Bestanden bij een klant uploaden en beheren

Voeg via de tab Bestanden een document aan de klantkaart toe en bepaal of het in het klantenportaal beschikbaar is.

Geschreven door Martijn

Je kunt een document of afbeelding rechtstreeks aan een klantkaart koppelen. De tab Bestanden is alleen zichtbaar wanneer deze functie voor jullie omgeving is ingeschakeld.

De juiste klantkaart openen

1. Klik in het hoofdmenu op Klanten. Zie je daaronder aparte keuzes, klik dan op Eigenaren.
2. Zoek de klant op naam, e-mailadres, telefoonnummer of diernaam.
3. Klik in de kolom Naam op de juiste klant.
4. Controleer bovenaan de klantkaart nogmaals de naam en contactgegevens.
5. Klik op de tab Bestanden.

Een bestand toevoegen

1. Klik op Bestand toevoegen.
2. Vul bij Naam bestand een herkenbare naam in. Deze naam is verplicht en kan maximaal 30 tekens bevatten.
3. Klik bij Bestand om het bestand op je apparaat te kiezen.
4. Vul eventueel een Beschrijving in.
5. Schakel Beschikbaar voor het klantenportaal alleen in wanneer de klant het bestand zelf mag zien.
6. Klik onderaan opnieuw op Bestand toevoegen.
7. Wacht totdat de klantkaart opnieuw is geladen en controleer of het bestand in de tabel staat.

De upload accepteert afbeeldingen en gangbare Word-, Excel-, pdf- en tekstbestanden. De interface vermeldt een maximale grootte van 5 MB; houd het bestand daarom onder 5 MB. De technische bestandsnaam op je apparaat mag niet langer zijn dan 80 tekens.

Een bestand openen of zichtbaar maken

• Klik in de kolom Document op Foto of Document om het bestand in een nieuw venster te openen.
• In de kolom Mijn account betekent Beschikbaar dat het bestand in het klantenportaal beschikbaar is.
• Klik op Beschikbaar om die beschikbaarheid uit te schakelen. Klik op Niet beschikbaar om het bestand juist beschikbaar te maken.

Controleer na het wijzigen altijd opnieuw welke tekst in de kolom Mijn account staat. Deel een vertrouwelijk document niet via het klantenportaal wanneer de klant het niet mag ontvangen.

Een bestand verwijderen

1. Klik in de kolom Opties op de rode knop met de prullenbak.
2. Controleer de bestandsnaam en de klant.
3. Lees de waarschuwing Document verwijderen. Aniday vermeldt dat deze actie definitief en niet herroepbaar is.
4. Klik alleen wanneer dit het juiste bestand is op Ja, verwijder document.

De klantkaart toont geen herstelactie voor een verwijderd bestand.

Zie je Bestanden of Bestand toevoegen niet, dan kan de functie uitstaan of mag jouw rol klantgegevens niet wijzigen. Vraag een beheerder dit te controleren.