Betalingen en aanbetalingen instellen: kies de juiste betaalroute

Bepaal hoe en wanneer klanten betalen en stel handmatige betalingen, online betaalmethodes, incasso, aanbetalingen en herinneringen in de juiste volgorde in.

Geschreven door Martijn

De betaalinstellingen bepalen twee verschillende dingen:

  1. Hoe je klant betaalt, bijvoorbeeld online, via een overboeking, contant of met pin.
  2. Hoeveel je klant op dat moment betaalt, bijvoorbeeld het volledige bedrag of eerst een aanbetaling.

Stel deze onderdelen daarom afzonderlijk in. Kies eerst de betaalroute, bepaal daarna het bedrag en controleer tot slot de volledige route met een eigen testklant.

Kies eerst de betaalroute

Wat wil je bereiken? Beste startpunt
De klant betaalt contant, met pin of via een gewone bankoverschrijving Stel de handmatige betaalmogelijkheden in onder Instellingen > Administratie > Betalingen
De klant betaalt direct online Koppel Mollie onder Instellingen > Basis > Betaalproviders
De klant betaalt een dagopvangabonnement via automatische incasso Combineer Mollie, SEPA-incasso, de abonnementsinstelling en een actieve klantmachtiging
De klant betaalt nu een deel en later het restant Schakel naast de gekozen betaalroute ook Aanbetalingen in
De klant mag later vanuit de factuur online betalen Schakel Later met iDEAL, Wero of Bancontact betalen optie weergeven in

Een aanbetaling is dus geen aparte betaalmethode. Je kunt bijvoorbeeld een aanbetaling laten voldoen via Mollie, overboeking of pin.

Wat heb je nodig?

Welke onderdelen zichtbaar zijn, hangt af van je abonnement, modules en toegangsrechten.

Route 1: contant, pin of overboeking

Gebruik deze route wanneer je zelf controleert of het geld werkelijk is ontvangen.

  1. Klik op Instellingen.
  2. Open onder Administratie het onderdeel Betalingen.
  3. Ga naar het blok Betaalmogelijkheden.
  4. Kies bij Standaard betalings methode welke methode standaard geselecteerd moet worden wanneer een medewerker een betaling toevoegt:
    • Contant
    • Pin
    • Overboeking
  5. Schakel Kan jouw klant bij jouw locatie pinnen? in wanneer pinnen op locatie mogelijk is.
  6. Schakel Kan jouw klant bij jouw locatie contant betalen? in wanneer je contante betalingen accepteert.
  7. Klik bovenaan op Opslaan.

Overboeking in het klantenportaal aanbieden

  1. Controleer onder Instellingen > Basis > Bedrijfsgegevens bij de financiële gegevens het rekeningnummer en de naam van de rekeninghouder.
  2. Ga terug naar Instellingen > Administratie > Betalingen.
  3. Schakel Betaalmethode: Overboeken tonen in het online booking portal in.
  4. Vul eventueel een eigen betalingsomschrijving in.
  5. Klik op Opslaan.

Een overboeking wordt niet alleen door het tonen van deze optie als ontvangen geregistreerd. Controleer eerst je bankrekening en voeg de betaling daarna toe aan de juiste factuur.

Lees hiervoor Een handmatige betaling registreren en de betaalstatus controleren.

Route 2: direct online betalen via Mollie

Met Mollie kan de klant tijdens het boeken of vanuit een factuur een beschikbare online betaalmethode kiezen.

Mollie koppelen

  1. Klik op Instellingen.
  2. Open onder Basis het onderdeel Betaalproviders.
  3. Controleer of Aniday geen melding over ontbrekende of onjuiste bedrijfsgegevens toont.
  4. Klik bij Mollie op Mollie koppelen.
  5. Volg de stappen om het juiste Mollie-account en profiel te verbinden.
  6. Klik op Open Mollie onboarding wanneer Mollie nog gegevens of een beoordeling nodig heeft.
  7. Controleer daarna op de pagina Betaalproviders minimaal:
    • Online betalingen mogelijk via Mollie
    • Uitbetalingen actief via Mollie
    • Profiel geverifieerd door Mollie

Ga pas verder wanneer de onderdelen die je nodig hebt als actief of geverifieerd worden getoond.

