Wanneer kan een klant boeken? Openingstijden, capaciteit en blokkades instellen

Richt online boeken in een vaste volgorde in en controleer welke openingstijden, limieten, rechten en klant- of diergegevens bepalen of een datum boekbaar is.

Geschreven door Martijn

Een klant kan alleen online boeken wanneer alle benodigde instellingen tegelijk toestemming geven. Het klantenportaal kan bijvoorbeeld actief zijn, terwijl een datum toch niet beschikbaar is door openingstijden, een daglimiet, een klantrecht of ontbrekende diergegevens.

Gebruik daarom onderstaande volgorde. Controleer na iedere stap het genoemde resultaat voordat je verdergaat.

Voor je begint

Bepaal eerst:

• Of klanten Overnachting, Dagopvang of beide mogen boeken.
• Of iedere klant mag boeken of alleen geselecteerde klanten.
• Op welke dagen en tijdstippen dieren gebracht en opgehaald mogen worden.
• Hoeveel dieren of verblijven je per dag kunt aannemen.
• Hoe kort van tevoren en hoe ver vooruit klanten mogen boeken.
• Of overnachtingen een minimumaantal nachten hebben.
• Of een boeking direct wordt bevestigd of eerst als concept binnenkomt.

Sommige instellingen zijn afhankelijk van je abonnement. Zie je een genoemde optie niet, controleer dan of de bijbehorende functie in je pakket beschikbaar is.

1. Activeer het klantenportaal en de boekingsmodules

Het klantenportaal activeren

1. Klik op Instellingen.
2. Ga onder Basis naar Klantenportaal.
3. Schakel Activeer klantenportaal in.
4. Klik op Opslaan.
5. Controleer bij Bekijk je klantenportaal of je eigen portaallink opent.

Wil je dat nieuwe klanten zelf een account kunnen aanmaken? Controleer dan binnen de klantenportaalinstellingen ook of Klanten registreren is ingeschakeld.

Overnachting en dagopvang online boekbaar maken

1. Ga naar Instellingen > Systeem > Modules.
2. Zoek Overnachting en/of Dagopvang.
3. Schakel de benodigde module in.
4. Schakel bij dezelfde module Boekbaar in klantenportaal in.
5. Sla de instellingen op.

Controle: log in met een testklant. De knop voor de geactiveerde dienst moet nu in het klantenportaal staan.

Ontbreekt de knop nog steeds? Controleer dan eerst de klantrechten in de volgende stap.

2. Bepaal welke klanten mogen boeken

Je kunt een boekingstype voor alle klanten openstellen of alleen aan geselecteerde klanten beschikbaar maken.

Boeken voor alle klanten toestaan

1. Ga naar Instellingen > Basis > Klantenportaal.
2. Open Rechten.
3. Zoek het juiste boekingstype.
4. Schakel Boekbaar voor alle klanten in.
5. Klik op Opslaan.

Alleen geselecteerde klanten laten boeken

1. Laat bij het boekingstype Boekbaar voor alle klanten uitgeschakeld.
2. Open de kaart van de klant die wel mag boeken.
3. Klik op Meer > Rechten beheren.
4. Schakel Overnachting en/of Dagopvang voor deze klant in.

De wijziging bij de klant wordt direct opgeslagen.

Controleer daarnaast of de klant actief is. Een inactieve of gearchiveerde klant kan het klantenportaal niet normaal gebruiken.

Lees voor een volledig voorbeeld Online dagopvang alleen voor geselecteerde klanten beschikbaar maken.

3. Stel de normale openingstijden in

Maak eerst de tijdsblokken en koppel ze daarna aan de juiste weekdagen.

Tijdsblokken aanmaken

1. Ga naar Instellingen > Basis > Openingstijden.
2. Open Tijdsblokken.
3. Klik op Nieuw tijdsblok toevoegen.
4. Vul de Begintijd en Eindtijd in.
5. Geef het tijdsblok een herkenbare titel, bijvoorbeeld Ochtend, Middag of Avond.
6. Klik op Tijdsblok toevoegen.
7. Herhaal dit voor alle tijden die je nodig hebt.

