Bevestig of annuleer boekingen vanuit het concept boeking overzicht
Conceptboekingen zijn boekingen die nog niet definitief zijn bevestigd. Deze functie geeft je de controle om boekingen die via het klantenportaal binnenkomen eerst na te kijken voordat ze definitief worden gemaakt. Dit is vooral handig als je wilt controleren of de aangevraagde boekingen overeenkomen met je beschikbaarheid of beleid. Vanuit het overzicht van conceptboekingen kun je snel beslissingen nemen: je kunt boekingen bevestigen, inclusief het verzenden van een bevestigingsmail, of ze annuleren.
Hoe werkt het?
Ga naar Boekingen > Concept boekingen in het hoofdmenu.
Je ziet een overzicht van alle boekingen die nog in conceptstatus staan.
Om een boeking te bevestigen:
Klik op de knop Bevestigen naast de boeking.
Er verschijnt een pop-up waarin je kunt kiezen om de boeking direct goed te keuren zonder e-mail of goed te keuren en een bevestigingsmail te versturen.
Als je kiest voor Goedkeuren + e-mail versturen, kun je de e-mail vooraf nog aanpassen voordat deze naar de klant wordt gestuurd.
De boeking wordt vervolgens definitief en de klant ontvangt de bevestiging.
Om een boeking te annuleren, klik je op Verwijderen bij de boeking. De boeking wordt dan uit het systeem verwijderd.
Wat zijn de voordelen?
Door boekingen eerst in conceptstatus te plaatsen, behoud je de controle over welke boekingen je wilt accepteren. Dit voorkomt misverstanden of dubbele boekingen, vooral als klanten via het klantenportaal zelf boekingen kunnen maken. De mogelijkheid om vooraf e-mails te bewerken en een factuur definitief te maken bij het bevestigen, zorgt voor een gestroomlijnde communicatie en administratie. Het beheren van conceptboekingen bespaart tijd, voorkomt fouten en verhoogt de klanttevredenheid doordat je altijd goedgekeurde boekingen met de juiste informatie kunt verwerken.