Met de functie Boekingen goedkeuren (concepten) kun je bepalen hoe boekingen binnenkomen en worden verwerkt. Je kunt reserveringen van klanten of beheerders standaard als concept instellen, zodat je ze eerst kunt controleren en goedkeuren voordat ze definitief worden. Dit biedt extra controle over je planning, vooral bij nieuwe klanten of specifieke reserveringsprocessen.
Hoe werkt het?
Optie 1: Boekingen vanuit klantenportaal binnen laten komen als concept
Wat doet het?
Als deze optie is ingeschakeld, worden alle boekingen die via het klantenportaal worden gemaakt, eerst als concept geregistreerd. Dit betekent dat klanten een boeking kunnen maken, maar deze pas definitief wordt na jouw goedkeuring.Hoe stel je het in?
Vink de optie "Boekingen vanuit klantenportaal binnen laten komen als concept" aan.
Sla de instellingen op.
Wanneer gebruik je deze optie?
Bij klanten die diensten boeken zonder direct contact.
Als je controle wilt houden over de beschikbaarheid voordat een boeking wordt bevestigd.
Optie 2: Boekingen van nieuwe klanten binnen laten komen als concept
Wat doet het?
Als deze optie is ingeschakeld, worden alleen boekingen van nieuwe klanten als concept geregistreerd. Reserveringen van bestaande klanten worden automatisch goedgekeurd.Hoe stel je het in?
Vink de optie "Boekingen van nieuwe klanten binnen laten komen als concept" aan.
Sla de instellingen op.
Wanneer gebruik je deze optie?
Als je nieuwe klanten wilt screenen voordat hun boeking definitief wordt.
Voor reserveringen waarbij een kennismakingsgesprek of extra controle nodig is.
Optie 3: Boekingen vanuit het beheer binnen laten komen als concept
Wat doet het?
Met deze optie kun je instellen dat ook boekingen die door medewerkers worden gemaakt, eerst als concept worden geregistreerd. Dit kan handig zijn bij complexere interne processen.Hoe stel je het in?
Vink de optie "Boekingen vanuit het beheer binnen laten komen als concept" aan.
Sla de instellingen op.
Wanneer gebruik je deze optie?
Bij interne processen waarbij een tweede controle gewenst is.
Voor situaties waarin boekingen later moeten worden bevestigd door een supervisor.
Optie 4: Directe betaling van conceptboekingen toestaan
Wat doet het?
Hiermee bepaal je of klanten via het klantenportaal een conceptboeking direct kunnen betalen, zelfs als deze nog niet definitief is goedgekeurd.Hoe stel je het in?
Vink de optie "Directe betaling van conceptboekingen toestaan" aan.
Sla de instellingen op.
Wanneer gebruik je deze optie?
Als je klanten alvast de mogelijkheid wilt geven om betalingen te voltooien, zodat het goedkeuringsproces sneller verloopt.
Voor diensten waar betaling vooraf vereist is.
Wat zijn de voordelen?
Volledige controle: Je bepaalt welke boekingen worden goedgekeurd en onder welke voorwaarden.
Flexibiliteit: Pas instellingen aan voor specifieke situaties, zoals nieuwe klanten of interne reserveringen.
Efficiëntie: Conceptboekingen maken het mogelijk om dubbele controle uit te voeren zonder directe impact op de planning.
Gemak voor klanten: Met de optie voor directe betaling kunnen klanten hun boeking afronden, zelfs als deze nog niet is goedgekeurd.
Met deze opties kun je jouw reserveringssysteem flexibel en betrouwbaar maken, terwijl je maximale controle behoudt!