Openingstijden voor overnachting instellen

1. Open binnen Openingstijden het onderdeel Overnachting.
2. Zoek de juiste weekdag.
3. Klik op Openingstijd toevoegen.
4. Kies een tijdsblok.
5. Vink Brengen aan wanneer een dier in dit tijdsblok mag aankomen.
6. Vink Ophalen aan wanneer een dier in dit tijdsblok mag vertrekken.
7. Voeg zo nodig meerdere tijdsblokken aan dezelfde dag toe.
8. Klik op Opslaan.

Voor een overnachting moet op de aankomstdag een geldig brengmoment beschikbaar zijn. Op de vertrekdag moet een geldig ophaalmoment beschikbaar zijn.

Openingstijden voor dagopvang instellen

1. Open het onderdeel Dagopvang.
2. Voeg per geopende weekdag de gewenste tijdsblokken toe.
3. Geef per tijdsblok aan of het voor Brengen, Ophalen of beide bedoeld is.
4. Klik op Opslaan.

Bij dagopvang vinden brengen en ophalen op dezelfde datum plaats. De gekozen dag heeft daarom zowel een geldig breng- als ophaalmoment nodig.

Volg voor alle details Openingstijden, tijdsblokken en breng- en ophaalmomenten instellen.

4. Voeg feestdagen, sluitingen en afwijkende tijden toe

Gebruik Aangepaste openingstijden voor feestdagen, vakanties en andere uitzonderingen.

1. Ga naar Instellingen > Basis > Openingstijden.
2. Open Aangepaste openingstijden.
3. Klik op Aangepaste tijd toevoegen.
4. Vul bij Naam/reden een herkenbare omschrijving in.
5. Kies de eerste datum.
6. Vul alleen een einddatum in wanneer de aanpassing meerdere dagen geldt.
7. Selecteer eventueel de weekdagen waarop de aanpassing binnen die periode moet gelden.
8. Kies:
   • Gehele dag wanneer klanten die dag niet mogen brengen of ophalen.
   • Dagdeel wanneer voor overnachtingen alleen bepaalde tijdsblokken beschikbaar moeten blijven.
9. Kies bij een dagdeel het tijdsblok en geef aan of Brengen, Ophalen of beide is toegestaan.
10. Zet eventueel Toon in agenda aan.
11. Klik op Opslaan.

Een aangepaste openingstijd wijzigt of annuleert bestaande boekingen niet. Een gehele sluiting voorkomt ook niet automatisch dat dieren uit een eerder gemaakte overnachtingsboeking die dag aanwezig zijn.

Lees verder in Aangepaste openingstijden instellen of dagen blokkeren.

5. Stel de capaciteit en daglimieten in

Openingstijden bepalen wanneer klanten mogen brengen en ophalen. Daglimieten bepalen wanneer de ingestelde capaciteit is bereikt.

1. Ga naar Instellingen > Overnachting & dagopvang > Planning & bezetting.
2. Open Daglimiet.
3. Kies hoe de bezetting wordt geteld:
   • Per diersoort wanneer ieder afzonderlijk dier moet meetellen.
   • Per verblijf wanneer een verblijf of boeking als één eenheid moet meetellen.
4. Kies welke limieten je gebruikt:
   • Algemeen;
   • Per diersoort;
   • afhankelijk van je pakket ook Per geslacht of Per tarief.
5. Bepaal eventueel of vertrekkende dieren uit overnachtingsboekingen en abonnementsboekingen moeten meetellen.
6. Open de juiste limietregel.
7. Vul de gewenste Totale limiet, Dagopvanglimiet en/of Overnachtingslimiet in.
8. Klik in de regel op de groene knop met het opslaan-pictogram.

