Factuurinstellingen begrijpen: van concept tot betaling of correctie

Stel veilig in hoe facturen worden genummerd, getoond, uitgebreid en verstuurd, en kies daarna de juiste route voor definitief maken, betaling of correctie.

Geschreven door Martijn

De factuurinstellingen bepalen hoe nieuwe facturen worden genummerd en weergegeven. De status van een afzonderlijke factuur bepaalt vervolgens welke handeling veilig is: nog aanpassen, definitief maken, een betaling registreren, corrigeren of crediteren.

Gebruik deze handleiding om eerst de basis goed in te stellen en daarna per factuur de juiste route te kiezen.

Wat regel je waar?

Wijzig factuurinstellingen alleen wanneer je verantwoordelijk bent voor de administratie. Noteer vóór een wijziging de bestaande instelling en test het resultaat met één controlefactuur.

De basisinstellingen openen

1. Klik op Instellingen.
2. Open onder Administratie het onderdeel Facturen.
3. Controleer bovenaan eerst:
   • Formaat factuurnummer
   • Volgende factuurnummer
   • Live voorbeeld (eerst volgende factuurnummer)
4. Wijzig de nummerreeks alleen na afstemming met de administratie.
5. Klik na wijzigingen bovenaan op Opslaan.

Een conceptfactuur krijgt pas bij het definitief maken een definitief factuurnummer. Een creditfactuur gebruikt eveneens een nieuw factuurnummer. Bestaande definitieve facturen worden niet hernummerd wanneer je de instelling later wijzigt.

Lees voor een wijziging van de nummerreeks Factuurnummerformaat en volgend nummer instellen.

Bepaal wat er op de factuur staat

Op Instellingen > Administratie > Facturen kun je onder meer de volgende opties instellen:

• Term rekeningen i.p.v. facturen gebruiken: gebruikt op geschikte plaatsen het woord rekening.
• Betaalstatus weergeven op factuur: toont de betaalstatus op het factuurdocument.
• "Nog te voldoen" regel toevoegen aan de factuur: toont het bedrag dat volgens Aniday nog openstaat.
• Facturenregels sorteren: sorteert factuurregels op datum van oud naar recent.
• Klantnummer op factuur: voegt het klantnummer aan de factuur toe.
• QR-code op factuur tonen: toont, wanneer beschikbaar, de QR-code van de betaallink.
• Versimpelde factuur: toont één totaaltarief in plaats van de volledige tariefopbouw per periode.
• Tarief en aantal dagen op versimpelde factuur tonen: voegt deze informatie alsnog aan een versimpelde factuur toe.
• Benaming 'overnachting': past voor nieuwe overnachtingsboekingen de gebruikte benaming op de factuur aan.
• Extra tekst onderaan de factuur: voegt eigen betaal- of bedrijfsinformatie onderaan toe.

Klik na het aanpassen op Opslaan. Open daarna een conceptfactuur en controleer ook de PDF. Zo zie je de werkelijke combinatie van factuurregels, instellingen en extra tekst.

De getoonde betaalstatus is gebaseerd op geregistreerde betalingen. Schakel deze dus niet alleen visueel in; controleer ook of ontvangsten op de juiste factuur zijn vastgelegd.

Bescherm de factuurworkflow

Op dezelfde pagina staan instellingen die voorkomen dat bestaande facturen ongemerkt veranderen:

• Concept facturen niet versturen bij betaalherinneringen voorkomt dat nog niet definitieve facturen met die herinneringen worden meegestuurd.
• Definitieve facturen uitbreiden blokkeren voorkomt dat nieuwe boekingen aan een bestaande definitieve factuur worden toegevoegd.
• Concept facturen uitbreiden blokkeren voorkomt, wanneer deze optie in jullie abonnement beschikbaar is, dat nieuwe boekingen aan een bestaand concept worden toegevoegd.
• Definitief factuur niet verwijderbaar verbergt de verwijderactie voor definitieve facturen.
• Klanten oude facturen verbergen verbergt in het klantenportaal facturen die betaald zijn en waarvan de dienst al is geweest. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer het klantenportaal beschikbaar en actief is.

Voor een beheerste administratie is het meestal veilig om uitbreiding van definitieve facturen te blokkeren. Maak voor nieuwe dienstverlening dan een nieuwe factuur in plaats van een reeds uitgegeven factuur uit te breiden.

Controleer na een wijziging altijd of jullie dagelijkse factuurproces nog werkt. Een blokkade kan verklaren waarom een medewerker een boeking niet meer aan een bestaande factuur kan toevoegen.

Kies de juiste route per factuur

Maak een factuur niet definitief om alleen te testen. Definitief maken kent een factuurnummer toe en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Een concept definitief maken

1. Open Financiën > Facturen > Concepten.
2. Open de factuur en controleer klant, factuuradres, boeking, factuurregels, btw, totaal en reeds geregistreerde betalingen.
3. Ga terug naar het overzicht en selecteer de factuur via het selectievakje.
4. Klik op Maak definitief.
5. Kies in Factuur bevestigen de juiste datum bij Selecteer dag van bevestigen.
6. Laat Factuur versturen aan wanneer de klant de factuur direct per e-mail moet ontvangen.
7. Schakel Factuur versturen uit wanneer je de factuur eerst alleen definitief wilt maken.
8. Klik op Bevestigen.
9. Open Financiën > Facturen > Alle en controleer factuurnummer, factuurdatum en verzendstatus.

