Het klantenportaal testen met een eigen testklant

Doorloop zelf de registratie, klant- en diergegevens, een online boekingsaanvraag en de bevestiging vanuit Aniday.

Geschreven door Martijn

Met een eigen testklant controleer je precies wat een nieuwe klant in het klantenportaal ziet. Je doorloopt de registratie, vult klant- en diergegevens in, plaatst een boekingsaanvraag en controleert hoe deze in Aniday binnenkomt.

Gebruik hiervoor een privé-e-mailadres dat nog niet aan een klant in Aniday is gekoppeld. Zo vermeng je de test niet met echte klantgegevens.

Wat heb je nodig?

Toegang tot Instellingen, Boekingen en Klanten.
Een privé-e-mailadres dat nog niet in Aniday wordt gebruikt.
Minimaal één datum waarop online kan worden geboekt.
Een actieve module voor Overnachting of Dagopvang.
Een tarief en beschikbare breng- en ophaaltijden voor de gekozen testdatum.

Open het klantenportaal bij voorkeur in een privé- of incognitovenster. Je kunt Aniday dan in het gewone browservenster als beheerder geopend houden.

1. Activeer het klantenportaal

Klik in Aniday op Instellingen.
Open onder Basis het onderdeel Klantenportaal.
Schakel Activeer klantenportaal in.
Klik bij dit onderdeel op Opslaan.
Schakel ook Klanten registeren in.
Klik opnieuw op Opslaan.

De optie heet momenteel daadwerkelijk Klanten registeren. Als deze optie uitstaat, kunnen alleen klanten met een bestaand account inloggen.

Onder Bekijk je klantenportaal kun je:

op bekijk klikken om het portaal direct te openen;
de unieke link kopiëren om deze in een privévenster te openen.

2. Laat de testboeking als concept binnenkomen

Laat de boeking tijdens deze test eerst als concept binnenkomen. Je kunt de aanvraag dan controleren voordat deze definitief wordt.

Ga naar Instellingen.
Open onder Overnachting & dagopvang het onderdeel Boekingen.
Ga naar Boekingen goedkeuren (concepten).
Schakel minimaal één van deze opties in:
- Boekingen vanuit klantenportaal binnen laten komen als concept voor alle boekingen uit het klantenportaal.
- Boekingen van nieuwe klanten binnen laten komen als concept wanneer alleen boekingen van nieuwe klanten eerst beoordeeld moeten worden.
Schakel voor een veilige test Directe betaling van conceptboekingen toestaan uit.
Klik op Opslaan.

Omdat je met een nieuw e-mailadres registreert, is de tweede optie voldoende om deze testaanvraag als concept te ontvangen.

Let op: dit zijn algemene instellingen en kunnen ook echte boekingen beïnvloeden. Noteer daarom vooraf welke opties aan- of uitstaan en herstel deze na de test als dat nodig is.

3. Controleer welke e-mails je wilt testen

Ga naar Instellingen.
Open onder Systeem het onderdeel E-mail.
Ga naar Ontvangers.
Zoek Nieuwe boeking toevoegen.
Schakel in wat je wilt controleren:
- Naar klant voor de eerste boekingsmail naar je privé-e-mailadres.
- Naar beheerder voor de melding op het ingestelde e-mailadres van je organisatie.
Wil je ook de registratie van de testklant als beheerder ontvangen? Schakel dan bij Aanmelden nieuwe klant de optie Naar beheerder in.
Klik op Opslaan.

Bij zelfregistratie stelt de testklant direct een wachtwoord in. De testklant ontvangt daarom niet standaard een aparte activatiemail. De beheerdermelding voor een nieuwe registratie wordt alleen verstuurd als Aanmelden nieuwe klant is ingeschakeld.

4. Registreer de testklant

Open de klantenportaallink in een privé- of incognitovenster.
Klik onder het inlogformulier op Registreer hier.
Vul een herkenbare testnaam in, bijvoorbeeld Test Klantenportaal.
Vul je privé-e-mailadres in.
Maak een wachtwoord van minimaal acht tekens.
Vul ook de postcode en het adres in als deze velden worden getoond.
Klik op Registreren.

Gebruik een ander e-mailadres als Aniday aangeeft dat het adres al in gebruik is. Krijg je een melding dat er mogelijk al een account op hetzelfde adres bestaat? Controleer dan eerst of je niet per ongeluk een echte klant dupliceert.

5. Vul de klantgegevens in

Wanneer verplichte klantgegevens ontbreken, opent Aniday automatisch Stap 1: Vul je gegevens in.

Vul alle zichtbare verplichte velden in.
Controleer onder meer de persoonlijke gegevens, het adres, telefoonnummer en e-mailadres.
Klik op Opslaan en naar stap 2.

Welke velden worden getoond, hangt af van de formuliervelden die voor jouw klantenportaal zijn ingesteld. Noteer tijdens de test:

of alle belangrijke vragen zichtbaar zijn;
of alleen de juiste velden verplicht zijn;
of de omschrijvingen voor een nieuwe klant duidelijk zijn.

6. Voeg een testdier toe

Je komt vervolgens bij Stap 2: Voeg een dier toe.

