Incassostatussen begrijpen en een mislukte incasso opvolgen

Begrijp waar een incasso zich in het proces bevindt en volg een weigering of terugboeking veilig op.

Geschreven door Martijn

Bekijk waar een incasso zich in het proces bevindt en volg een weigering of terugboeking op zonder per ongeluk een dubbele betaling te registreren.

Wat heb je nodig?

• Automatische incasso moet voor jullie organisatie actief zijn.
• Je hebt inzagerecht nodig voor zowel financiën als betalingen.
• Voor contact met de klant heb je een correct e-mailadres nodig.

Het incasso-overzicht openen

1. Open in het hoofdmenu Financiën.
2. Klik op Incasso.
3. Je komt in het overzicht Incasso's.
4. Zoek op incassonummer, mandaatnummer of klantnaam.
5. Filter eventueel op Status.
6. Gebruik het datumfilter en kies Aangemaakt of Gewijzigd wanneer je alleen een bepaalde periode wilt controleren.

In het overzicht zie je per incasso de klant, status, het bedrag en wanneer de incasso is aangemaakt en gewijzigd. Klik op het incassonummer om de incassogegevens van de klant te openen.

Wat betekenen de statussen?

• Geïncasseerd: de incasso is succesvol verwerkt. Controleer bij twijfel ook de gekoppelde factuur.
• Verwerkt: de verwerking is geregistreerd, maar behandel de incasso nog niet als ontvangen zolang de status niet Geïncasseerd is.
• In batch: de incasso wacht in een verwerkingsbatch. Start niet opnieuw dezelfde incasso.
• Voortijdig afgewezen: de incasso is vóór succesvolle verwerking afgewezen.
• Geweigerd door bank: de bank heeft de incasso niet uitgevoerd.
• Verwijderd: de incasso is uit de verwerking verwijderd.
• Terugboeking - Administratieve reden: de geïncasseerde betaling is om een administratieve reden teruggedraaid.
• Terugboeking - Niet akkoord met incasso: de rekeninghouder heeft de incasso betwist.
• Terugboeking - Rekeningnummer geblokkeerd: het rekeningnummer kan niet voor deze incasso worden gebruikt.
• Terugboeking - Selectieve incassoblokkade: op de rekening staat een blokkade voor deze incassant of dit type incasso.

Alleen Geïncasseerd is in het overzicht een succesvolle eindstatus. Bij de overige statussen moet je eerst controleren wat er is gebeurd voordat je een betaling of nieuwe incasso verwerkt.

Een incasso veilig controleren

1. Zoek de incasso in Financiën > Incasso.
2. Controleer klant, bedrag, incassonummer en de datum van de laatste wijziging.
3. Klik op het incassonummer.
4. Controleer bij Incassogegevens of het mandaat Actief, In behandeling, Geannuleerd, Geblokkeerd of Ingetrokken is.
5. Open het tabblad Incasso's en controleer de laatste melding.
6. Open Historie om de volgorde van statusmeldingen te bekijken.
7. Open vanuit de incasso de gekoppelde factuur en controleer of het bedrag nog openstaat.

Controleer altijd zowel de incasso als de factuur. Een statuswijziging kan het openstaande bedrag van de factuur opnieuw hebben aangepast.

Een mislukte incasso opvolgen

1. Bepaal eerst of de status nog in behandeling is:
   • bij In batch of Verwerkt wacht je op een nieuwe status;
   • bij een weigering of terugboeking ga je verder met de volgende stappen.
2. Controleer op de klantpagina of het mandaat nog actief is.
3. Neem contact op met de klant en controleer of het rekeningnummer en de machtiging nog geldig zijn.
4. Gebruik in het incasso-overzicht eventueel de actie E-mail versturen om de klant te benaderen.
5. Spreek af of de klant op een andere manier betaalt of eerst een nieuwe machtiging afgeeft.
6. Registreer pas een betaling op de factuur nadat het bedrag aantoonbaar is ontvangen.

Is er geen actief mandaat meer, open dan de incassopagina van de klant en kies Aanvragen om een nieuwe machtiging aan te vragen. Verwijder een actief mandaat niet om alleen een tijdelijke fout te proberen op te lossen; verwijderen wordt in Aniday als niet terug te draaien bevestigd.

Resultaat

Na je controle weet je of de incasso nog wordt verwerkt, definitief is geïncasseerd of opnieuw aandacht nodig heeft. De factuur blijft de plek waar je controleert of er werkelijk nog een bedrag openstaat.

Belangrijke aandachtspunten

• Maak bij In batch of Verwerkt niet direct een tweede incasso aan. Een status kan nog worden bijgewerkt.
• Markeer een factuur niet handmatig als betaald op basis van alleen een aangeboden incasso.
• Verwijder geen betaling om het factuurtotaal passend te maken.
• Bij een terugboeking kan een eerder betaalde factuur weer open komen te staan.
• Deel geen volledige bankgegevens via een gewone e-mail.

Problemen oplossen

De status blijft op In batch of Verwerkt staan

Controleer de datum bij Gewijzigd en de Historie van het mandaat. Dien dezelfde incasso niet opnieuw in zolang niet duidelijk is dat de eerste poging definitief is gestopt. Neem bij een langdurig ongewijzigde status contact op met support en vermeld het incassonummer.

De klant zegt al op een andere manier te hebben betaald

Controleer eerst de daadwerkelijke ontvangst en zoek de betaling in Financiën > Betalingen. Voeg de betaling alleen aan de factuur toe wanneer bedrag, datum, klant en betaalmethode overeenkomen.

De factuur staat nog als betaald na een terugboeking

Ververs de factuur en controleer opnieuw de incassohistorie. Wijzig de betaling niet handmatig wanneer de terugboeking nog wordt verwerkt. Blijft de stand onjuist, meld dan incassonummer, factuurnummer en status aan support.

Het mandaat is geblokkeerd of ingetrokken

Vraag de klant om een nieuwe machtiging of laat de klant via een andere betaalmethode betalen. Probeer een geblokkeerd mandaat niet herhaaldelijk opnieuw te gebruiken.