Een medewerker veilig instellen: gebruikersgroepen, rechten en beschikbaarheid

Maak een persoonlijk medewerkersaccount, beperk de toegang met gebruikersgroepen en stel boekbaarheid, werktijden en afwezigheid gecontroleerd in.

Geschreven door Martijn

Een veilig medewerkersaccount bestaat uit drie afzonderlijke onderdelen:

  1. Een persoonlijke gebruiker waarmee alleen deze medewerker inlogt.
  2. Een gebruikersgroep met niet meer rechten dan nodig.
  3. Boekbaarheid, werktijden en afwezigheid wanneer de medewerker in de planning moet verschijnen.

Rechten en beschikbaarheid zijn niet hetzelfde. Een medewerker kan toegang hebben tot een module zonder daarin boekbaar te zijn, en andersom maakt Boekbaar geen extra onderdelen van Aniday toegankelijk.

Bepaal eerst wat de medewerker moet kunnen

Schrijf vóór het instellen kort op:

Geef alleen de rechten die voor de dagelijkse werkzaamheden nodig zijn. Gebruik voor beheerdershandelingen een aparte groep en deel nooit één account met meerdere medewerkers.

Stap 1: kies of maak een veilige gebruikersgroep

  1. Klik op Instellingen.
  2. Open Gebruiker(s).
  3. Klik bovenaan op het tabblad Gebruikersgroepen.
  4. Selecteer een bestaande groep om haar rechten te controleren.
  5. Bestaat nog geen passende groep? Klik dan op Toevoegen.
  6. Vul bij Naam een herkenbare functienaam in, bijvoorbeeld Planner of Administratie - alleen bekijken.

Een nieuwe groep start in de actuele interface met alle beschikbare rechten voor actieve modules aangevinkt. Zet dus vóór het opslaan bewust ieder overbodig recht uit.

De knop Toevoegen kan niet beschikbaar zijn wanneer het aanmaken van eigen gebruikersgroepen niet in jullie abonnement zit.

Begrijp de rechtenmatrix

Iedere rij is een module, bijvoorbeeld Klanten, Dieren, Factuur, Betalingen, Administratie, Marketing of Instellingen. Per module kunnen de volgende acties beschikbaar zijn:

Een streepje betekent dat de actie niet voor die module bestaat. Niet in abonnement betekent dat de module voor jullie omgeving niet actief is; de selectievakjes zijn dan uitgeschakeld.

De rij Alle rechten bovenaan schakelt een hele actiekolom voor alle actieve, geschikte modules tegelijk in of uit. Gebruik deze optie voorzichtig.

Veilige basiskeuzes

Klik na de controle op Opslaan en wacht op Gebruikersgroep opgeslagen.

Wijzig je een bestaande groep, dan wijzig je de rechten van alle gebruikers die aan die groep zijn gekoppeld. Maak bij twijfel een nieuwe, beperktere groep in plaats van een brede groep voor iedereen aan te passen.

Stap 2: voeg de persoonlijke gebruiker toe

  1. Klik bovenaan op het tabblad Gebruiker(s).
  2. Klik op Toevoegen.
  3. Kies Nieuwe gebruiker.
  4. Vul onder Persoonlijke gegevens minimaal Voornaam en Achternaam in.
  5. Vul onder Contactgegevens een uniek E-mailadres in.
  6. Vul onder Account een persoonlijk Wachtwoord in.
  7. Kies bij Permissiegroep de zojuist gecontroleerde gebruikersgroep.
  8. Vul zo nodig Medewerker sinds en Medewerker tot in.
  9. Klik op Opslaan.
  10. Wacht op Gebruiker aangemaakt.

Gebruik Vanuit bestaande klant wanneer deze persoon al als klant in Aniday bestaat en je dat bestaande account medewerkerrechten wilt geven. Maak niet onnodig een tweede account met hetzelfde e-mailadres.

Lees voor alle verplichte velden Een nieuwe gebruiker toevoegen.

Stap 3: controleer account en permissiegroep

  1. Zoek de medewerker in de lijst en klik op de naam.
  2. Open het tabblad Overzicht.
  3. Controleer het blok Account.
  4. Controleer dat Account actief op Actief staat.
  5. Controleer de gekozen Permissiegroep.
  6. Pas een fout aan via het accountblok en klik op Opslaan.

Een actief account bepaalt of de medewerker kan inloggen. Het veld Medewerker tot kan de personeelsperiode beschrijven, maar gebruik Account actief of Medewerker archiveren wanneer de toegang werkelijk moet stoppen.

Je kunt je eigen account niet via dit scherm deactiveren.

Stap 4: maak de medewerker alleen indien nodig boekbaar

Moet deze medewerker aan afspraken of planning gekoppeld kunnen worden?

  1. Open op Overzicht het blok Medewerker.
  2. Schakel Boekbaar in.
  3. Controleer Medewerker sinds en eventueel Medewerker tot.
  4. Kies een herkenbare Kalenderkleur.
  5. Vul zo nodig Sorteervolgorde in.
  6. Klik op Opslaan.

Laat Boekbaar uit wanneer het account alleen voor administratie, receptie of beheer wordt gebruikt en niet als uitvoerende medewerker in de planning hoeft te verschijnen.

Stap 5: stel werktijden in

  1. Open bij de medewerker het tabblad Werktijden.
  2. Klik bij de juiste weekdag op de plusknop.
  3. Kies bij Van de begintijd.
  4. Kies bij Tot de eindtijd.
  5. Voeg zo nodig meerdere blokken aan dezelfde dag toe, bijvoorbeeld voor een onderbreking.
  6. Verwijder een fout blok met het kruisje.
  7. Klik op Opslaan.
  8. Wacht op Werktijden opgeslagen.