De keuze Vertrekkende dieren niet meetellen in daglimiet geldt voor de vertrekdag van een overnachtingsboeking. Een dagopvangboeking blijft op de opvangdatum meetellen, omdat brengen en ophalen op dezelfde dag plaatsvinden.

Een leeg veld betekent Geen limiet. De waarde 0 sluit de betreffende combinatie voor nieuwe beschikbaarheidscontroles. Bij het genereren van dagopvangabonnementen wordt zo'n gesloten datum altijd overgeslagen. De instelling Daglimiet controleren bij het aanmaken van boekingen voor abonnementen bepaalt daarnaast of ook een bereikte limiet groter dan 0 moet worden overgeslagen.

Een afwijkende limiet voor een periode instellen

1. Blijf bij Planning & bezetting.
2. Open Per periode.
3. Klik op Limiet toevoegen.
4. Vul een beschrijving, startdatum en einddatum in.
5. Vul de afwijkende limieten in.
6. Klik op Opslaan.

Een periodieke limiet is bijvoorbeeld geschikt voor een vakantieperiode, verbouwing of tijdelijk kleinere bezetting.

Let op: een daglimiet is niet altijd hetzelfde als de beschikbaarheid van een fysiek verblijf of een kamer. Wanneer je met boekbare verblijven werkt, kan een datum ook worden geblokkeerd doordat geen geschikt verblijf beschikbaar is.

Lees verder:

• Daglimieten instellen voor overnachting en dagopvang
• Daglimieten per dier of per verblijf tellen
• Boekingen beperken met aangepaste openingstijden en daglimieten

6. Bepaal wanneer een datum geboekt mag worden

Ga naar Instellingen > Overnachting & dagopvang > Boekingen.

Een minimale aanlooptijd instellen

Gebruik Aantal dagen vooraf boeken wanneer klanten niet op het laatste moment mogen boeken.

1. Schakel de instelling voor Overnachting en/of Dagopvang in.
2. Vul per dienst het minimale aantal dagen vooraf in.
3. Klik op Opslaan.

Een maximale boekingsperiode instellen

Gebruik Boekbaarheid in de toekomst wanneer klanten maar een bepaald aantal maanden vooruit mogen boeken.

1. Schakel de instelling voor de betreffende dienst in.
2. Vul het maximale aantal maanden in.
3. Klik op Opslaan.

Schakel de instelling uit wanneer je de begrenzing niet meer wilt gebruiken. Alleen het invoerveld leegmaken is daarvoor niet voldoende.

Lees Limieten voor vooruitboeken instellen.

Een minimumaantal nachten instellen

Deze instelling geldt alleen voor overnachtingen die klanten via het klantenportaal boeken.

1. Open Minimaal aantal nachten.
2. Schakel Minimum aantal nachten te boeken in het klantenportaal in.
3. Vul het gewenste minimum in.
4. Klik op Opslaan.
5. Voeg afhankelijk van je pakket eventueel aparte perioden toe.

Voorkom overlappende perioden en test altijd een verblijf precies op, net onder en net boven de ingestelde grens.

Lees Een minimumaantal nachten instellen.

7. Controleer klant-, dier- en vaccinatiegegevens

De dienst en datum kunnen beschikbaar zijn, terwijl de aanvraag later alsnog wordt geblokkeerd.

Controleer voor de testklant:

• De klant is actief.
• Er is minimaal één actief dier gekoppeld.
• Het dier is geschikt voor de gekozen dienst en eventueel het gekozen verblijf.
• Alle verplichte klant-, dier- en boekingsvelden zijn ingevuld.
• Alle verplichte vaccinaties zijn aanwezig.
• De vaccinaties blijven geldig gedurende de volledige verblijfsperiode.
• Het dier heeft geen overlappende boeking.

Mogen klanten geen nieuwe dieren toevoegen? Maak het dier dan vooraf aan en koppel het aan de klant. Anders kan een klant zonder actief dier niet verder met de boeking.

