Een conceptfactuur definitief maken en wel of niet versturen

Controleer een conceptfactuur, kies de juiste factuurdatum, maak haar definitief en verstuur haar direct of op een later moment.

Geschreven door Martijn

Een conceptfactuur heeft nog geen definitief factuurnummer en kan nog worden gecontroleerd. Kloppen alle gegevens? Dan kun je de factuur definitief maken en direct naar de klant versturen, of haar definitief maken zonder direct een e-mail te verzenden.

Waar vind je conceptfacturen?

Klik in het hoofdmenu op Financiën.
Klik op Facturen.
Open het onderdeel Concepten.
Zoek de factuur op basis van de klant, het boekingsnummer of het bedrag.

Controleer de factuur voordat je doorgaat

Open de conceptfactuur en controleer minimaal:

De juiste klant.
Het factuuradres en de overige factuurgegevens.
De boeking of periode.
De factuurregels en omschrijvingen.
De aantallen en prijzen.
Het toegepaste btw-tarief.
Het totaalbedrag.
Eventuele betalingen die al zijn geregistreerd.

Corrigeer fouten voordat je de factuur definitief maakt. Definitief maken kan niet ongedaan worden gemaakt.

Zo maak je de factuur definitief

Ga terug naar Financiën > Facturen > Concepten.
Selecteer de factuur via het selectievakje links van de factuurregel.
Klik op Maak definitief.
Het venster Factuur bevestigen wordt geopend.
Kies bij Selecteer dag van bevestigen welke datum als factuurdatum moet worden gebruikt:
- Laatste dag van boeking
- Dag van vandaag
- Eerste dag boeking
- Dag van toevoegen
Controleer of Factuur versturen is aangevinkt wanneer de factuur direct per e-mail naar de klant moet worden gestuurd.
Klik op Bevestigen.

Aniday kent vervolgens een definitief factuurnummer toe en zet de gekozen factuurdatum op de factuur.

Selecteer je meerdere facturen tegelijk? Dan vraagt Aniday om een extra bevestiging voordat alle geselecteerde facturen definitief worden gemaakt.

De factuur direct versturen

Laat Factuur versturen aangevinkt in het venster Factuur bevestigen. Na het definitief maken wordt de factuur naar het e-mailadres van de klant verstuurd.

Controleer vooraf of het juiste e-mailadres bij de klant staat.

De factuur later versturen

Wil je de factuur nog niet direct versturen?

Laat Factuur versturen uitgeschakeld.
Maak de factuur definitief.
Open de definitieve factuur wanneer je haar wilt verzenden.
Klik op Factuur versturen of Versturen.

Afhankelijk van je scherm kan deze actie onder Meer staan.

Controleer het resultaat

Open Financiën > Facturen > Alle.
Zoek de definitieve factuur.
Controleer het factuurnummer en de factuurdatum.
Controleer of de factuur niet meer als concept staat.
Controleer of de factuur is verstuurd wanneer je daarvoor hebt gekozen.

Goed om te weten

Definitief maken en versturen zijn twee afzonderlijke handelingen. Een definitieve factuur hoeft niet automatisch te worden verzonden.
Controleer de gekozen factuurdatum zorgvuldig.
Na het definitief maken krijgt de factuur een definitief factuurnummer.
Je kunt het definitief maken niet ongedaan maken.
Blijkt de definitieve factuur toch onjuist? Gebruik dan de juiste correctie- of crediteringsprocedure.
Open je de actie vanuit de factuurdetailpagina? Dan kan het venster iets andere datumkeuzes tonen dan vanuit het overzicht.
Zie je Maak definitief niet? Dan heb je mogelijk onvoldoende rechten of ondersteunt je abonnement deze actie niet.

Lukt het versturen niet?

Controleer:

Of de factuur definitief is gemaakt.
Of bij de klant een geldig e-mailadres staat.
Of Factuur versturen was aangevinkt.
Of je vanuit de definitieve factuur opnieuw Factuur versturen kunt kiezen.
Of de e-mail in de spammap van de klant terecht is gekomen.

Blijft de factuur onverzonden? Noteer het factuurnummer en neem contact op met Aniday Support.