Starten met overnachting en dagopvang

Richt je proefaccount stap voor stap in: van openingstijden en tarieven tot capaciteit, formulieren, e-mails en een volledige testboeking.

Geschreven door Martijn

Gebruik deze checklist om een nieuw Aniday-account voor overnachting en dagopvang in te richten. De volgorde is geschikt voor onder meer een hondenpension, kattenhotel of kleindierenopvang. De namen van je tarieven en diergroepen kunnen verschillen, maar de inrichting werkt hetzelfde.

Werk de stappen in deze volgorde af. Controleer na iedere stap het genoemde resultaat voordat je verdergaat.

Voor je begint

Zorg dat je:

toegang hebt tot Instellingen;
de modules Overnachting en/of Dagopvang hebt geactiveerd;
weet op welke dagen en tijden klanten dieren mogen brengen en ophalen;
je standaardtarieven en eventuele tariefgroepen hebt bepaald;
een privé-e-mailadres kunt gebruiken voor een testklant.

Je account inrichten

1. Openingstijden en tijdsblokken instellen

Maak eerst herbruikbare tijdsblokken, bijvoorbeeld Ochtend, Middag en Avond. Koppel deze daarna per weekdag aan overnachting en dagopvang. Geef bij ieder tijdsblok aan of klanten binnen dat tijdsblok een dier mogen Brengen, Ophalen of beide.

Volg hiervoor Openingstijden, tijdsblokken en breng- en ophaalmomenten instellen.

Klaar wanneer: iedere geopende weekdag heeft minimaal de breng- en ophaalmogelijkheden die klanten nodig hebben.

2. Tarieven en tariefgroepen instellen

Bepaal eerst of alle dieren hetzelfde tarief krijgen of dat je met verschillende groepen werkt, bijvoorbeeld Kleine hond, Middelgrote hond en Grote hond.

Maak de benodigde tarieven aan en koppel bestaande dieren via het veld Grootte dier aan de juiste tariefgroep. Stel daarna vast hoe Aniday de eerste en laatste verblijfsdag moet berekenen. Controleer vooral situaties waarin je een halve dag, een dagopvangtarief of geen tarief voor een verblijfsdag rekent.

Lees hiervoor:

Maak na iedere financiële wijziging een testboeking. Een fout tarief kan anders pas zichtbaar worden wanneer een klant daadwerkelijk boekt.

Klaar wanneer: een testboeking voor ieder gebruikt tarief het verwachte bedrag toont, inclusief de eerste en laatste verblijfsdag.

3. Capaciteit en daglimieten instellen

Ga naar Instellingen > Overnachting & dagopvang > Planning & bezetting en bepaal hoeveel dieren of verblijven je per dag kunt aannemen.

Kies bewust of Aniday de bezetting per dier of per verblijf telt. Stel daarna de algemene limieten voor overnachting en dagopvang in. Voeg alleen periodegebonden limieten toe wanneer je al weet voor welke specifieke drukke of rustige perioden die nodig zijn.

Volg Daglimieten instellen voor planning en bezetting.

Klaar wanneer: een datum onder de limiet boekbaar is en een representatieve volle datum niet meer als beschikbaar wordt aangeboden.

4. Het klantenportaal activeren en testen

Ga naar Instellingen > Basis > Klantenportaal. Activeer het klantenportaal en controleer of klanten zich mogen registreren en de juiste diensten mogen boeken.

Kopieer daarna de unieke portaallink. Deze kun je later achter een knop op je website plaatsen.

Lees:

Gebruik voor de test een privé-e-mailadres waarmee nog geen klantaccount bestaat. Registreer jezelf als klant, voeg een testdier toe en doorloop dezelfde stappen als een echte klant.

Klaar wanneer: de testklant kan inloggen, het juiste dier kiezen en een overnachting of dagopvang aanvragen.

5. Klant-, dier- en boekingsvelden controleren

Ga naar Instellingen > Systeem > Formuliervelden. Controleer afzonderlijk de velden voor klanten, dieren en boekingen.

Gebruik het blauwe potlood bij een veld om te bepalen of het:

actief is;
verplicht moet worden ingevuld;
in het klantenportaal zichtbaar is;
door de klant mag worden ingevuld of aangepast.

Vraag alleen informatie die je werkelijk nodig hebt. Te veel verplichte velden maken het voor klanten moeilijker om een account of boeking af te ronden.

Volg Standaard formulieren en velden aanpassen en beheren.

Klaar wanneer: de testklant precies de gewenste velden ziet en een verplicht veld de boeking alleen blokkeert wanneer dit bewust zo is ingesteld.

6. E-mails voor aanvragen en bevestigingen instellen

Ga naar Instellingen > Systeem > E-mail.

Controleer eerst onder Ontvangers wie een bericht ontvangt. Pas daarna onder E-mail templates ten minste deze berichten aan:

Nieuwe boeking voor een nieuwe boekingsaanvraag;
Bevestiging aanvraag concept voor de bevestiging nadat je een conceptaanvraag hebt goedgekeurd.

Controleer de afzendernaam, het afzenderadres, het onderwerp, de tekst en de gebruikte variabelen. Bepaal ook bewust of de klant en/of beheerder het betreffende bericht moet ontvangen.

Lees:

Klaar wanneer: de testklant en beheerder de bedoelde berichten ontvangen en namen, datums en bedrijfsgegevens correct zijn ingevuld.

7. De volledige klantreis testen

Voer tot slot één volledige test uit:

Open de unieke klantenportaallink in een privévenster.
Log in met je testklant.
Voeg zo nodig een testdier toe.
Kies Overnachting of Dagopvang.
Selecteer een datum en de gewenste breng- en ophaalmomenten.
Vul alle verplichte velden in.
Controleer het getoonde tarief.
Rond de aanvraag af.
Controleer de ontvangen e-mails.
Open in Aniday Boekingen > In behandeling.

Als boekingen uit het klantenportaal als concept binnenkomen, moet de aanvraag hier zichtbaar zijn. Controleer klant, dier, periode, tijden, prijs en opmerkingen voordat je de boeking bevestigt.

Lees voor dit proces Conceptboekingen instellen, beoordelen en verwerken.

Wanneer is je basisinrichting klaar?

Je basisinrichting is klaar wanneer:

een klant zichzelf kan registreren en inloggen;
de juiste diensten en beschikbare dagen zichtbaar zijn;
alleen geldige breng- en ophaalmomenten gekozen kunnen worden;
het juiste tarief en de juiste laatste-dagberekening worden gebruikt;
volle dagen niet meer boekbaar zijn;
verplichte klant- en diergegevens worden gevraagd;
de aanvraag in Aniday aankomt;
de klant en beheerder de juiste e-mails ontvangen.

Als de testboeking niet lukt

Controleer op welke stap de klant vastloopt. Ontbreekt de dienst, controleer dan de module en klantrechten. Is een datum niet beschikbaar, controleer dan openingstijden, aangepaste openingstijden, daglimieten en vooruitboekregels. Stopt de aanvraag bij het dier of formulier, controleer dan verplichte velden en vaccinaties.

Gebruik hiervoor ook Waarom kan een klant niet online boeken?.