Voorkeurstijden voor brengen en ophalen instellen

Verdeel aankomsten en vertrekken in tijdsloten, stel het aantal boekingen per tijd in en bepaal of klanten zelf een voorkeurstijd kiezen.

Geschreven door Martijn

Vooraf controleren

Voorkeurstijden worden binnen jullie bestaande openingstijdblokken gemaakt. Controleer daarom eerst onder Instellingen > Basis > Openingstijden of de juiste tijdblokken voor brengen en ophalen bestaan.

De functie is alleen zichtbaar wanneer je pakket de planningsfunctie voor voorkeurstijden bevat.

Voorkeurstijden activeren

  1. Klik linksonder op het tandwiel voor Instellingen.
  2. Ga onder Overnachting & dagopvang naar Planning & bezetting.
  3. Open Voorkeurstijd.
  4. Zet Voorkeurstijd boeken instellen aan.
  5. Klik pas na het instellen van alle opties bovenaan op Opslaan.

Wanneer de hoofdschakelaar uit staat, gebruikt Aniday alleen de gewone dagdelen en zijn de overige voorkeurstijdinstellingen verborgen.

Klanten zelf een tijd laten kiezen

Zet Klant zelf de voorkeurstijd laten kiezen tijdens boeken in het klantenportaal aan wanneer een klant tijdens een overnachtingsboeking een aankomst- en vertrektijd mag kiezen.

Het klantenportaal toont alleen tijdstippen die nog niet als vol zijn geteld. Een vol tijdstip wordt daar niet als beschikbare keuze toegevoegd.

Laat deze schakelaar uit wanneer medewerkers de voorkeurstijd pas na ontvangst van de boeking willen plannen.

Het aantal en de lengte van tijdsloten instellen

  1. Vul bij Aantal boekingen per voorkeurstijd in hoeveel boekingen op exact hetzelfde tijdstip mogen starten of eindigen.
  2. Kies bij Lengte voorkeurstijdblokken een interval van:
    • 05 minuten;
    • 10 minuten;
    • 15 minuten;
    • 30 minuten.
  3. Klik bovenaan op Opslaan.

Aniday maakt binnen ieder openingstijdblok opeenvolgende voorkeurstijden met dit interval. Bij een tijdblok van 08:00 tot 10:00 en een interval van 30 minuten ontstaan bijvoorbeeld 08:00, 08:30, 09:00 en 09:30.

De teller geldt per boeking, niet per dier. De telling zoekt boekingen waarvan de aankomst óf het vertrek op de gekozen datum en tijd valt. Daardoor delen aankomsten en vertrekken dezelfde capaciteit. Vallen bij één en dezelfde boeking aankomst en vertrek op exact dezelfde datum en tijd, dan telt die database-rij door de OR één keer en niet tweemaal. Een geannuleerde overnachtingsboeking telt niet mee.

Alleen actuele openingstijden in de interne planner gebruiken

De schakelaar Bij het inplannen van de voorkeurstijd, alleen de beschikbare tijden kunnen plannen laat de interne planner de tijdstippen opbouwen uit de dagdelen die op die datum volgens de openingstijden beschikbaar zijn. Dit is vooral relevant wanneer je met aangepaste openingstijden werkt.

Zie deze instelling niet als een harde blokkade voor medewerkers. In de legacy Tijdsblok planner blijven tijdstippen met hun teller en het label Vol zichtbaar, en de opslagroute weigert een vol tijdstip niet aantoonbaar. De vernieuwde boekingsmodal toont de teller als aantal/maximum, maar voegt het label Vol niet toe en filtert volle tijden evenmin weg. Controleer als medewerker dus altijd de teller voordat je op Opslaan klikt.

Een voorkeurstijd bij een boeking controleren

  1. Open de overnachtingsboeking.
  2. Staat nog geen aankomst- of vertrektijd vast, zoek dan de gele melding Voorkeurstijd inplannen. en klik op de groene knop Inplannen. Je kunt openstaande boekingen ook vinden via Rapporten > Tijdsblok planner; klik daar bij de juiste regel op Inplannen.
  3. Controleer de getoonde teller. In de legacy planner staat bijvoorbeeld 3 / 5; in de vernieuwde boekingsmodal staat bij Voorkeurstijd bijvoorbeeld 08:00 uur (3/5).
  4. Kies voor aankomst en vertrek een tijdstip waarvan de teller onder het maximum staat. Vertrouw in de vernieuwde modal niet op een label Vol, want dat label wordt daar niet getoond.
  5. Bepaal bij een conceptboeking of je de boeking direct wilt bevestigen.
  6. Bepaal, wanneer e-mail in je pakket zit, of de klant een e-mail moet ontvangen en of je de inhoud wilt aanpassen.
  7. Klik op Opslaan.

Na het wijzigen testen

  1. Maak een testboeking in het klantenportaal.
  2. Controleer dat de tijdstippen met het gekozen interval verschijnen.
  3. Vul één tijdstip tot het ingestelde maximum.
  4. Start een volgende portalboeking en controleer dat het volle tijdstip niet meer gekozen kan worden.
  5. Open dezelfde datum als medewerker in zowel de legacy Tijdsblok planner als de vernieuwde boekingsmodal. Controleer de teller, het label Vol in de legacy planner en het ontbreken van dat label in de vernieuwde modal.
  6. Controleer met een wegwerpboeking of beide beheerweergaven een vol tijdstip nog laten selecteren en opslaan.
  7. Test ook een datum met aangepaste openingstijden wanneer de instelling voor alleen beschikbare tijden aan staat.