E-mails bij een nieuwe boekingsaanvraag en bevestiging instellen

Stel de ontvangstbevestiging, beheerdermelding en bevestigingsmail in voor nieuwe boekingsaanvragen.

Geschreven door Martijn

Wanneer een klant via het klantenportaal een boeking aanvraagt, kunnen er twee verschillende e-mails worden verstuurd:

  1. Nieuwe boeking zodra de aanvraag is ingediend.
  2. Bevestiging aanvraag concept zodra je een conceptboeking goedkeurt en daarbij een e-mail verstuurt.

Je stelt de ontvangers en de inhoud van deze berichten afzonderlijk in.

Afzender en e-mailadres voor beheerdersmeldingen instellen

  1. Open Instellingen.
  2. Kies onder Systeem voor E-mail.
  3. Open Instellingen.
  4. Vul bij Afzendernaam de naam in die klanten bij de e-mail moeten zien, bijvoorbeeld je bedrijfsnaam.
  5. Vul bij Afzender e-mail het adres in waarmee Aniday de e-mails verstuurt.
  6. Vul bij Kopie e-mail het adres in waarop je meldingen over nieuwe boekingen wilt ontvangen.
  7. Klik bovenaan op Opslaan.

Controleer vooral Kopie e-mail wanneer meerdere medewerkers boekingsaanvragen verwerken. De keuze Naar beheerder gebruikt dit adres voor de beheerdermelding.

Instellen wie de eerste e-mail ontvangt

  1. Blijf bij Instellingen > Systeem > E-mail.
  2. Open Ontvangers.
  3. Zoek de regel Nieuwe boeking toevoegen.
  4. Zet Naar klant aan wanneer de klant direct een ontvangstbericht moet krijgen.
  5. Zet Naar beheerder aan wanneer je zelf ook een melding van de nieuwe boeking wilt ontvangen.
  6. Klik bovenaan op Opslaan.

De klant en beheerder ontvangen voor deze gebeurtenis dezelfde ingestelde e-mailtekst. Er is geen afzonderlijke template voor de beheerdermelding.

Instellen of de beheerder een kopie van de bevestiging ontvangt

  1. Zoek onder Ontvangers de regel Bevestigen/afkeuren conceptboeking.
  2. Zet Naar beheerder aan wanneer de beheerder ook een kopie moet krijgen van de e-mail waarmee je een conceptboeking bevestigt of afkeurt.
  3. Klik op Opslaan.

Bij deze regel staat geen aparte keuze Naar klant. Je bepaalt tijdens het verwerken van de conceptboeking of de klant een bevestigings- of afwijzingsmail krijgt.

De ontvangstmail aanpassen

  1. Open bij E-mail het onderdeel E-mail templates.
  2. Zoek in Boeking templates naar Nieuwe boeking.
  3. Klik op de naam van de template.
  4. Pas Onderwerp e-mail aan.
  5. Pas onder Inhoud de tekst aan.
  6. Gebruik alleen variabelen die onder Beschikbare variabelen bij deze template staan.
  7. Klik op Opslaan.

Laat de tekst aansluiten op jullie boekingsinstellingen. Komen boekingen eerst als concept binnen, schrijf dan duidelijk dat de aanvraag is ontvangen maar nog moet worden goedgekeurd. Zo denkt de klant niet dat de boeking al definitief is.

De bevestigingsmail aanpassen

  1. Ga terug naar E-mail templates.
  2. Zoek in Overnachting en dagopvang templates naar Bevestiging aanvraag concept.
  3. Klik op de template.
  4. Controleer Onderwerp e-mail.
  5. Schrijf onder Inhoud duidelijk dat de boeking is goedgekeurd.
  6. Neem alleen variabelen over die onder Beschikbare variabelen worden getoond.
  7. Klik op Opslaan.

Wil je klanten ook bij een afwijzing informeren, controleer dan in dezelfde templategroep ook Concept afkeuren.

Een conceptboeking bevestigen en de e-mail versturen

  1. Open Boekingen.
  2. Kies In behandeling.
  3. Open de betreffende conceptboeking.
  4. Kies Boeking bevestigen.
  5. Selecteer in het venster Bevestig concept boeking de optie Bevestigen + Klant e-mail versturen (aanpasbaar).
  6. Bepaal afzonderlijk of je de factuur direct definitief wilt maken.
  7. Controleer in het e-mailvenster de ontvanger, het onderwerp en de inhoud.
  8. Controleer dat Bevestiging aanvraag concept als template is gekozen.
  9. Klik op E-mail versturen.

Kies je Alleen bevestigen, dan wordt de boeking wel bevestigd maar ontvangt de klant geen bevestigingsmail.

De volledige e-mailroute testen

Gebruik hiervoor bij voorkeur een testklant met een privé-e-mailadres.

  1. Dien via het klantenportaal een aanvraag voor overnachting of dagopvang in.
  2. Controleer of de testklant de e-mail Nieuwe boeking ontvangt.
  3. Controleer, wanneer Naar beheerder is ingeschakeld, of de melding op Kopie e-mail binnenkomt.
  4. Open de aanvraag via Boekingen > In behandeling.
  5. Bevestig de boeking met Bevestigen + Klant e-mail versturen (aanpasbaar).
  6. Controleer of de klant daarna de aangepaste bevestigingsmail ontvangt.
  7. Controleer of beide berichten duidelijk van elkaar verschillen: eerst ontvangst van de aanvraag, daarna de definitieve bevestiging.

Komen boekingen direct definitief binnen, dan is de afzonderlijke stap met Bevestiging aanvraag concept niet van toepassing.

Problemen oplossen

De klant ontvangt geen e-mail na de aanvraag

Controleer onder E-mail > Ontvangers of bij Nieuwe boeking toevoegen de optie Naar klant aanstaat. Controleer daarna het e-mailadres van de klant.

De beheerder ontvangt geen melding

Controleer of Naar beheerder is ingeschakeld en of onder E-mail > Instellingen bij Kopie e-mail het juiste adres staat.

De boeking is bevestigd, maar de klant ontvangt geen bevestiging

Waarschijnlijk is Alleen bevestigen gekozen. Gebruik bij een volgende conceptboeking Bevestigen + Klant e-mail versturen (aanpasbaar).

Een template ontbreekt

Controleer of Overnachting & dagopvang actief is en kijk of de template via Archief is gearchiveerd.

Persoonlijke gegevens worden niet ingevuld

Neem variabelen exact over uit Beschikbare variabelen. Let ook op de spatie na {{ en vóór }}.

Wijzigingen aan ontvangers en templates gelden voor nieuwe e-mails. Berichten die al zijn verstuurd, worden niet opnieuw verzonden of achteraf aangepast.

Gerelateerde artikelen