te bekijken en te wijzigen.
Een actief onderdeel Overnachting & dagopvang in jullie abonnement.
Het nummer van de boeking of factuur waarvan het bedrag niet klopt.

Eerst vaststellen welk tarief verkeerd is

Klik op Instellingen.
Open onder Overnachting & dagopvang het onderdeel Tarieven.
Controleer welke regel bij de boeking hoort. Denk aan de tariefgroep van het dier, een kamertarief, een periodeprijs, een speciaal tarief voor één dier, een korting of een dagdeelregel.
Open alleen de regel die je wilt corrigeren.
Pas het bedrag of de instelling aan en klik op Opslaan.

Controleer ook de diersoort, tariefgroep, kamer en boekingsdatums. Een correct bedrag in de verkeerde tariefgroep lost de afwijking niet op.

De actieve prijs voor een datum controleren

Ga terug naar het overzicht Tarieven.
Klik op Toon opbouw prijsberekening voor een dag.
Selecteer de tariefgroep van het dier.
Kies een datum uit de boeking.
Klik op Toon berekening.
Controleer de Actieve overnachtingsprijs, de Actieve dagopvang prijs en eventuele overlappende tariefperioden.

Deze controle laat zien welk basis- of periodetarief op die datum actief is. Controleer bij een kamertarief, speciaal diertarief, korting of dagdeelregel daarnaast altijd de volledige boeking en factuur.

Een conceptfactuur herberekenen

Open in het hoofdmenu Financiën.
Klik op Facturen.
Zoek op factuurnummer, boekingsnummer, klantnaam of diernaam.
Zet bij Status het filter op Concept.
Open de juiste factuur via het factuurnummer of Concept.
Controleer nogmaals de klant, dieren, boekingsperiode en factuurregels.
Klik op Meer.
Kies Herberekenen.
Lees de waarschuwing en klik op Factuur herberekenen.

Aniday laadt de factuur opnieuw en berekent alle bedragen op deze factuur met de tarieven die op dat moment actief zijn. Controleer daarna iedere factuurregel, de btw, eventuele korting, het betaalde bedrag en het nieuwe totaal.

Let op bij definitieve of betaalde facturen

Gebruik Herberekenen als normale herstelactie alleen bij een conceptfactuur. De knop kan ook zichtbaar zijn bij een definitieve of al betaalde factuur, maar dat betekent niet dat herberekenen financieel veilig is.

Bij een definitieve factuur kan een herberekening invloed hebben op de omzet en de administratieve controle. Bij een betaalde factuur kan het nieuwe totaal bovendien niet meer aansluiten op de al geregistreerde betaling. Daardoor kan onverwacht een openstaand of te veel betaald bedrag ontstaan.

Herbereken een definitieve of betaalde factuur daarom alleen na akkoord van de verantwoordelijke beheerder of boekhouder. Gebruik wanneer nodig de formele correctie- of creditfactuurprocedure, zodat de oorspronkelijke factuur en de correctie aantoonbaar blijven.

Controle na de herberekening

Controleer minimaal:

of de juiste tariefgroep en boekingsdatums zijn gebruikt;
of alle aantallen, dagdelen, kortingen en extra opties kloppen;
of het bedrag inclusief en exclusief btw logisch is;
of geregistreerde betalingen nog aansluiten op het factuurtotaal;
of alleen de bedoelde factuur is gewijzigd.

Maak bij twijfel eerst een testboeking met dezelfde situatie. Selecteer niet meerdere facturen voor Herberekenen wanneer je maar één afwijking onderzoekt.

Als het bedrag nog steeds niet klopt

Het oude tarief blijft staan: controleer of je de juiste tariefgroep hebt gewijzigd en of een periodeprijs, kamertarief of speciaal diertarief voorrang krijgt.
Herberekenen ontbreekt: je hebt waarschijnlijk geen recht om facturen te wijzigen, of de factuur is een creditfactuur, schadefactuur of al gecrediteerd.
De verkeerde periode wordt gebruikt: controleer de begin- en einddatum en de ingestelde dagdeelregels.
Het verschil wordt groter: herbereken niet opnieuw zonder eerst de prijsopbouw en alle factuurregels te vergelijken.
De factuur is definitief of betaald: stop en laat een beheerder of boekhouder bepalen of een correctie of creditfactuur nodig is.

Noteer voor ondersteuning het boekingsnummer, factuurnummer, de verwachte prijs en de prijs die Aniday berekent.