Een boeking annuleren en de kosten afhandelen op de nieuwe boekingspagina
Kies bewust wat met het bedrag gebeurt en controleer daarna de planning, factuur en eventuele credit.
Geschreven door Martijn
Op de nieuwe boekingspagina staat Boeking annuleren onder Meer bovenaan. Het annuleringsvenster laat je kiezen wat er met het bedrag gebeurt. Het annuleren van de boeking en het terugstorten van geld zijn afzonderlijke handelingen.
Wat heb je nodig?
Deze stappen gelden voor Nieuwe boekingspagina onder Instellingen > Beta. Je hebt wijzigingsrechten voor de betreffende dienst nodig. Financiële keuzes vereisen ook wijzigingsrechten voor facturen. Niet alle keuzes verschijnen bij iedere factuurstatus.
Een boeking annuleren
Open de juiste boeking.
Controleer boekingsnummer, klant, dieren en periode.
Klik op Meer > Boeking annuleren.
Controleer de samenvatting in het venster.
Lees een eventuele waarschuwing Check-in en verblijf gaan verloren.
Kies onder Wat gebeurt er met het bedrag? de passende financiële optie.
Kies eventueel Stuur de klant een e-mail.
Klik op Boeking annuleren of E-mail opstellen, afhankelijk van je keuze.
Controleer na verwerking de boekingsstatus, planning en factuur.
Rond een eventueel geopend credit- of e-mailvenster afzonderlijk af.
Annuleren verwijdert de planning van de boeking. Een toegewezen verblijf en aanwezige check-in- en check-outtijden kunnen verloren gaan. Deze gegevens worden bij annuleren niet bewaard voor automatisch herstel. Lees de waarschuwing extra zorgvuldig bij een verblijf dat al begonnen is.
Welke financiële keuze gebruik je?
Geen kosten verschijnt bij een conceptfactuur met de juiste rechten. De betalingsverplichting van deze boeking vervalt en de boekingskosten worden herberekend naar € 0,00. Andere boekingen of losse regels op dezelfde factuur kunnen blijven staan. Controleer het hele factuurtotaal.
Deel in rekening brengen verschijnt bij een geschikte conceptfactuur. Vul Bedrag in rekening brengen in. De boekingskosten vervallen en het afgesproken bedrag wordt als annuleringskosten op de factuur gezet. Je kunt een voorgesteld aandeel gebruiken, maar controleer het bedrag zelf. Het moet positief zijn en binnen het getoonde totaal vallen.
Crediteren verschijnt bij een geschikte definitieve factuur. Na annuleren open je het creditvenster om de juiste regels en bedragen te kiezen. Een voorstel kan op de ingestelde annuleringsvoorwaarden zijn gebaseerd; controleer het voordat je bevestigt.
Bedrag blijft staan annuleert de boeking in de planning en behoudt de betalingsverplichting. De factuur blijft staan. Kies dit alleen als dat overeenkomt met wat je de klant in rekening wilt brengen.
De opties hangen af van factuurstatus, bedrag, eventuele creditering en rechten. Ga er niet vanuit dat het voorgeselecteerde voorstel voor iedere situatie de juiste keuze is.
Annuleringskosten controleren
Kies bij een geschikte conceptfactuur Deel in rekening brengen.
Vul het afgesproken bedrag in of kies een passend percentagevoorstel.
Bevestig de annulering.
Open de factuur en controleer de regel Annuleringskosten, het bedrag en de btw.
Controleer dat de oorspronkelijke boekingskosten niet daarnaast nog worden berekend.
Verschijnt de melding dat de boeking wel is geannuleerd maar de annuleringskosten niet konden worden toegevoegd, dan is alleen die vervolgstap mislukt. Controleer de factuur en herstel de ontbrekende kosten bewust. Herhaal niet blind alle stappen.
Een definitieve factuur corrigeren
Kies Crediteren bij de annulering, als die optie beschikbaar is.
Controleer in het creditvenster welke factuurregels geselecteerd zijn.
Bij een gecombineerde factuur selecteer je alleen de regels en bedragen die je bedoelt te corrigeren.
Controleer het creditbedrag en de gekozen afhandeling van een betaald bedrag.
Bevestig de credit en controleer de creditfactuur en de oorspronkelijke factuur.
Het annuleren is al uitgevoerd voordat de credit wordt afgerond. Het openen of sluiten van het creditvenster maakt op zichzelf geen creditfactuur. Sluit je het venster zonder bevestiging, controleer dan de oorspronkelijke factuur en rond de gewenste correctie later af.
Terugstorten stuur je via de betreffende betaalregel op de factuur. Verplaatsen naar tegoed zet het bedrag in de Wallet van de klant. Controleer dus behalve de credit ook wat met een ontvangen betaling moet gebeuren.
De klant informeren
Stuur de klant een e-mail opent een bericht nadat de annulering is uitgevoerd. Je controleert en verstuurt die e-mail zelf. De knop E-mail opstellen voert dus ook de gekozen annulering uit; het is geen vrijblijvende berichtpreview.
Als je zowel e-mail als Crediteren hebt gekozen, kan het creditvenster pas volgen nadat de e-mailstap is afgerond. Sluit je de e-mail zonder versturen, controleer dan zelf of de gewenste credit nog moet worden gemaakt.
Een al geannuleerde boeking met open kosten
Op de pagina kan een aandachtspunt verschijnen voor de nog aanwezige kosten. Bij een conceptfactuur gebruik je, als de kosten mogen vervallen, Kosten laten vervallen of Meer > Betalingsverplichting laten vervallen. Lees het bevestigingsvenster, klik op Laten vervallen en controleer daarna de factuur.
Bij een definitieve factuur gebruik je de passende Crediteren-actie om de factuurcorrectie gecontroleerd vast te leggen.
Het resultaat controleren
Controleer de status Geannuleerd, de planning, factuurregels, ontvangen betalingen en het resterende saldo. Controleer bij meerdere boekingen op één factuur ook de andere boekingen. Een geannuleerde boeking kan nog een open factuur hebben als je het bedrag liet staan of een financiële vervolgstap niet hebt afgerond.