Waarom kan een klant niet online boeken?

Loop in vaste volgorde de portaal-, boekings-, datum-, klant- en diergegevens na wanneer een klant geen overnachting of dagopvang kan boeken.

Geschreven door Martijn

Kan een klant geen overnachting of dagopvang boeken via het klantenportaal? Controleer dan de instellingen in de onderstaande volgorde. De plek waar het boeken vastloopt, geeft meestal al aan waar je moet zoeken.

Bepaal eerst waar het misgaat

Vraag de klant wat er precies gebeurt:

De klant kan het klantenportaal niet openen of niet inloggen.
De knop voor Overnachting of Dagopvang ontbreekt.
Een gewenste datum is niet te selecteren.
De klant kan wel beginnen, maar niet doorgaan of bevestigen.
De klant krijgt een specifieke foutmelding.

Noteer ook om welke klant, welk dier, welke dienst en welke datum het gaat.

1. Controleer of het klantenportaal actief is

Klik rechtsboven op Instellingen.
Open onder Basis het onderdeel Klantenportaal.
Controleer of Activeer klantenportaal is ingeschakeld.

Controleer ook of de betreffende klant nog actief is. Een inactieve of gearchiveerde klant kan het klantenportaal niet normaal gebruiken.

2. Controleer of de dienst online boekbaar is

Ontbreekt de knop voor overnachting of dagopvang volledig in het klantenportaal?

Ga naar Instellingen.
Open onder Systeem het onderdeel Modules.
Zoek Overnachting of Dagopvang.
Controleer of de module actief is.
Controleer of Boekbaar in klantenportaal is ingeschakeld.

De boekingsoptie wordt alleen getoond wanneer de module actief is, online boeken voor de module is toegestaan en je abonnement de functie ondersteunt.

3. Controleer de rechten van de klant

Online boeken kan voor alle klanten of alleen voor geselecteerde klanten beschikbaar zijn.

Ga naar Instellingen > Basis > Klantenportaal.
Open het onderdeel Rechten.
Controleer bij de betreffende dienst de kolom Boekbaar voor alle klanten.

Staat deze optie uit? Dan moet je de dienst afzonderlijk voor de klant toestaan:

Open de klantkaart.
Open Rechten.
Schakel de juiste boekingsmogelijkheid voor deze klant in.
Sla de wijziging op.

4. Controleer waarom een datum niet beschikbaar is

Is de dienst zichtbaar, maar kan de klant een datum niet kiezen? Controleer dan de volgende instellingen.

Openingstijden

Ga naar Instellingen > Openingstijden.
Controleer de juiste dag van de week.
Controleer of er tijdvakken zijn ingesteld.
Controleer bij overnachtingen of Brengen en Ophalen op de juiste dagen zijn toegestaan.

Zonder passend tijdvak of toegestane breng- en ophaalmogelijkheid kan een datum niet beschikbaar zijn.

Aangepaste openingstijden en geblokkeerde dagen

Controleer onder Openingstijden ook de Aangepaste openingstijden en Niet beschikbare data.

Een feestdag, vakantie of handmatig geblokkeerde datum kan ervoor zorgen dat klanten niet kunnen boeken.

Daglimieten en capaciteit

Ga naar Instellingen > Overnachting & dagopvang.
Open Planning & bezetting.
Controleer de daglimiet voor de betreffende datum.
Controleer eventuele limieten per diersoort of periode.

Is de ingestelde capaciteit bereikt? Dan kan de datum voor de klant als vol of niet beschikbaar worden weergegeven.

Hoe ver vooruit een klant mag boeken

Ga naar Instellingen > Overnachting & dagopvang.
Open Boekingen.
Controleer Aantal dagen vooraf boeken.
Controleer Boekbaarheid in de toekomst.

Een datum kan worden geweigerd wanneer de klant te kort van tevoren of juist te ver vooruit probeert te boeken.

Controleer bij overnachtingen ook of er een minimaal aantal nachten is ingesteld.

5. Controleer de klant- en diergegevens

Kan de klant wel beginnen, maar niet doorgaan of bevestigen? Controleer dan:

Of de klant actief is.
Of er minimaal één actief dier aan de klant is gekoppeld.
Of verplichte klantgegevens zijn ingevuld.
Of verplichte diergegevens en aangepaste velden zijn ingevuld.
Of verplichte vaccinaties aanwezig en geldig zijn voor de volledige boekingsperiode.
Of het dier niet al een overlappende boeking heeft.

Een vaccinatie die vóór de aankomst- of vertrekdatum verloopt, kan de boeking blokkeren wanneer vaccinatiecontrole is ingeschakeld.

Test zoals de klant boekt

Een medewerker kan intern soms meer mogelijkheden hebben dan een klant in het klantenportaal. Een medewerker kan bijvoorbeeld een waarschuwing krijgen waar de klant helemaal niet verder kan.

Test daarom met een klantaccount waarvoor dezelfde rechten gelden:

Open het klantenportaal.
Kies dezelfde dienst.
Selecteer dezelfde datum of periode.
Kies hetzelfde dier.
Noteer de eerste stap waarop de boeking stopt en de volledige foutmelding.

Goed om te weten

Ontbreekt de dienstknop? Controleer eerst de module en klantrechten.
Is alleen een datum niet beschikbaar? Controleer openingstijden, blokkades, limieten en de vooruitboekperiode.
Stopt de boeking na het kiezen van een dier? Controleer verplichte gegevens en vaccinaties.
Controleer altijd de concrete datum. Veel instellingen verschillen per dag of periode.
Deze controlevolgorde is vooral bedoeld voor overnachtingen en dagopvang. Andere boekingstypen kunnen aanvullende instellingen hebben.

Lukt het niet?

Stuur Aniday Support dan de volgende informatie:

De naam of het klantnummer van de klant.
De naam van het dier.
De gekozen dienst.
De gewenste datum of periode.
Een schermafbeelding van de melding.
De stap waarop de klant niet verder kan.

Met deze informatie kan gericht worden gecontroleerd welke instelling de boeking tegenhoudt.