Vul een herkenbare naam in, bijvoorbeeld Testhond.
Kies de juiste diersoort.
Vul alle zichtbare verplichte diergegevens in.
Kies de toepasselijke diergrootte of tariefgroep als deze wordt gevraagd.
Controleer ook eventuele medische gegevens en vragen over gedrag of verblijf.
Klik op Boeking toevoegen.

De knop brengt je naar Stap 3: Boeking toevoegen. Wil je eerst nog een tweede testdier toevoegen, gebruik dan de daarvoor beschikbare optie voordat je doorgaat.

7. Plaats een testboeking

Kies bij Boeking toevoegen voor Overnachting of Dagopvang.
Selecteer het testdier.
Kies een beschikbare datum of periode.
Selecteer de gewenste breng- en ophaaltijden.
Vul eventuele verplichte boekingsvragen in.
Kies alleen extra opties die je bewust wilt testen.
Doorloop de vervolgstappen tot je bij het Boekingsoverzicht komt.
Controleer het gekozen dier, de datums, tijden, opties en het berekende bedrag.
Klik op Volgende stap.
Controleer de laatste gegevens en klik op Boeking plaatsen.

Als de boeking als concept wordt verwerkt, ziet de testklant de melding Jouw boeking is succesvol aangevraagd.

Gebruik tijdens deze test geen echte online betaling. Wordt er toch om een directe betaling gevraagd? Plaats de boeking dan niet en controleer of Directe betaling van conceptboekingen toestaan werkelijk is uitgeschakeld.

8. Controleer de aanvraag in Aniday

Ga terug naar het browservenster waarin je als beheerder bent ingelogd.

Open Boekingen.
Klik op In behandeling.
Zoek de boeking van de testklant.
Controleer of de status Concept wordt getoond.
Open de boeking en controleer:
- de klant en het dier;
- de verblijfs- of opvangdata;
- de breng- en ophaaltijden;
- de gekozen opties;
- de antwoorden op verplichte vragen;
- het berekende totaalbedrag.

Een boeking van een nieuw geregistreerde klant kan ook het kenmerk Nieuwe klant tonen.

9. Bevestig de testboeking en controleer de e-mail

Selecteer de testboeking onder Boekingen > In behandeling.
Kies Boeking bevestigen.
Selecteer Bevestigen + Klant e-mail versturen (aanpasbaar).
Laat de optie om de factuur definitief te maken tijdens deze test uit. Zo maak je niet onnodig een definitieve factuur aan.
Controleer in het e-mailvenster de ontvanger, het onderwerp en de inhoud.
Controleer dat Bevestiging aanvraag concept als template is gekozen.
Klik op E-mail versturen.

Controleer daarna je privé-inbox. Kijk ook in de map met ongewenste e-mail.

Welke e-mails moet je controleren?

Afhankelijk van je instellingen kun je tijdens de test deze berichten ontvangen:

een beheerdermelding nadat de nieuwe testklant zich heeft geregistreerd;
de eerste boekingsmail op het privé-e-mailadres;
een kopie van de eerste boekingsmail op het beheerderadres;
de bevestigingsmail nadat je de conceptboeking hebt goedgekeurd.

Ontbreekt een bericht? Controleer dan eerst onder Instellingen > Systeem > E-mail of de juiste ontvanger is ingeschakeld. Controleer daarna het e-mailadres en de spammap.

Testgegevens veilig opruimen

Als je de boeking nog niet hebt bevestigd

Ga naar Boekingen > In behandeling.
Selecteer de testboeking.
Kies Boeking verwijderen.
Schakel Verstuur e-mail naar klant uit als je geen verwijderingsmail wilt testen.
Lees de melding over de gekoppelde factuur en bevestig alleen als er geen betaling of definitieve factuur aan is gekoppeld.

Als je de boeking wel hebt bevestigd

Ga naar Boekingen > Alle.
Zoek en selecteer de testboeking.
Kies Boeking verwijderen.
Controleer zorgvuldig wat Aniday meldt over de gekoppelde factuur.
Ga niet verder als er een betaling is geregistreerd of de factuur definitief is. Laat dit dan eerst door de verantwoordelijke voor de administratie controleren.

Ruim daarna de overige testgegevens op:

Ga onder Klanten naar Dieren en deactiveer het testdier.
Ga onder Klanten naar Eigenaren en deactiveer de testklant.

Deactiveren is veiliger dan gegevens permanent verwijderen en kan later worden teruggedraaid.

Herstel tot slot de concept- en e-mailinstellingen die je alleen voor de test hebt gewijzigd.

Controlelijst

De test is geslaagd wanneer:

een nieuwe klant zichzelf kan registreren;
de ingestelde verplichte klant- en diergegevens worden gevraagd;
overnachting of dagopvang zichtbaar en boekbaar is;
de juiste beschikbare datums en tijden worden getoond;
het juiste tarief wordt berekend;
de aanvraag onder Boekingen > In behandeling verschijnt;
de eerste boekingsmail bij de juiste ontvangers aankomt;
je de boeking kunt bevestigen;
de bevestigingsmail op het privé-e-mailadres aankomt;
de testboeking en testgegevens veilig zijn opgeruimd.