Online betaalmethodes kiezen

  1. Klik bij Betaalmethodes actief via Mollie op Wijzigen.
  2. Klik op de betaalmethode die je wilt aanbieden.
  3. Klik op Betaalmethode aanvragen.
  4. Voltooi een eventuele aanvullende stap bij Mollie.
  5. Controleer de status:
    • Ingeschakeld betekent dat de methode actief is.
    • Wacht op onboarding, Wacht op beoordeling of Wacht op externe actie betekent dat nog niet alles is afgerond.
    • Afgewezen betekent dat je de melding bij Mollie moet controleren.
  6. Klik op Doorgaan zodra de gewenste methodes correct zijn ingesteld.

De getoonde betaalmethodes en hun beschikbaarheid kunnen per land, organisatie en Mollie-profiel verschillen.

Direct online betalen verplicht maken

  1. Open Instellingen > Administratie > Betalingen.
  2. Schakel Forceer alleen online betalingen in het klantenportaal in.
  3. Controleer of Later met iDEAL, Wero of Bancontact betalen optie weergeven uitstaat wanneer de klant werkelijk direct moet betalen.
  4. Klik op Opslaan.
  5. Controleer de uitkomst altijd met een testboeking in het klantenportaal.

Heeft een klant Wallet-tegoed, of zijn er andere betaalopties actief? Controleer dan in de testboeking welke keuzes de klant daadwerkelijk ziet.

Route 3: automatische incasso voor dagopvangabonnementen

Automatische incasso voor dagopvangabonnementen bestaat uit vier onderdelen:

  1. Mollie is gekoppeld.
  2. SEPA-incasso is bij Mollie aangevraagd en actief.
  3. Automatische incasso is bij de abonnementsinstellingen ingeschakeld.
  4. De juiste klant heeft een actieve incassomachtiging.

Dit is geen algemene instelling waarmee iedere willekeurige factuur automatisch wordt geïncasseerd.

Volg de volledige inrichting in Automatische incasso voor dagopvangabonnementen instellen via Mollie.

Controleer na verwerking zowel de incasso als de gekoppelde factuur. Lees bij een weigering of terugboeking Incassostatussen begrijpen en een mislukte incasso opvolgen.

Bepaal nu hoeveel de klant betaalt

Open opnieuw Instellingen > Administratie > Betalingen en kies de situatie die bij jullie werkwijze past.

Altijd het volledige bedrag

  1. Laat Aanbetalingen gebruiken uitgeschakeld.
  2. Stel de gewenste handmatige of online betaalroute in.
  3. Klik op Opslaan.

Aanbetaling of volledig bedrag laten kiezen

  1. Schakel Aanbetalingen gebruiken in.
  2. Stel het aanbetalingsbedrag in.
  3. Laat Totaal bedrag betaaloptie verbergen als een aanbetaling mogelijk is uitgeschakeld.
  4. Schakel Standaard op volledige bedrag bij plaatsen boeking en factuur in wanneer het volledige bedrag standaard geselecteerd moet zijn.
  5. Klik op Opslaan.

De klant kan dan, wanneer een aanbetaling van toepassing is, tussen het aanbetalingsbedrag en het volledige bedrag kiezen.

Alleen het aanbetalingsbedrag aanbieden

  1. Schakel Aanbetalingen gebruiken in.
  2. Stel het aanbetalingsbedrag in.
  3. Schakel Totaal bedrag betaaloptie verbergen als een aanbetaling mogelijk is in.
  4. Schakel eventueel Is restbedrag betalen bij brengen/ophalen mogelijk? in wanneer je dit aan de klant wilt tonen.
  5. Klik op Opslaan.

De instelling over betalen bij brengen of ophalen registreert het restbedrag niet als betaald. Voeg die betaling pas toe nadat je haar werkelijk hebt ontvangen.

De standaardaanbetaling instellen

  1. Open op dezelfde pagina het blok Aanbetalingen.
  2. Schakel Aanbetalingen gebruiken in.
  3. Vul bij Aanbetaling in de toekomst eventueel in vanaf hoeveel weken vóór een toekomstige verblijfsdatum de aanbetaling beschikbaar moet zijn.
  4. Stel per actieve dienst de gewenste berekening in.

Voor Overnachting & dagopvang kun je kiezen tussen:

Afhankelijk van je actieve modules kunnen ook instellingen worden getoond voor:

  1. Klik bovenaan op Opslaan.
  2. Maak een testboeking en controleer het berekende bedrag.

Begin bij voorkeur met één eenvoudige standaardinstelling. Voeg pas daarna uitzonderingen voor specifieke perioden toe.

