De functie Boekingsherinnering stelt je in staat om klanten automatisch een e-mail te sturen over hun aanstaande boekingen. Dit voorkomt dat klanten hun afspraken vergeten en helpt bij het verbeteren van de klanttevredenheid. Je kunt bovendien instellen hoeveel dagen van tevoren de herinnering wordt verstuurd en zelfs de e-mailinhoud aanpassen om deze aan jouw bedrijfsstijl aan te passen.
Hoe werkt het?
Stap 1: Boekingsherinneringen activeren
Ga naar:
Instellingen -> Boekingen -> Boekingsherinnering.Activeer de functie:
Vink "Boekingsherinnering versturen (voor toekomstige boekingen)" aan.Stel het aantal dagen in:
Vul bij "Aantal dagen voor boeking, klant boekingsherinnering versturen" in hoeveel dagen voorafgaand aan de boeking de klant een herinnering moet ontvangen.
(Bijvoorbeeld: Als je 3 invult, ontvangt de klant 3 dagen voor de breng datum een herinnering.)Opslaan:
Klik op Opslaan om de instellingen te bevestigen.
Belangrijk:
Klanten ontvangen de herinnering alleen als de boeking al minimaal 5 dagen in het systeem staat.
Herinneringen worden dagelijks verstuurd om 10:00 uur.
Stap 2: E-mailtemplate aanpassen
Ga naar:
Instellingen -> E-mail -> Email templates.Selecteer de juiste template:
Kies de template "Klant overnachting herinnering".Pas de inhoud aan:
Personaliseer de tekst van de herinnering om deze passend te maken voor jouw klanten. Denk aan:Een vriendelijke toon.
Belangrijke boekingsinformatie.
Eventuele aanvullende informatie, zoals voorbereidingen of contactgegevens.
Opslaan:
Klik op Opslaan om de aangepaste template te bewaren.
Gecombineerde boekingen beheren
Voor situaties waarin een boeking is opgesplitst in meerdere subboekingen, bijvoorbeeld vanwege verschillende verblijven, kun je ervoor zorgen dat de herinnering betrekking heeft op de gehele periode.
Activeer de functie:
Vink de instelling "Gebruik de eerste en laatste datum bij een gecombineerde boeking" aan.Opslaan:
Klik op Opslaan om deze instelling te activeren.
Wat zijn de voordelen?
Betere communicatie: Klanten worden tijdig geïnformeerd, wat vertrouwen opbouwt en het risico op no-shows vermindert.
Personalisatie: Pas de inhoud van de herinnering aan, zodat deze past bij jouw stijl en klanten duidelijk de juiste informatie krijgen.
Geautomatiseerd proces: Geen handmatig werk meer nodig voor het herinneren van klanten, waardoor je tijd bespaart.
Geschikt voor complexe boekingen: Zelfs bij opgesplitste boekingen kunnen klanten eenvoudig de juiste informatie ontvangen.
Met deze functie creëer je een professionele en klantgerichte ervaring, terwijl je jouw planning efficiënter beheert.