Lees de volledige procedure in Een conceptfactuur definitief maken en wel of niet versturen.

Een betaling verwerken

Een factuur wordt alleen terecht als betaald of aanbetaald weergegeven wanneer het juiste ontvangen bedrag bij die factuur staat.

1. Controleer eerst buiten Aniday of een handmatige overboeking, contante betaling of pinbetaling werkelijk is ontvangen.
2. Open daarna de juiste factuur.
3. Controleer klant, bedrag en eventueel transactienummer.
4. Registreer of koppel de betaling één keer.
5. Controleer het betaalde bedrag, het resterende bedrag en de betaalstatus.

Voeg niet opnieuw een betaling toe alleen omdat de status nog niet direct is bijgewerkt. Controleer eerst of er al een betaalregel of providertransactie bestaat.

Lees Betalingen en aanbetalingen instellen: kies de juiste betaalroute voor de volledige inrichting en Een handmatige betaling registreren en de betaalstatus controleren voor een losse ontvangst.

Een fout corrigeren zonder de hele factuur terug te draaien

Is alleen een bedrag te hoog en moet de boeking blijven bestaan? Voeg dan op de bestaande boeking een negatieve factuurregel toe voor het verschil.

1. Open de gekoppelde boeking.
2. Klik rechtsboven op de groene plusknop.
3. Kies Boekingsregel toevoegen.
4. Kies onder Overig voor Factuurregel.
5. Geef de correctie een duidelijke omschrijving.
6. Gebruik hetzelfde btw-tarief en voor een zuivere correctie hetzelfde grootboeknummer als de oorspronkelijke regel.
7. Vul alleen het verschil als negatief bedrag in.
8. Voeg de regel toe en controleer daarna het factuurtotaal.

Een betaling wordt hierdoor niet automatisch teruggestort. Is de factuur al betaald, laat dan ook het openstaande bedrag en de werkelijke terugbetaling controleren.

Lees Een bedrag op een boeking of factuur corrigeren.

Een volledige definitieve factuur crediteren

Gebruik Crediteren alleen wanneer de volledige factuur moet worden teruggedraaid. Crediteren maakt een volledige negatieve factuur en kan gekoppelde boekingen annuleren en planning verwijderen.

1. Controleer de oorspronkelijke factuur, alle betalingen en de gekoppelde boekingen.
2. Start een beschikbare providerterugstorting vóór het crediteren.
3. Open de factuur en klik op Meer > Crediteren.
4. Kies hoe een nog betaald bedrag wordt verwerkt.
5. Controleer het volledige creditbedrag.
6. Bevestig de credit één keer en wacht tot de pagina opnieuw is geladen.
7. Controleer de creditfactuur, betalingen, boekingen en planning.

Handmatige keuzes zoals pin, overboeking en contant registreren de financiële correctie, maar verplaatsen niet automatisch geld. Voer de werkelijke terugbetaling zelf uit en voorkom een dubbele terugbetaling.

Lees vóór deze handeling Een factuur crediteren en een betaling terugstorten.

Controleer de volledige inrichting

Voer na een grote wijziging één gecontroleerde test uit:

1. Maak een herkenbare testboeking of gebruik een afgesproken conceptfactuur.
2. Controleer de factuurregels en het totaal.
3. Bekijk het live voorbeeld van het volgende factuurnummer, maar wijzig de reeks niet voor een gewone test.
4. Controleer de conceptweergave en de PDF.
5. Controleer betaalstatus, Nog te voldoen, klantnummer, QR-code en extra tekst wanneer je die hebt ingeschakeld.
6. Controleer wat de klant in het klantenportaal kan zien.
7. Maak de factuur alleen definitief wanneer dit administratief is afgesproken.
8. Controleer na verwerking opnieuw factuurnummer, datum, status en betaling.

Veelvoorkomende problemen

Een instelling is niet zichtbaar

Controleer je rechten, actieve modules en abonnement. Sommige opties, zoals het blokkeren van uitbreiding van conceptfacturen of het verbergen van oude facturen in het klantenportaal, verschijnen alleen wanneer de benodigde functie actief is.

Een boeking kan niet aan een bestaande factuur worden toegevoegd

Controleer Definitieve facturen uitbreiden blokkeren en, indien zichtbaar, Concept facturen uitbreiden blokkeren. Controleer daarna of je werkelijk de juiste bestaande factuur wilt uitbreiden.

Een concept wordt met een betaalherinnering meegestuurd

Controleer of Concept facturen niet versturen bij betaalherinneringen is ingeschakeld en opgeslagen. Controleer ook de instellingen van de herinnering zelf.

Lees Automatische betaalherinneringen instellen.

Het factuurtotaal is onverwacht

Controleer eerst de boekingsregels, aantallen, perioden en toegepaste tarieven. Corrigeer geen symptoom met een willekeurige negatieve regel wanneer de onderliggende tariefinstelling fout staat.

Lees Welke prijs gebruikt Aniday? Tarieven en prijsprioriteit instellen.

Een definitieve factuur kan niet worden verwijderd

Controleer Definitief factuur niet verwijderbaar. Verwijderen is bovendien niet hetzelfde als corrigeren of crediteren. Laat bij een uitgegeven factuur eerst bepalen welke administratieve handeling nodig is.