Lees verder:

• Formuliervelden voor klanten, dieren en boekingen beheren
• Een vaccinatieblokkade bij online boeken oplossen
• Vaccinaties van een dier toevoegen, wijzigen en verwijderen

8. Bepaal wat er na de aanvraag gebeurt

Conceptinstellingen bepalen niet of een datum boekbaar is. Ze bepalen wat er gebeurt nadat de klant de aanvraag heeft afgerond.

1. Ga naar Instellingen > Overnachting & dagopvang > Boekingen.
2. Open Boekingen goedkeuren (concepten).
3. Bepaal welke aanvragen als concept moeten binnenkomen:
   • Boekingen uit het klantenportaal.
   • Boekingen van nieuwe klanten.
   • Boekingen die medewerkers zelf toevoegen.
4. Bepaal of klanten een conceptboeking direct mogen betalen.
5. Klik op Opslaan.

Komt een aanvraag als concept binnen? Controleer deze dan via Boekingen > In behandeling voordat je haar bevestigt.

Lees Conceptboekingen instellen, beoordelen en verwerken.

9. Test de volledige boekingsroute

Test niet alleen vanuit de beheeromgeving. Medewerkers kunnen daar meer mogelijkheden hebben dan klanten in het klantenportaal.

1. Open het klantenportaal in een privé- of incognitovenster.
2. Log in met een eigen testklant.
3. Controleer of de juiste dienst zichtbaar is.
4. Test een gewone boekbare datum.
5. Test een gesloten of aangepaste datum.
6. Test een datum net binnen en net buiten de vooruitboeklimieten.
7. Test een datum waarop de daglimiet bijna of volledig is bereikt.
8. Test bij overnachting een periode rond het minimumaantal nachten.
9. Kies hetzelfde dier en dezelfde tijden als een echte klant.
10. Rond één aanvraag volledig af.
11. Controleer of de aanvraag direct of onder Boekingen > In behandeling verschijnt.

Gebruik Het klantenportaal testen met een eigen testklant voor de volledige testprocedure.

Snel bepalen waar een blokkade zit

De klant kan het portaal niet openen of inloggen

Controleer het klantenportaal, de status van de klant en of registratie voor nieuwe klanten is toegestaan.

Overnachting of dagopvang ontbreekt

Controleer de module, Boekbaar in klantenportaal en de rechten van de klant.

Een weekdag is nooit beschikbaar

Controleer of die weekdag een tijdsblok heeft en of Brengen en Ophalen correct zijn ingesteld.

Alleen één datum of periode is niet beschikbaar

Controleer aangepaste openingstijden, periodegebonden daglimieten en vooruitboekregels.

De datum staat als vol

Controleer de totale, dagopvang-, overnachtings-, diersoort- en periodegebonden limieten. Controleer bij overnachting ook de beschikbare verblijven.

De klant kan geen tijd kiezen

Controleer of het tijdsblok aan de juiste dag is gekoppeld en voor de juiste handeling is aangevinkt.

De boeking stopt na het kiezen van een dier

Controleer verplichte velden, vaccinaties, een mogelijke overlappende boeking en de geschiktheid van het verblijf.

De aanvraag is geplaatst maar nog niet bevestigd

Controleer Boekingen > In behandeling. Waarschijnlijk is de aanvraag volgens je instellingen als concept binnengekomen.

Goed om te weten

• Alle relevante controles worden gecombineerd. Eén blokkerende instelling is voldoende om de boeking tegen te houden.
• Een interne medewerker kan soms doorgaan waar een klant wordt geblokkeerd. Test daarom altijd via het klantenportaal.
• Aangepaste openingstijden en daglimieten annuleren bestaande boekingen niet.
• Test overnachting en dagopvang afzonderlijk; beide diensten hebben eigen openingstijden en vooruitboeklimieten.
• Wijzig één onderdeel tegelijk en test daarna opnieuw. Zo zie je direct welke instelling het resultaat heeft veranderd.

Lukt een bestaande klantboeking niet? Gebruik dan ook Waarom kan een klant niet online boeken?.