De begintijd moet vóór de eindtijd liggen. Volgens het scherm gelden deze werktijden voor alle producten. Gebruik afwezigheid voor een tijdelijke uitzondering in plaats van de vaste weekindeling steeds te wijzigen.

Stap 6: leg afwezigheid vast

  1. Open het tabblad Afwezigheid.
  2. Klik op Afwezigheid toevoegen.
  3. Vul de periode en begin- en eindtijd in.
  4. Zet Herhalen op vaste dagen aan wanneer de afwezigheid op vaste weekdagen terugkomt.
  5. Selecteer in dat geval minimaal één weekdag.
  6. Klik op Opslaan.
  7. Controleer de aangemaakte periode of serie.

Bij een terugkerende serie kan Hele serie verwijderen worden getoond. Controleer vóór bevestiging het aantal datums, zodat je niet meer afwezigheid verwijdert dan bedoeld.

Stap 7: test toegang en beschikbaarheid

Test met de medewerker of met een afgesproken testaccount. Gebruik niet het beheerderswachtwoord van iemand anders.

  1. Laat de medewerker opnieuw inloggen of de pagina volledig vernieuwen.
  2. Controleer of alleen de benodigde onderdelen in het menu staan.
  3. Open ieder onderdeel dat de medewerker dagelijks gebruikt.
  4. Controleer apart of bekijken, aanpassen en verwijderen overeenkomen met de afgesproken rol.
  5. Controleer dat financiële en beheerfuncties niet toegankelijk zijn wanneer die niet nodig zijn.
  6. Controleer in de relevante planning of de medewerker alleen verschijnt wanneer Boekbaar is ingeschakeld.
  7. Controleer werktijden en een testafwezigheid op een bekende datum.
  8. Laat de medewerker na de test een eigen wachtwoord gebruiken en tweestapsverificatie instellen.

Lees Tweestapsverificatie (2FA) aanzetten en uitzetten.

Een medewerker later aanpassen

  1. Open Instellingen > Gebruiker(s).
  2. Zoek via Zoek medewerker.
  3. Zet Toon inactieve gebruikers aan wanneer de medewerker niet meer actief is.
  4. Open de medewerker.
  5. Gebruik op Overzicht het juiste blok voor persoonsgegevens, contactgegevens, account of medewerkerinstellingen.
  6. Gebruik de tabbladen Werktijden, Afwezigheid en Activiteit voor de overige controles.

Onder Activiteit kun je filteren op periode en op Klanten, Dieren, Boekingen, Facturen of Instellingen. Gebruik dit overzicht bij een controle van onverwachte wijzigingen.

Lees Medewerkers beheren: werktijden, afwezigheid en rechten instellen.

Een gebruikersgroep verwijderen

Een groep kan alleen worden verwijderd wanneer de interface Groep verwijderen toont en er geen gebruikers aan zijn gekoppeld. Beschermde systeemgroepen kunnen niet worden verwijderd.

  1. Verplaats eerst iedere gekoppelde gebruiker gecontroleerd naar een andere passende groep.
  2. Selecteer daarna de lege groep.
  3. Klik op Groep verwijderen.
  4. Controleer de naam en bevestig alleen wanneer de groep werkelijk weg mag.

Verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. Hernoem of behoud een groep wanneer je alleen tijdelijk geen nieuwe gebruikers eraan wilt koppelen.

Uitdiensttreding veilig verwerken

  1. Controleer eerst openstaande afspraken, taken en overdracht.
  2. Open de medewerker.
  3. Open rechtsboven het menu met de drie verticale puntjes.
  4. Kies Medewerker archiveren.
  5. Controleer de naam en bevestig.
  6. Zet Toon inactieve gebruikers aan en controleer dat het account niet meer actief wordt getoond.
  7. Controleer of toekomstige planning aan een andere medewerker moet worden toegewezen.

Gebruik 2FA verwijderen alleen nadat je de identiteit hebt gecontroleerd en wanneer daar een geldige reden voor is. Na verwijderen kan de bestaande tweede factor niet meer worden gebruikt totdat 2FA opnieuw is ingesteld.

Veelvoorkomende problemen

De medewerker ziet te veel onderdelen

Controleer de toegewezen Permissiegroep en daarna de volledige rechtenmatrix van die groep. Let vooral op Alle rechten, Instellingen, Administratie, Factuur, Betalingen en Verwijderen. Onthoud dat een wijziging van de groep alle gekoppelde gebruikers raakt.

De medewerker ziet een onderdeel, maar kan niets aanpassen

Controleer of voor die module naast Bekijken ook Aanpassen is aangevinkt. Een recht kan bovendien ontbreken wanneer de module niet in jullie abonnement zit.

De medewerker kan inloggen, maar verschijnt niet in de planning

Controleer achtereenvolgens:

  1. Account actief
  2. Boekbaar
  3. Medewerker sinds en Medewerker tot
  4. Werktijden
  5. Afwezigheid
  6. De instellingen van de specifieke dienst of planning

De knop Toevoegen bij gebruikersgroepen is uitgeschakeld

Het aanmaken van eigen groepen kan alleen beschikbaar zijn in een passend abonnement. Gebruik een bestaande geschikte groep of laat het abonnement en je toegangsrechten controleren.

Een groep kan niet worden verwijderd

Controleer of er nog gebruikers aan gekoppeld zijn. Een beschermde systeemgroep kan ook zonder gebruikers niet worden verwijderd.

Wijzigingen lijken nog niet zichtbaar

Sla de groep en daarna de medewerker afzonderlijk op. Laat de medewerker de pagina volledig vernieuwen of opnieuw inloggen en test opnieuw met het eigen account.