Voor vakantieperioden of andere tijdelijke uitzonderingen lees je Aanbetalingen instellen voor een periode.

Als een standaardaanbetaling en een periode-instelling tegelijk van toepassing zijn, kan de hoogste berekende aanbetaling worden gebruikt. Controleer daarom overlappende perioden zorgvuldig.

Stel de betaaltermijn en herinneringen afzonderlijk in

Op Instellingen > Administratie > Betalingen kun je ook vastleggen binnen hoeveel dagen het restbedrag of volledige bedrag betaald moet zijn.

Daaronder kun je afzonderlijk instellen:

De betaaltermijn schakelt niet automatisch alle herinneringen in. Activeer de gewenste herinnering, vul het aantal dagen in, controleer de bijbehorende e-mailtemplate en klik op Opslaan.

Volg hiervoor Automatische betaalherinneringen instellen.

Controleer de volledige betaalroute

Gebruik na iedere belangrijke wijziging een eigen testklant.

  1. Open het klantenportaal met de testklant.
  2. Maak een testboeking voor een dienst waarop de instellingen van toepassing zijn.
  3. Controleer welk bedrag wordt aangeboden:
    • het volledige bedrag;
    • een aanbetaling;
    • of beide.
  4. Controleer welke betaalmethodes zichtbaar zijn.
  5. Controleer de tekst over overboeken, later betalen of het restbedrag.
  6. Rond alleen wanneer nodig een kleine, controleerbare testbetaling af volgens jullie eigen financiële werkwijze.
  7. Open daarna in Aniday Financiën > Facturen.
  8. Zoek de testfactuur en controleer het onderdeel Betalingen.
  9. Controleer het betaalde bedrag, het openstaande bedrag en de betaalstatus:
    • Openstaand
    • Aanbetaald
    • Betaald
  10. Controleer ook wat de klant per e-mail heeft ontvangen.

Gebruik Het klantenportaal testen met een eigen testklant voor het volledige testproces.

Veelvoorkomende problemen

Betaalproviders staat niet in het instellingenmenu

Controleer of je voldoende toegangsrechten hebt en of de functie voor jullie omgeving beschikbaar is. Voor het koppelen van Mollie is ook een actief abonnement nodig.

Mollie is gekoppeld, maar de klant ziet geen online betaalmethode

Controleer achtereenvolgens:

  1. Of de Mollie-onboarding is afgerond.
  2. Of online betalingen als geactiveerd worden getoond.
  3. Of het Mollie-profiel is geverifieerd.
  4. Of minimaal één betaalmethode de status Ingeschakeld heeft.
  5. Of de testboeking geen bijzondere status heeft waardoor direct betalen niet wordt aangeboden.

De klant kan nog steeds later betalen

Controleer onder Instellingen > Administratie > Betalingen of Later met iDEAL, Wero of Bancontact betalen optie weergeven aanstaat. Schakel deze optie uit wanneer betaling tijdens het boeken verplicht moet zijn en test opnieuw.

Overboeking wordt niet getoond

Controleer:

  1. Of Betaalmethode: Overboeken tonen in het online booking portal aanstaat.
  2. Of het rekeningnummer en de rekeninghouder bij Bedrijfsgegevens zijn ingevuld.
  3. Of Forceer alleen online betalingen in het klantenportaal de gewenste route niet uitsluit.

Het aanbetalingsbedrag is anders dan verwacht

Controleer:

  1. De standaardaanbetaling.
  2. Of de berekening per boeking of per diersoort gebeurt.
  3. Of een vaste waarde of percentage is gekozen.
  4. De instelling Aanbetaling in de toekomst.
  5. Alle aanbetalingsperioden die de boekingsdatums raken.
  6. Of perioden elkaar overlappen.

Een factuur blijft openstaan nadat de klant zegt te hebben betaald

Controleer eerst of de betaling werkelijk is ontvangen en al bij de factuur staat. Voeg niet meteen een tweede betaling toe.

Controleer klant, bedrag, betaaldatum en transactienummer voordat je een betaling koppelt. Zo voorkom je dubbele registraties.

Drie praktische voorbeelden

Pension: 25 procent vooraf en de rest bij ophalen

Trimsalon: betalen met pin op locatie

Dagopvangabonnement: automatische incasso